Ota käyttöön Briox-sovellus

Briox-mobiilisovelluksen avulla asiakkaasi voivat hallita yritystään missä tahansa. Sovelluksessa on mahdollista:

• Luoda ja lähettää myyntilaskuja

• Hallinnoida asiakas- ja tuoterekisteriä

• Hyväksyä ostolaskuja

• Toimittaa kuitteja skannerin kautta

Seuraavien vaiheiden avulla saat sovelluksen käyttöön asiakkaillesi.

1. vaihe: Luo käyttäjä

Jotta asiakkaasi voi käyttää Briox-sovellusta, hänellä täytyy olla Briox-käyttäjätunnus. Lisää Briox-käyttäjä näitä ohjeita noudattaen.

Samat käyttöoikeudet ovat käytössä sekä selainpohjaisessa versiossa että mobiilisovelluksessa. Jotta sovellus toimii tarkoitetulla tavalla, käyttäjälle on annettava vähintään seuraavat oikeudet:

• Myyntilaskut: Lisää kirjanpitoon, Tallenna, Mitätöi, Muokkaa tuotteita, Muokkaa asiakkaita

• Ostolaskujen maksaminen: Jos ostolaskuille on useampi hyväksyjä, voidaan ottaa käyttöön esimerkiksi Hyväksyntä, Taso 1 tai Taso 2

• Kuittien, ostolaskujen ja muiden dokumenttien skannaus ja tallennus: Kaikki oikeudet käytössä

Vinkki: Luo itsellesi sopiva käyttöoikeusmalli (ohjeet), mikäli ohjelman valmiit mallit eivät vastaa tarpeitasi.

2. vaihe: Kutsu käyttäjä käyttämään sovellusta

Käyttäjän tulee kirjautua Brioxiin ensimmäisen kerran ja asettaa itselleen salasana. Tämän jälkeen käyttäjä voi ladata mobiilisovelluksen ja kirjautua siihen samoilla tunnuksilla kuin Brioxiin.

Voit lähettää sovelluksen latauslinkin käyttäjälle sähköpostitse tai ohjata asiakkaasi Briox-ohjelman Dashboardiin, josta löytyy QR-koodi sovelluksen lataamista varten.

Pääominaisuudet

Skanneri

Sovelluksen käyttäjä saa heti käyttöönsä skannerin, jolla hän voi kuvata asiakirjoja, kuitteja ja ostolaskuja. Kaikki kirjanpidon aineistot siirtyvät Briox-ohjelmaan Saapuvat asiakirjat -osioon. Skanneri rajaa dokumentin automaattisesti, ja se tulkitaan sekä käsitellään asetustesi mukaisesti.

Lue lisää automaation asetuksista.

Sovelluksen käyttäjä näkee kaikki skannatut ja käsitellyt dokumentit sekä niihin liittyvät kommentit.

Valitsemalla skannattavan dokumentin esimerkiksi ostolaskuksi, kuitiksi tai muuksi ohjaat sen oikeaan kansioon Briox-ohjelman Arkisto-työkalussa. Dokumenttia toimittaessa sille voidaan valita oikea kulukategoria, ja voit myös asettaa kulukategorioille, kuten edustuskuluille, pakollisen kommentin.

Lue lisää kulutyypeistä ja -kategorioista.

Skannerin historia: Brioxiin lähetetyt dokumentit kirjataan lokiin.

Myyntilaskut

Sovellus on suunniteltu yksinyrittäjille ja mikroyrityksille, ja sen avulla voi luoda ja lähettää myyntilaskuja helposti. Sovellus on käyttäjäystävällinen ja selkeä, tukien yrittäjän talouden hallintaa.

Sovelluksessa käyttäjät voivat

• Luoda ja lähettää myyntilaskuja
• Lähettää myyntilaskuja sähköpostilla tai verkkolaskuna
• Seurata myyntilaskujen saatavien määrää
• Hallinnoida asiakkaita ja tuotteita

Tutustu aiheeseen lisää täältä.

Hyväksyntä

Sovelluksessa käyttäjät voivat hyväksyä ohjelmaan tulleita ostolaskuja. Käyttöliittymä mahdollistaa:

• Ostolaskujen ja niiden liitteiden avaamisen

• Ostolaskujen zoomauksen sisään ja ulos

• Kommenttien lukemisen ja kirjoittamisen

Lue lisää ostolaskujen hyväksynnästä.

Asetukset

Asetuksissa voit muokata seuraavia tietoja:

1. Minun yritykseni – Perustietojen täyttäminen
2. Minun tilitoimistoni – Kirjanpitäjän tiedot
3. Kieli ja alueet – Sovellus tukee täysin kolmea kieltä: suomi (FIN), englanti (ENG) ja ruotsi (SWE)
4. Profiili – Omien yhteystietojen hallinta
5. Myyntilaskut – Laskutustietojen hallinta ja seuranta
6. Push-ilmoitukset – Muistutusten asetukset
7. Online-pankkiyhteys – Integraation avaaminen pankkiin (Open Banking -integraatio)
8. Rekisteri – Asiakkaat ja tuotteet: voit tuoda valmiit tiedot ohjelmiston kautta sekä hallinnoida ja luoda uusia tietoja suoraan sovelluksessa

 Huom: Yrityksen laajat asetukset (esim. tilikartta, ALV-asetukset, numerointisarjat) tehdään aina selainversiossa.

Rekisteri

Sovelluksessa pääset myös yrityksesi asiakas- ja tuoterekistereihin, joissa voit

• Selata asiakasrekisteriä
• Selata toimittajarekisteriä
• Tarkistaa perustietoja (nimi, Y-tunnus, maksuehdot)

Sovelluksen rekisterissä ei voi

• Massaperustaa uusia asiakkaita tai toimittajia
• Massamuokata rekisteriä
• Määrittää maksuehtoja tai oletustilejä
• Aktivoita verkkolaskutusta
• Käyttää laskurahoitusta

Huom: Suosittelemme perustamaan rekisterit ja tekemään mahdolliset muutokset selainversiossa. Sovellus toimii nopeana työkaluna tietojen tarkistamiseen ja päivittäiseen käyttöön.

Open Banking -aktivointi sovelluksessa

Aktivoidaksesi Open Bankingin Briox -sovelluksessa:

• Avaa Valikko → Asetukset
• Valitse Online-Pankkiyhteys 
• Seuraa sovelluksen ohjeita yhdistääksesi yrityksesi pankkitilin Brioxiin

Open Bankingin avulla voit:

• Merkitä ostolaskut manuaalisesti "valmiina maksettaviksi"
• Lähettää laskuja asiakkaalle verkkolaskuina

Jotta maksujen käsittely olisi mahdollista, asiakkaalla on oltava oikeus luoda maksutiedostoja kirjanpitomoduulissa.

Huom:

Sekä yrityksellä että asiakkaalla tulee olla seuraavat tiedot syötettynä Brioxiin:

• Henkilötunnus
• Tilikausi
• Y-tunnus

 Huom: Jos yhteys katkeaa tai pankki vaihtuu, uudelleenaktivointi tehdään usein helpoiten selainversiossa.

Lue lisää Open Banking -aktivoinnista.

Myyntilaskun luominen

1. Avaa sovelluksen etusivu.

2. Paina plus-merkkiä ja valitse Luo myyntilasku.

   

3. Valitse laskutettava asiakas.

4. Lisää laskulle tarvittavat palvelut, tuotteet, määrät ja hinnat.

   

5. Voit halutessasi lisätä laskulle:
   • Viitenumeron
   • Kommentin
   • Liitteen kuvan tai dokumentin muodossa.
6. Valitse, haluatko jättää laskun avoimeksi odottamaan lisäkuluja, tai jatkaa laskun käsittelyä painamalla Seuraava-painiketta.

7. Kun laskun tiedot ja lähetystapa ovat valmiina ja tarkistettu, voit lähettää laskun asiakkaalle.

   

Ostolaskujen maksaminen

1. Avaa sovelluksen etusivu nähdäksesi Avoimet tehtävät.

   

2. Siirry kohtaan Maksa nähdäksesi laskut eriteltyinä tilan mukaan: Maksettavaksi, Maksussa ja Maksettu.

   

3. Valitse maksettavat laskut, tarkista summa sekä eräpäivä, ja napsauta Lähetä verkkomaksu.
4. Maksut lähetetään suoraan pankkiin ja merkitään Maksussa -kohtaan.

Kuitin skannaaminen

1. Avaa sovelluksen etusivu.
2. Paina plus-merkkiä ja valitse Lähetä kulu.
3. Voit lähettää Kuitin, Ostolaskun tai Muun tiedoston.

4. Kuitin voi lähettää ottamalla siitä kuvan, tai lataamalla kuvan tai tiedoston. Skannaa kuitti helposti puhelimen kameralla:

   

5. Kuitti siirtyy Brioxiin, jolloin tiedot voidaan tiliöidä kirjanpitoon ja kirjanpitäjä näkee kuitin reaaliaikaisesti

Vinkki: Skannaa kuitti heti ostotapahtuman jälkeen – näin tositteet eivät unohdu.

Mitä pitää tehdä suoraan ohjelmistossa

Seuraavat asiat tehdään aina Brioxin selainversiossa:

• Yrityksen perustiedot
• Kirjanpidon asetukset
• ALV-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja raportointi
• Laskupohjien ja automaatioiden hallinta
• Käyttäjäoikeuksien laajempi hallinta

Sovellus on tarkoitettu päivittäiseen operatiiviseen käyttöön, selainversio hallinnolliseen ja kirjanpidolliseen työhön.