Saapuvien dokumenttien lista

Saapuvien asiakirjojen luettelo on suunniteltu keräämään kaikki tulkittavaksi saapuvat asiakirjat yhteen näkymään riippumatta siitä, miten ne lähetetään tai ladataan tilillesi. Lista on tarkoitettu toimimaan saapuvien asiakirjojen hallinnan työnkulun lähtökohtana ja ensimmäisenä pysähdyspaikkana, jossa voit suodattaa, korjata tai luoda kirjanpitoon sisällytettävän sisällön. 

Käyttöoikeudet saapuville asiakirjoille: 

Saapuvien asiakirjojen luetteloa säätelevät ostolaskujen ja tositteiden käyttöoikeudet, jotka löytyvät Kirjanpito-kohdasta. Käyttäjät tarvitsevat myös käyttöoikeudet liitettyihin asiakirjoihin, jotta he voivat nähdä liitetyt kuvat.

• Listan näkeminen edellyttää, että sinulla on oikeus ostolaskuihin TAI tositteisiin. Jos sinulla ei ole oikeutta yhden tai toisen tyyppiseen asiakirjaan, voit silti nähdä ne luettelossa, mutta et voi käsitellä niitä millään tavalla.
  
• Oikeus tallentaa, antaa sinulle sekä oikeuden tallentaa että hylätä asiakirjan. Kun hylkäät asiakirjan, poistat tulkinnan tai e-laskun, mutta saat myös mahdollisuuden säilyttää asiakirjan liitetyissä asiakirjoissa. 
  

Tilat

Tulkkaus antaa saapuville asiakirjoille erilaisia tiloja, joiden mukaan voit suodattaa asiakirjoja. Ks. alla. 

Täysi vastaavuus: Robotti tunnistaa laskun ja kaikki sen kentät.

Jotta tulkinta voi palauttaa täyden vastaavuuden, varmista, että lisäät seuraavat kentät toimittajarekisteriin: 

• Nimi (aina) + yksi seuraavista parametreistä:
  
• Y-tunnus
• IBAN
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero

Ostolaskujen täydet vastaavuusparametrit Brioxissa:

• Toimittajanimi
• Laskunumero**
• Laskupäivämäärä (kuitin päivämäärä)
• Eräpäivä*
• Yhteensä
• ALV
• Viimeinen koodausrivi, joka tasapainottaa tositetta tai laskua: mitkä tilit ja kuinka paljon debet tai kredit (Yhteensä - ALV - viimeinen rivi)

* Eräpäivä ei ole vastaavuusparametri Liettuassa ja Latviassa
** Virossa eräpäivä ja laskun numero eivät voi puuttua

Tositteiden täydet vastaavuusparametrit Brioxissa:

• Tositepäivämäärä
• Tositekuvaus
• Toisensa tasapainottavat debet ja kredit koodausrivit tosittessa

Osittainen vastaavuus: Ainakin yksi yllä olevista parametreista puuttuu Brioxista.

Ei vastaavuutta: Tämä on ensimmäinen kerta, kun robotti näkee tällaisen asiakirjan, ja tulkinnalla voi vain päätellä, minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse: Ostolasku vai Tosite.

Asiakirjatyypit

Tulkintatuloksia palautettaessa voidaan tuottaa useita dokumenttityyppejä. Ks alla:

Sähköinen lasku: Sähköistä laskua ei voi muuttaa toiseksi tyypiksi.

Ostolaskut ja tositteet: nämä tyypit ovat keskenään vaihdettavissa ja robotti oppii valitsemasi.

Määrittelemätön tyyppi: Robotti ei voi päättää, onko kyseessä ostolasku vai tosite, jossa on saatavilla olevat tiedot, ja sinun on päätettävä sen puolesta. 

Tulkinta epäonnistunut: Robotti ei ymmärrä kuvaa tai ei osaa lukea sitä. Esimerkiksi jos olet saanut logon asiakkaaltasi. Voit kuitenkin luoda tositteen tai laskun napsauttamalla asiakirjaa.

Huomioi: Muut dokumentit -kansioon ladatut tai lähetetyt dokumentit näkyvät "Ei lähetetty tekstintulkintaan" tilassa. Nämä dokumentit voi lähettää edelleen tekoälyn tulkittavaksi.

Listan päätoiminnot:

• Kaikki asiakirjat, jotka ovat seuraavissa liitettyjen asiakirjojen postilaatikoissa, näkyvät luettelossa: 
  • Saapuneet
  • Ostolaskut
  • Tositetuki
  • Tavarantoimittajan e-laskut
    
    
• Kaikki postitetut, skannatut tai tilillesi ladatut asiakirjat, jotka on jo lähetetty tulkkaukseen, kootaan tänne odottamaan, että tarkistat, onko ne tulkittu oikein. 

• Listasta voit tarkastella, korjata ja luoda tositteita tai ostolaskuja saapuvien laskujesi ja kuittien perusteella. Kun käsittelet saapuvien asiakirjojen luetteloa, opetat robottiasi myös koodaamaan asiakirjasi tiettyjä tilejä varten. 
  
  
  • Tarkista asiakirjat napsauttamalla niitä nähdäksesi koodauksen ja kuvan.
    
    
  • Täydennä koodaus tarvittaessa ja tallenna tai kirjaa tosite, jotta se liitetään kirjanpitoon ja näkyy tosite- tai ostolaskuluettelossa.
    
  • Kolmen rivin lopussa olevan pisteen avulla voit muuttaa tositteen tyyppiä ostolaskusta tositteeseen ja päinvastoin. 
    
  • Mikäli robotti ei kykene tulkitsemaan asiakirjaa tai mikäli asiakirjaa ei ole lähetetty tulkittavaksi jostain syystä, voit valita minkä tyyppinen asiakirja luodaan kun napsautat riviä.
    

Massahallinta

Saapuvien asiakirjojen luettelo tarjoaa sinulle massanhallintatoiminnon. Valitse asiakirjat, joita haluat hallita, ja valitse mitä haluat tehdä. Voit käyttää suodattimia rajataksesi luetteloa tarkemmin.

Koodauksen esikatselu

Työsi nopeuttamiseksi entisestään voit esikatsella kaikkien saapuvien asiakirjojen kirjaamisen koodausta, joilla on täysi vastaavuus saapuvien asiakirjojen luettelossa. 

• Jos haluat avata esikatselun kaikille asiakirjoille, valitse sivun yläreunasta Esikatsele kaikki koodausrivit -valintaruutu.
• Jos haluat esikatsella vain yhtä asiakirjaa, käytä rivityökalua, joka näyttää silmältä.

Rivityökalut

Rivin lopusta löydät rivityökalut.
Täältä voit lukea kuvien mukana skannerin kautta lähetetyt kommentit.
Esikatsele kuvaa ja napsauta kolmea pistettä vaihtaaksesi tositteen tyypistä ostolasku tositteeksi ja päinvastoin.
Esikatsele kirjanpidon koodaus laskulta tai tosittelta