Tässä artikkelissa kuvataan kuinka kirjanpitäjän työnkulku ohjelmassa tapahtuu yksinkertaisen sähköisen asiakkaan kanssa. Jos olet uusi käyttäjä suosittelemme ennen työskentelyn aloittamista perehtymään aloitusoppaaseen.
Ohje käsittää työskentelyn asiakkaan kanssa, jonka:
- Osto- ja myyntilaskut käsitellään Brioxissa
- Tiliote saapuu ohjelmaan sähköisesti
Sisällys
KULUT
Kirjanpitäjän vinkkelistä kaikki kulujen kirjaaminen onnistuu helpoiten Saapuvat asiakirjat -listasta, mistä löytyy kaikki ohjelmaan saapuneet rekisteröimättömät ostolaskut* sekä asiakkaan toimittamat kuitit.
*Ohjelman pystyy lisäämään kirjanpitoon tai tallentamaan saapuvia laskuja automaattisesti ostolaskujen listaan, kun tätä koskevat automaatioasteet ovat käytössä.
Saapuvat asiakirjat -lista
Listasta löydät kaikki ohjelmaan saapuneet käsittelemättömät tositteet, joita ei ole vielä viety kirjanpitoon. Tyhjennettyäsi listan olet tässä osiossa valmis ja voit siirtyä ostolaskujen listaan.
Asiakkaasi voi toimittaa kuittinsa sinulle ohjelmaan valmiiksi Brioxin mobiilisovelluksen skannerilla. Jos asiakkaasi ei ole vielä ottanut mobiilisovellusta käyttöön kannattaa tätä ehdottomasti suositella. Sovelluksen käyttö sisältyy paketin hintaan.
Jos asiakkaan tositteita on omalla koneellasi voit tuoda ne sisään sivun ylälaidan vaalean sinisestä palkista.
Ohjelmaan toimitetut dokumentit menevät tekoälyn tulkinnan läpi niiden saapuessa ohjelmaan ja tulkinnan tuloksia päästään hyödyntämään saapuvat asiakirjat -osiossa.
Saapuvat asiakirjat -lista voidaan suodattaa kolmella perusteella:
- Dokumentin tyyppi - Kaikki, Kuitti, Ostolasku
- Periodi - Alku- ja/tai loppupäivämäärä jaksolle, jolta dokumenttien listaa suodatetaan.
- Tila - Viittaa saavutetun tulkinnan tason vahvuuteen; täyden tilan saavuttanut dokumentti voidaan viedä listasta suoraan kirjanpitoon, muut tulee paikata manuaalisesti ennen kirjaamista.
Listan suodatus ei ole pakollista. Jos olet tekemässä tietyn kuukauden kirjanpitoa, esim. 12/2025 voit suodattaa listan seuraavasti:
- Dokumentin tyyppi: Kaikki
- Periodi: Alku = tyhjä, loppu = 31.12.2025
- Tila: Kaikki
Näin saat listaan koostetuksi kaikki kohdejakson käsittelemättömät tositteet, joita voit lähteä kirjaamaan joko suoraan listasta (jos ehdotettu tiliöinti on sopiva) tai yksitellen kirjanpito/ostolasku työkalussa (riippuen dokumentin tyypistä) klikkaamalla dokumentit riviä.
Löydät listaa koskevan tarkemman ohjeistuksen täältä.
Kun Saapuvat asiakirjat -lista on tyhjä olet valmis osiossa ja voit siirtyä tarkistamaan, että kaikki ostolaskut ovat kirjanpidossa.
Listan tarkistaminen
Kaikki ostolaskut eivät välttämättä siirry Saapuvat asiakirjat -listasta suoraan kirjanpitoon, vaan osa niistä saatetaan pelkästään tallentaa ostolaskujen listaan*. Tällöin lasku löytyy Ei lisätty kirjanpitoon -statuksen alta.
Osiossa Ostolasku - Ostolaskut voit suodattaa listan Ei lisätty kirjanpitoon -statuksen sekä kohdepäivämäärän mukaan; näin tarkistat ovatko kaikki laskut varmasti lisättynä kirjanpitoon.
Jos laskujen listalta löytyy kirjanpitoon lisäämättömiä laskuja voit:
- joko valita ne listassa ja lisätä laskut kirjanpitoon massana
- tai voit avata yksittäisen laskun oman näkymän, tarvittaessa muokata tiliöintiä ja sitten lisätä laskun kirjanpitoon omasta näkemästään.
*Ostolasku voi löytyä ostolaskujen listalta kirjanpitoon lisäämättömänä kahdesta syystä:
- Ohjelmaan saapunut lasku on saavuttanut osittaisen vastaavuuden ja ohjelma ei ole automaattisesti kirjannut laskua, vaan sen sijaan tallentanut laskun
- Loppukäyttäjä on käynyt itse rekisteröimässä uuden laskun ohjelmaan käyttäen tallenustoimintoa
Ostolaskujen maksaminen
Ostolaskujen maksamisen hoitaa lähtökohtaisesti tilinhaltija. Ostolakujen maksaminen onnistuu eri pankkiyhteysmuodoilla seuraavasti:
- Open Banking: ohjelman selainversio sekä mobiilisovellus
- Web Service: ohjelman selainversio
Brioxin mobiilovelluksen käyttö sisältyy paketin hintaan ja asiakas pääse sinne samoilla tunnuksilla kuin selainversioon. Ostolaskujen maksamista varten asiakasta kannattaa suositella lataamaan Brioxin mobiilisovellus, jos hän ei ole vielä ottanut sitä käyttöönsä.
Maksun lähettämisen jälkeen ostolasku löytyy Maksua ollaan suorittamassa -tilan alta kunnes laskuun kohdistetaan suorituksen kirjaus (jolloin lasku siirtyy Loppuun maksettu -statuksen alle). Ennen tiliotteen tiliöintiin siirtymistä on hyvä tehdä tarkistus myös myyntilaskujen listassa.
MYYNNIT
Loppukäyttäjä lisää myyntilaskut kirjanpitoon lähtökohtaisesti lähettäessään ne. Voit kuitenkin varmistaa, että kaikki myyntilaskut ovat kirjanpidossa niiden listassa ennen kuin siirryt tiliotteen tiliöintiin ja laatimaan ALV-ilmoitusta.
Asiakkaasi voi luoda ja lähettää myyntilaskut joko Brioxin mobiilisovelluksella tai ohjelman selainversiolla.
Listan tarkistaminen
Osiossa Laskutus - Laskut voit suodattaa myyntilaskujen listan Ei lisätty kirjanpitoon -statuksen sekä kohdejakson päättymispäivän mukaan (vastaava suodatus kuin edellä ostolaskujen listassa).
Jos listassa on kirjanpitoon lisäämättömiä laskuja voit valita ne massana ja lisätä ne kirjanpitoon listasta, tai vaihtoehtoisesti voit avata yksittäisen laskun erikseen ja lisätä tämän kirjanpitoon omasta näkymästään.
Oletuksena laskujen lähettäminen & kirjaaminen ovat yhdistetty samaan komentoon. Napin rinnalta pudotusvalikosta voit kuitenkin valita erikseen Lisää kirjanpitoon -komennon.
Myyntilaskujen luominen
Asiakas voi luoda myyntilaskut joko Brioxin mobiilisovelluksella tai ohjelman selainversiolla.
Mobiilisovelluksen käyttö sisältyy paketin hintaan ja asiakas pääse sinne samoilla tunnuksilla kuin selainversioon. Asiakkaalle kannattaa ehdottomasti suositella sovelluksen lataamista, jos hän ei ole sitä vielä ottanut käyttöön.
Jos mobiilisovelluksen myyntilaskutyökalu on jollekin asiakkaalle liian kevyt kannattaa hänet ohjata käsittelemään myyntilaskut ohjelman selainversiolla.
Sen jälkeen, kun myyntilaskuun kohdistuu suorituksen kirjaus siirtyy lasku Loppuun maksettu -statuksen alle.
TILIOTTEEN TILIÖINTI
Ohjelmaan saapuneen tiliotteen tiliöinti tapahtuu osiossa Pankki - Käsittele tapahtumat. Saapuessasi osioon voit ensin valita sivun vasemmassa laidassa maksutavan jolle tuotua tiliotetta haluat käsitellä. Sivun oikean laidan pudotusvalikosta löydät vaihtoehdot mitä vasten ohjelma pystyy täsmäyttämään tiliotteen tapahtumia automaattisesti sekä mitä vasten voit myös itse kohdistaa tapahtumia.
Saapueassasi osioon löydät kaikki automaattisesti täsmäytetyt tapahtumat sivun alalaidasta. Tapahtuman riviä klikkaamalla saat avattua täsmäytyksen, minkä jälkeen voit tarvittaessa muokata sitä tai poistaa täsmäytyksen kokonaan jos kohdistus on mennyt väärin.
Ennen työskentelyn aloittamista perehdy seuraaviin aiheisiin:
-
PANKKIYHTEYDEN AKTIVOINTI
- Open Banking:
- Asiakas voi aktivoida yhteyden mobiilisovelluksella (SUOSITUS)
- Tai selain versiossa
- Web Service
- Open Banking:
-
AUTOMAATION ASETUKSET
- Tästä linkistä pääset aloitusoppaan automaation ohjeistukseen (INSERT LINK)
Löydät kaikki pankkitoimintoja koskevat ohjeet täältä.
Laskujen suoritusten kohdistus
Ohjelmaan kirjattuihin laskuihin saadaan kohdistettua suoritukset automaattisesti sähköistä tiliotetta vasten pankkityökaliussa.
Ohjelma lisää täydellisesti laskuja vastaavat suoritukset automaattisesti kirjanpitoon, kun tätä koskevat automaation asteet ovat käytössä. Suorituksen kirjauksen myötä laskun status päivittyy reskontrassa, joten täysautomaation hyödyntäminen on ehdottoman suositeltavaa.
Muussa tapauksessa, kun käytetään tiliotteen automaattista kohdistusta, ohjelma täsmäyttää laskut ja suoritukset keskenään jolloin ne jäävät vielä odottamaan kirjanpitäjän lopullista käsittelyä. Automaattisesti täsmäytetyt, vielä kirjaamattomat, suoritukset löytyvä sivun alalaidasta Täsmäytetyt tapahtumat -osiosta.
Jos kaikkia suorituksia ei voida kohdistaa laskuihin automaattisesti voit raahata täsmäävät suoritukset ja laskut päikseen myös manuaalisesti. Sivun oikeaan laitaan voit valita joko myynti- tai ostolaskut. Voit raahata vasemmalta löytyvän suorituksen laskun päälle ja luoda itse tätä kautta täsmäytyksen.
Vaihtoehtoisesti voit myös raahata laskun suorituksen päälle. Katsottuasi täsmäytyksen kuntoon se siirtyy sivun alalaidan Täsmäytetyt tapahtumat -listaan.
Manuaalinen kohdistaminen toimii samaan tapaan sekä osto- että myyntilaskuille.
Tositteiden ja tiliotteen tapahtumien kohdistus
Saapuvat asiakirjat -osiosta voit viedä asiakkaasi toimittamat kuitit kirjanpitoon. Pankkityökalussa saat muodostettua kirjausketjun jo tehdyn kirjanpidon sekä tiliotteen kesken. Tätä varten voit osiossa Asetukset - Kirjanpito - Tositelajit valita sarakkeeseen Pankki ne lajit joihin kirjaat asiakkaan kuitit.
Ohjelmaa linkittää automaattisesti keskenään vastaavat tositteet ja tiliotteen tapahtumat. Jos automaatio ei ole kohdistanut kaikkea voit myös kohdistaa vastaavat tositteet ja tiliotteen tapahtumat keskenään. Valitsen ensin sivun oikeaan laitaan tositelaji ja sen jälkeen voit raahata tiliotteen tapahtuman tositteen päille (tai voit raahata tositteen tiliotteen tapahtuman päälle).
Keskenään linkitettävät tositteet ja tiliotteen tapahtumat löytyvät Täsmäytetyt tapahtumat -osion Tositteet-listasta Liitä tilitapahtuma tositteeseen -viittauksella. Lopulta, kun käsittelet kaikki tapahumat ei ohjelma tee näistä täsmäytyksistä uutta kirjausta vaan muodostaa sen sijaan pelkästään kirjausketjun tiliotteen ja tositteen kesken.
Tiliöintimallit
Asiakkaan tiliotteen toistuvat tositeparittomat tapahtumat voit automatisoida tiliöintimallien avulla.
Käy ensin osiossa Asetukset - Kirjanpito - Tiliöintimallit aktivoimassa sarakkeeseen Pankki sellaiset tiliöintimallit mitä tarvitset tiliotteen tapahtumien käsittelyssä.
Ensimmäisen kerran, kun toistuva tositepariton tapahtuma (esim. rahaliikenteen kulu) löytyy asiakkaan tiliotteelta voit raahata tapahtuman sopivan tiliöintimallin päälle.
Ohjelma tarjoaa sinulle mahdollisuuden luoda jatkoa varten automaattisen täsmäytyksen.
Tiliöintimallien kanssa automaatio voidaan perustaa seuraaviin tiliotteen tapahtuman tietoihin:
- Viitenumero/viesti
- Kuvaus (transaktion toinen osapuoli)
- PVM
- Summa
- (Kahden jälkimmäisen osalta voidaan sallia poikkeama)
Neljästä vaihtoehdosta vähintään yhtä tulee käyttää. Esim. jos PVM ja summa ovat hankalasti ennustettavissa voidaan niiden solut tyhejntää kokokonaan. Viestikentästä voidaan hyödyntää yksittäistä sanaa tai sanaparia tallentamalla tämä tähtien sisään (*). Näin esim. rahaliikenteen kulujen osalta tähtien sisään voidaan jättää vakioitu sana jolla pankki ilmaisee kulujaan ja viestissä mukana oleva kulujen erittely, mikä muuttuu tapahtumasta toiseen, voidaan tyhjentää.
Painamalla OK tallennat säännön. Ensi kerralla ohjelmaa täsmäyttää sääntösi kanssa kohtaavan tiliotteen tapahtumat automaattisesti tiliöintimalliin.
Tiliöintimallien avulla täsmäytetyt tiliotteen tapahtumat löytyvät Täsmäytetyt tapahtumat -osion Tositteet-listasta viittauksella käytetyn tiliöintimallin nimeen.
Manuaalinen tiliöinti
Jos jollekin tiliotteen tapahumalle ei löydy paria mistään sivun oikean laidan pudostusvalikon osiosta voit käsitellä tapahtuman manuaalisesti. Raahaa ensin transaktio Luo uusi tosite -palkkiin.
Tästä pääset siirtymään manuaaliseen tiliöintiin:
Sinulle aukeaa kirjanpitotyökalun tiliöintinäkymä missä voit tehdä tiliotteen tapahtumasta sopivan tiliöinnin.
Manuaalisesti käsitellyt tiliotteen tapahtumat löytyvät Täsmäytetyt tapahtumat -osion Tositteet-listasta Manuaalinen tiliöinti -viittauksella.
Viimeistely ja massakäsittely
Kun osiossa Pankki - Käsittele tapahtumat valitun maksutavan alta ei löydy enää yhtään tapahtumaa on kaikki tapahtumat täsmäytetty.
Kaikki täsmäytetyt tapahtumat löydät sivun alalaidasta Täsmäytetyt tapahtumat -osiosta. Saat listojen tapahtumat käsiteltyä massana sivun alalaidasta löytyvällä Käsittele kaikki -komennolla.
Tämä komento lisää kirjanpitoon:
- Pankkityökalussa laskuihin kohdistuneet suoritukset (jotka edelleen näkyvät Täsmäytetyt tapahtumat -osiossa)
- Tiliöintimalleilla käsitellyt tiliotteen tapahtumat
- Sekä manuaalisen tiliöinnin kautta käsitellyt tiliotteen tapahtumat
Kun pankkityökalussa kohdistetaan jo ennestään kirjanpitoon lisätty tosite ja tiliotteen tapahtuma keskenään ei Käsittele kaikki -komento tee rivistä uutta kirjausta, vaan muodostaa pelkästään kirjausketjun näiden välille.
Saatuasi myös Täsmäytetyt tapahtumat -osion tyhjäksi olet valmis tiliotteen tiliöinnin kanssa.
ALV-ILMOITUS
ALV-ilmotus voidaan lähettää/luoda osiossa Raportti - ALV-raportti. Kaikki kirjaukset ALV-tileille ovat automaattisesti mukana ALV-ilmoituksella. Sinun tulee vain valita miltä jaksolta ilmoitus laaditaan, tarkistaa tiedot ja lähettää ilmoitus eteenpäin.
Tästä ohjeesta löytyy kattava kuvaus ALV-raportin käsittelystä Brioxissa.
Suodattaminen ja tarkistaminen
Saavuttuasi ALV-raportti -työkaluun valitse ensin jakso miltä olet laatimassa ilmoituksen. Ohjelma esittää oletuksena yksinkertaisen version josta löytyy kokonaiskertymät ALV-koodeittain. Halutessasi voit perehtyä raporttiin tarkemmin valitsemalla sen eritellyn version mistä saat ajettua ALV-tilikohtaiset tiedot.
Lähettäminen
Tarkistettuasi, että tiedot ovat kunnossa, voit lähettää ALV-ilmoituksen Omaveroon. Jos et ole lähettänyt asiakkaan ilmoitusta ennen sähköisesti klikkaa Ota ALV-verkkoilmoitus käyttöön päälle ja löydät sen jälkeen sivun alalaidasta Lähetä raportti sähköisesti -komennon. Sähköinen ilmoitus lähtee eteenpäin tilitoimiston varmenteella.
Vaihtoehtoisesti voi pelkästään luoda ALV-raportista tiedoston jos sähköinen lähettäminen ei ole jonkin asiakkaan kanssa mahdollista.
Lähetettyäsi/luotuasi raportin saat siirrettyä raporttia koskevan tositteen kirjanpitoon.
Maksaminen
ALV-ilmoitukselle ei ole suoramaksutoimintoa. Sen sijaan Verohallinto voidaan perustaa toimittajaksi rekisteriin (muista lisätä toimittajalle IBAN & BIC).
Verohallinnon löytyessä toimittajana rekisteristä voit luoda maksettavasta ALVista ostolaskun jonka loppukäyttäjä voi maksaa muiden laskujen tapaan.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.