Automaatio

Sisältö:

• Automaattinen tulkinta Brioxissa

  • Koneoppiminen

  • Mitä dokumentteja voidaan tulkita?

  • Miten nopeutan prosessia ja parannan tuloksia?

• Asetukset automaatiota varten

  • Saapuvien ostolaskujen automaatio

  • Varoitukset: Merkittyjen ostolaskujen käsittely

  • Ostolaskuluettelon näkymä

  • Pankki

    • Tiliotteet noudetaan automaattisesti

    • Täsmäytetyt tapahtumat kirjataan automaattisesti

Automaattinen tulkinta Brioxissa

Koneoppiminen

Brioxissa jokaisella tilillä on henkilökohtainen tulkintarobotti. Tämä tarkoittaa, että sinä opetat robottia, ja se toimii nimenomaan sinun kirjanpitosi tarpeisiin.

Robotti oppii aina lisää, kun kirjaat laskun tai tositteen. Tämä tarkoittaa, ettei tulkintatulosta ole ensimmäisellä kerralla, kun asiakirja lähetetään tulkittavaksi. Jokainen tekemäsi kirjaus kouluttaa robottia ja tekee sen ehdotuksista tarkempia.

Mitä dokumentteja voidaan tulkita?

Kaikki kuvat tai PDF-tiedostot, jotka on skannattu, lähetetty sähköpostitse tai ladattu Brioxin Arkistossa oleviin liitettyihin kansioihin (poikkeuksena kansiot: Tilinpäätös, Myyntilaskut, Palkka-aineistot ja Muut dokumentit).

Miten nopeutan prosessia ja parannan tuloksia?

Uusia asiakkaita lisättäessä voit kopioida yhden tai useamman robotin, jonka olet kouluttanut muissa tileissä. Näin sinun ei tarvitse aloittaa alusta jokaisen uuden asiakkaan kanssa.

Nykyisten asiakkaiden kohdalla voit kopioida robotteja asiakashallinnan listalta.
Klikkaa robottikuvaketta rivin lopussa ja valitse tili, jolta haluat kopioida.
Saman kuvakkeen kautta voit myös poistaa robotin ja sen historian tililtä.

Lue lisää UKK-osiosta.

Automaation asetukset

Automatisoi työsi Brioxissa entisestään aktivoimalla automaatioasetukset, jotka löytyvät kohdasta Asetukset → Kirjanpito → Automaatio.

Automaation tehostamiseksi voit luoda sääntöjä saapuville toimittajalaskuille. Nämä säännöt mahdollistavat tiettyjen laskujen tai toimittajien merkitsemisen toimittajalaskuluettelossa. Merkittyjä laskuja ei voi massakäsitellä tai -kirjata, mikä varmistaa, että tarkistat ne manuaalisesti, suuria laskuja lukuun ottamatta.

Merkittyjä laskuja voidaan kuitenkin käsitellä maksua varten sovelluksessa, jos olet ottanut käyttöön mahdollisuuden maksaa laskuja ennen kirjaamista kohdassa Asetukset → Kirjanpito → Hyväksyntä.

Alta löydät lyhyen kuvauksen jokaisesta ominaisuudesta,

Saapuvien ostolaskujen automaatio

Kirjaa automaattisesti saapuvat sähköiset laskut jotka täsmäävät täydellisesti

Kun tämä asetus on käytössä, kaikki saapuvat laskut, jotka täsmäävät täydellisesti, kirjataan järjestelmässä automaattisesti päivittäin. Ilmoitus kertoo, mitkä laskut on kirjattu automaattisesti.

Huom:

• Uniikkia laskunumeroa sekä toimittajan tunnusta käytetään kaksoiskappaleiden tunnistamiseen. Laskut, jotka tunnistetaan kaksoiskappaleiksi, jätetään saapuvien dokumenttien listaan ja merkitään kaksoiskappaleiksi. Näitä laskuja voidaan poistaa.

• Jos Kirjauksen hyväksyntä on käytössä, Briox ainoastaan tallentaa laskun, minkä jälkeen se etenee maksujen hyväksynnän mukaisesti

Saapuvien verkko-ostolaskujen tallennus

Tallenna kaikki saapuvat verkkolaskut ostoreskontraan. Uudet toimittajat lisätään automaattisesti toimittajarekisteriin.

Tämä ominaisuus mahdollistaa saapuvien verkko-ostolaskujen tallentamisen suoraan kirjaamattomina ostolaskuina.

• Kun saat sähköisiä laskuja ja toimittajaa ei löydy rekisteristäsi, Briox luo automaattisesti uuden toimittajan laskun tiedoilla.

• Sinua pyydetään sen jälkeen tarkistamaan ja tallentamaan, tai muokkaamaan toimittajaa tarpeen mukaan.
  Koska laskut on nyt tallennettu, sovelluksen käyttäjät voivat hyväksyä laskun suoraan sovelluksessa.

Huom:

• Uusien toimittajien ostolaskuja ei voi käsitellä massahallinnassa ennen kuin uusi toimittaja on hyväksytty.

• Jos haluat poistaa toimittajan, poista toimittajan nimi laskusta ja korvaa se paikkamerkillä. Toimittaja voidaan poistaa vain, jos sen nimeä ei käytetä laskussa.

Ostolaskujen automaattinen kirjaaminen

Ostolaskujen tulkintaan voi asettaa vaaditun määrän täydellisiä täsmäyksiä, esimerkiksi viisi, joiden tulee täyttyä, ennen kuin järjestelmä saa kirjata laskun automaattisesti.
Tämä asetus koskee laskuja, jotka eivät ole sähköisiä: ladatut, sähköpostilla saadut, sovelluksesta lähetetyt tai integraatiokumppaneidemme kautta lähetetyt laskut.

Huom:

• Kun ostolaskuja ladataan manuaalisesti ostolaskunäkymän sivupaneelissa, niitä ei automaattisesti kirjata, niitä vain tulkitaan.

• Poikkeava laskupäivämäärä voi estää laskun automaattisen kirjaamisen:

  • Tulevaisuudessa: Laskua, jonka päivämäärä on tulevaisuudessa, ei kirjata automaattisesti. Se tallennetaan ja merkitään päivämääräpoikkeamaksi, minkä jälkeen se on kirjattava manuaalisesti.

  • Menneisyyteen: Jos kausi on suljettu tai tili lukittu, laskua ei voida kirjata automaattisesti. Yli kuukauden vanhoja laskuja ei myöskään kirjata automaattisesti, vaan ne merkitään ostolaskulistassa.

Varoitukset: Merkittyjen ostojalaskujen käsittely

Brioxissa voidaan asettaa seuraavat varoitukset:

Varoitus poikkeavista summista

Jos laskun summa poikkeaa yli X % (positiivisesti tai negatiivisesti) verrattuna saman toimittajan kolmeen edelliseen laskuun, laskua ei kirjata automaattisesti, vaikka kaikki muut vastaavuuskriteerit täyttyisivät. Lasku korostetaan tarkistusta varten. Massahallinnan kautta kirjaaminen on kuitenkin sallittua.

Varoitus eräpäivän kiireellisyydestä

Jos laskun eräpäivä on X päivän sisällä, lasku korostetaan listassa, jotta sen käsittelyä voidaan priorisoida.

Varoitus suuren arvon laskuista

Laskut, jotka ylittävät määritetyn arvon rajan, pidetään ja merkitään listassa. Massahallinnan kautta kirjaaminen on sallittua.

• Avautuvassa ikkunassa syötä kategorialle haluamasi nimi. Tallentamisen jälkeen kategoriaa voidaan käyttää valitun toimittajan kohdalla.

Poikkeamat ostolaskulistassa

• Ostolaskulistalta löydät Poikkeamat-sarakkeen, jossa näkyy lippuikoni, mikäli poikkeamia ilmenee. Syy-sarakkeessa näkyy liputuksen syy.

• Syyt katoavat, kun laskut on kirjattu.

• Tällä hetkellä liputetut laskut merkitään yleisellä “Merkitty lipulla”, mutta pian tämä korvataan kunkin toimittajan kohdalla määrittelemilläsi tarkemmilla syillä.

Pankki

• Jos käytät Online pankkiyhteyttä, Briox noutaa tiliotteesi automaattisesti, kun ne ovat saatavilla.

• Sama koskee saapuvien viitemaksujen palvelua.

• Briox tarkistaa tunnin välein, onko pankissasi uusia tilitapahtumia, ja ilmoittaa sinulle, kun ne on ladattu järjestelmään.

Kirjaa automaattisesti maksut, jotka täsmäävät täysin:

• Kirjaa automaattisesti täydellisesti täsmäävät toimittajalaskujen maksut

• Kirjaa automaattisesti täydellisesti täsmäävät asiakaslaskujen maksut

Jos otat nämä asetukset käyttöön, Briox voi automaattisesti kirjata maksut, jotka tulkitaan täysiksi täsmäyksiksi, kun online-tiliote tuodaan.

Nämä maksut näkyvät vihreinä kohdassa:
Pankki → Käsittele tapahtumat tai Laskutus → Käsittele maksut.

Tämä tarkoittaa, että lasku merkitään maksetuksi ja täsmäytetään, ja tiliotteen tapahtuma liitetään automaattisesti luotuun maksutositteeseen.

• Ostolaskuissa täsmäys tehdään viitenumeron, IBANin ja summan perusteella.

• Myyntilaskuissa täsmäys tehdään viitenumeron ja summan perusteella.

Kaikki toiminnot, jotka Briox-järjestelmä tekee automaattisesti, voidaan jäljittää käsittelyhistoriassa suodattamalla käyttäjäksi "Briox System".