Artikkeli on tarkoitettu uusille tilitoimistoille ohjelmassa käytön aloittamisen tueksi. Kokeneempi käyttäjä voi käyttää artikkelia kertauksena uuden asiakkaan perustamisen tukena.
Suosittelemme perehtymään myös oppaisiimme joissa avataan kirjanpitäjän työnkulkua ohjelmassa:
- Työnkulku sähköisen asiakkaan kanssa
- Työnkulku mappiasiakkaassa
SISÄLLYS
Valmistelut tilitoimiston tasolla
Palkkaus-integraation aktivointi
Briox mobiilisovelluksen käyttöönotto
Ostolaskujen maksaminen & työnkulku
Palkkaus-integraation aktivointi
Vertailuvuoden tiedot/ alkusaldot
Odottavan kirjanpitoaineiston lataaminen ohjelmaan
Säilyttämistä vaativan kirjanpidon tallentaminen Brioxiin
Rekisterilistat: toimittajat, asiakkaat ja tuotteet
Valmistelut tilitoimiston tasolla
Kirjanpitäjien lisääminen
Jos työskentelet kirjanpitäjänä yksin voit ohittaa tämän kappaleen.
Tilitoimiston tasolla, sivun vasemmassa laidassa, osiossa Hallinta - Hallinnoi käyttäjiä voit varmistaa, että kaikilla kollegoillasi on tunnukset ohjelmaan. Jos käyttäjien listalta puuttuu joku voit lisätä hänelle tunnukset Lisää uusi käyttäjä -napin kautta. Moduuleista aseta hänelle käyttöön vähintään Asiakashallinta jotta hän pääsee tilitoimiston kautta kirjautumaan asiakkaisiin.
Vero-integraation aktivointi
Osiossa Asetukset - Kirjanpito - Vero integraatio saat aktivoitua tilitoimiston varmenteella yhteyden Omaveroon. Integraatio aktivoidaan vain tilitoimiston tasolla; asiakkaiden tasolla aktivoidaan vain ALV-raportin sähköinen lähetys päälle, mikä lähtee ohjelmasta eteenpäin tilitoimiston varmenteella.
Löydät täältä tarkemman kuvauksen aiheesta.
Palkkaus-integraation aktivointi
Jos et tule käyttämään Palkkaus-integraatiota voit ohittaa tämän kappaleen.
Palkkaus-integraatio tulee ensin aktivoida tilitoimiston tasolla, minkä jälkeen voit ottaa integraation käyttöön myös asiakkaisiin. Löydät täältä tarkemman kuvauksen aiheesta.
Asiakkaan perustaminen
Pääset perustamaan uuden asiakkaan osiossa Asiakashallinta - Asiakkaan yleiskatsaus (Lisää asiakasyritys -toiminnolla).
Uusi asiakas perustetaan viisivaiheisella lomakkeella:
-
Yritys:
- Hae yksityiskohtaiset tiedot -linkistä voit hakea joko nimen tai y-tunnuksen avulla asiakkaan perustiedot
- Lisää yritys mallipohjasta - jos olet jo muokannut jonkin asiakkaan tilikarttaa tai asetuksia voit valita muokatun asiakkaan uuden pohjaksi ja saat näin monistettua muokatut asetukset käyttöön seuraavalle asiakkaalle
- Voit lukea malliasiakkaasta lisää täältä
- Jos unohdat tehdä kopioinnin voit lähettää Brioxin tukeen pyynnön asetusten kopioinnista sen jälkeen, kun asiakas on perustettu. Liitä tukipyyntöön mukaan sekä lähdeasiakkaan että kopioinnin kohteena olevan asiakkaan tilitunnus (löytyy osiosta Ohjeet).
- Kopioi käytössä oleva tekoäly - voit kopioida olemassa olevalta asiakkaalta tekoälyn oppimiskäyrän, mikä nopeuttaa uuden asiakkaan automatisointia
- Ohjelmassa hyödynnetään koneoppimista mm. asiakkaasi Brioxin mobiilisovelluksella skannaaminen kuittien käsittelyssä
- Lue lisää tekoälystä Brioxissa täältä
- Voit kopioida tekoälyn asiakkaalta toiselle myös osiossa Asiakashallinta - Asiakkaan yleiskatsaus kopioinnin kohteena olevan asiakkaan riviltä
- Briox paketti - Valitse asiakkaalle sopimuksesi mukainen sopiva vaihtoehto
- Maksun vastuu - lopuksi voit määrittää tullaanko asiakkaan paketti ja lisäpalvelut laskuttamaan tilitoimistolta, vai lähetetäänkö lasku asiakkaalle suoraan
-
Verkkolasku:
- Tällä välilehdellä voit ottaa suoraan käyttöön Apixin verkkolaskupalvelut uudelle asiakkaalle
- Löydät täältä kopion Apixin toimittajakirjepohjasta
-
Kirjanpitäjät:
- Löydät välilehdeltä listan kaikista tilitoimiston käyttäjistä joille on aktivoituna Asiakashallinta-moduuli
- Valitse kaikki kirjanpitäjät keille halutaan avata pääsy perustettavaan asiakkaaseen
- Kunkin lisättävän kirjanpitäjän riviltä pudotusvalikosta valitaan sopiva rooli, mikä määrittää kirjanpitäjälle käyttöön tulevat työkalut
-
Jos et tiedä mikä rooli sinun kannattaa valita:
- Valitse KIRJANPIDON JA PALKANMAKSUN PÄÄKÄYTTÄJÄ jos aiot käyttää Palkkaus-integraatiota
- Muussa tapauksessa valitse vaihtoehdoksi TILITOIMISTON KIRJANPITÄJÄ
- Valittua roolia voi muuttaa jälkikäteen. Voit lukea käyttäjien rooleista lisää täältä.
-
Asiakas loppukäyttäjä:
- Tällä välilehdellä annetaan tiedot loppukäyttäjän tunnuksia varten
- Myös loppukäyttäjälle valitaan rooli. Jos et ole varma mikä rooli kannattaa valita suosittelemme käyttämään oletuksena tarjottua roolia
-
Yhteenveto:
- Ennen uuden asiakkaan perustamista voit vielä valita lähetetäänkö asiakkaalle kutsu ohjelmaan samantien, vai vasta myöhemmin
- Valitessasi jälkimmäisen vaihtoehdon löydät asiakkaan odottavan kutsun asiakkaan tasolla osiosta Hallinta - Hallinnoi käyttäjiä
- Kutsu lähtee asiakkaan sähköpostiin ja sitä kautta hän pääsee määrittämään itselleen salasanan sekä kirjautumaan 1. kerran ohjelmaan. Sen myötä loppukäyttäjän tunnukset ovat aktivoitu
- Aktivoituaan tunnuksensa asiakas pääsee kirjautumaan myös Brioxin mobiilisovellukseen
Asiakkaaseen kirjautuminen
Perustettuasi asiakkaan pääset kirjautumaan siihen joko:
-
Sivun vasemmasta laidasta osiosta Asiakashallinta - Asiakkaan yleiskatsaus
-
Tai sivun oikeasta laidasta osiosta Asiakastietokannat
Uuden asiakkaan aloittaminen
Tilikauden perustaminen
Kirjauduttuasi asiakkaaseen pääset sivun oikeasta ylänurkasta Luo tilikausi -napista perustamaan ensimmäisen tilikauden*. Vaihtoehto Oletus on yrityksille sopiva vaihtoehto tililuetteloksi.
Voit samassa osiossa perustaa jo valmiiksi vertailuvuoden, jolle voit kirjata vertailuvuoden tiedot muistiotositteena sisään.
*jos käytit asiakkaan perustamisessa pohjana malliasiakasta tilikausi on jo perustettu.
Asiakkaan perustiedot
Sivun oikeassa laidassa osiossa Asetukset - Yrityksen asetukset - Yrityksen tiedot voit tarkistaa onko perustiedot oikein ja täydentää mahdolliset puutteet.
Samassa osiossa voit ladata asiakkaan logon, mikä tulee tätä kautta nousemaan asiakkaan myyntilaskuihin.
Jos asiakkaasi ei ole ALV-rekisterissä voit poistaa tätä koskevan valinnan.
Loppukäyttäjän kutsuminen
Jos et kutsunut loppukäyttäjää ohjelmaan luodessasi asiakkaan voit tehdä tämän jälkikäteen asiakkaan tasolla osiossa Hallinta - Hallinnoi käyttäjiä. Löydät osiosta käyttäjän odottavan kutsun, jonka voit lähettää kutsun riviltä nuolesta.
Voit tarvittaessa lisätä osiossa myös kokonaan uuden käyttäjän Lisää uusi käyttäjä -napista. Suosittelemme hyödyntämään käyttäjän lisäämisessä Brioxin oletusroolia. Halutessasi voit kuitenkin luoda oman roolin tilitoimiston tasolla osiossa Hallinta - Roolin mallit.
Lähettäessäsi käyttäjälle kutsun hän saa sähköpostiin viestin, jonka kautta hän pääsee asettamaan itselleen salasanan ja kirjautumaan ensimmäisen kerran ohjelmaan.
Briox mobiilisovelluksen käyttöönotto
Suosittelemme ehdottomasti, että asiakkaasi ottaa käyttöön Brioxin mobiilisovelluksen. Sovelluksessa asiakas voi mm.:
- Luoda ja lähettää myyntilaskut
- Skannata kuitit sinulle ohjelmaan odottamaan kirjanpitoa
- Maksaa ostolaskut (mobiilimaksaminen toimii open banking -yhteyden kanssa)
Kun asiakkaallasi on tunnukset ohjelmaan hän pääsee tunnuksillaan kirjautumaan myös Brioxin mobiilisovellukseen. Sovellus löytyy sekä Googlen että Applen kaupasta nimellä Briox.
Mobiilisovelluksen käyttö sisältyy paketin hintaan.
Pankkiyhteyden aktivointi
Briox tukee kahta eri pankkiyhteysmuotoa: Open banking & Web Service. Suosittelemme näistä kahdesta ennemmin Open banking -yhteyttä. Sen olennaisimpiin hyötyihin verrattuna WS-kanavaan kuuluu:
- Tukee yritystilien ohella yhteyttä myös yksityistileihin yhdistämistä
- Nopeampi aktivointi
- Aktivointi mahdollista tehdä mobiilisovelluksessa
- Tuki ostolaskujen maksamiselle Brioxin mobiilisovelluksessa
- Tiliotteet saapuvat tiheämmin ohjelmaan
- Reaaliaikainen palautesanoma maksamisen yhteydessä
- Alhaisemmat kokonaiskustannukset asiakkaalle
OPEN BANKING -yhteys aktivoidaan tilinhaltijan toimesta. Jos haluat ottaa tämän yhteyden asiakkaan kanssa käyttöön voit ohjeistaa häntä tekemään aktivoinnin Brioxin mobiilisovelluksen kautta. Asiakkaan aktivoitua yhteyden löydät osiosta Asetukset - Kirjanpito - Pankki ja maksut asiakkaan luoman Maksutavan.
Kun yhteys on aktivoitu ensimmäiset tiliotteet saapuvat ohjelmaan saman päivän aikana muutaman tunnin kuluessa ja voitte aloittaa ostolaskujen maksamisen ohjelmassa.
WEB SERVICE -yhteys aktivoidaan pankissa lomakkeella Brioxin WS-kanavaan. Jos haluatte ottaa tämän yhteyden käyttöön lähetä Brioxin tukeen (tuki@briox.fi) asiakkaan: nimi, IBAN ja pankin nimi. Tiedot lisätään asiakkaalle yhteyden aktivointia varten ja saat vastauksessa pankkikohtaisen lomakkeen, mikä tulee täyttää loppuun ja lähettää pankkiin.
Saatuasi tuesta vastauksen voit perustaa WS-kanavaa varten Maksutavan online-maksuritiinilla kirjanpidon asetuksissa. Maksukanava astuu voimaan pankin aktivoitua palvelun ja ensimmäinen tiliote saapuu ohjelmaan pankin määrittämänä ajankohtana.
Verkkolaskutuksen aktivointi
Jos et aktivoinut verkkolaskutusta asiakkaan perustamisen yhteydessä voit tehdä sen jälkikäteen asiakkaan tasolla osiossa Asetukset - Kirjanpito - Verkkolasku.
Verkkolaskuoperaattorina Brioxissa toimii Apix.
Löydät täältä kopion Apixin toimittajakirjepohjasta.
Automaation asetukset
Osiossa Asetukset - Kirjanpito - Automaatio voit automatisoida:
-
Osto- ja myyntilaskujen suoritusten kirjaukset tiliotteelta
- Ohjelma kirjaa automaattisesti tiliotteelta löytyvät suoritukset mitkä vastaavat täysin ohjelmaan kirjatun laskun kanssa
- Näin asiakas saa nopeasti tiedon siitä mitkä laskut ovat maksettu, sillä laskun status päivittyy maksetuksi suorituksen kirjaamisen myötä
-
Ohjelmaan saapuvien ostolaskujen kirjaukset
- Ohjelma pystyy lisäämään suoraan kirjanpitoon ostolaskut jotka saapuvat ohjelmaan sähköisesti, sähköpostitse tai mobiilisovelluksen kautta skannattuna ja saavuttavat täydellisen vastaavuuden
-
Uusien toimittajien rekisteröinnin
- Verkkolaskun saapuessa ohjelmaan uudelta toimittajalta ohjelma pystyy perustamaan toimittajan rekisteriin sekä tallentamaan ostolaskun
- Pelkästään tallennettu lasku löytyy ostolaskujen listasta kirjanpitoon lisäämättömänä
- Asiakas voi omalla ajallaan käydä maksamassa pelkästään tallennetun laskun (katso seuraava kappale) ja sinä voit hoitaa ostolaskun tiliöinnin kuntoon myöhemmin omalla ajallasi
SUOSITTELEMME ensisijaisesti vastaanottamaan kaikki ostolaskut verkkolaskuina sillä ohjelma pystyy joko kirjaamaan tai vähintään tallentamaan saapuvat verkkolaskut ostolaskujen listaan. Verkkolaskuna saapuvat ostolaskut saadaan nopeiten asiakkaan näkymään.
Jos jonkin asiakkaan kanssa ei voida käyttää ostolaskujen täysautomaatiota voit:
- Asettaa maksimi summan automaattisesti käsiteltäville laskuille (raja-arvon ylittävän suuruiset laskut jäävät manuaalisesti käsiteltäväksi)
- Merkitä halutut toimittajat suoraan manuaaliseen käsittelyyn (näiden toimittajien laskut jäävät aina manuaalisesti käsiteltäväksi)
Voit lukea automaation asetuksista tarkemmin täältä.
Ostolaskujen maksaminen & työnkulku
Ostolaskujen maksaminen onnistuu sähköisen pankkiyhteyden aktivoinnin jälkeen. Osiossa Asetukset - Kirjanpito - Hyväksyntä / Maksuehdotus voit määrittää työnkulun sinun ja asiakkaan kesken ostolaskujen osalta.
SUOSITTELEMME ottamaan käyttöön vähintään Salli maksu ja maksun hyväksyntä ennen kirjanpitoon lisäämistä -tason; tämä mahdollistaa sen, että asiakas voi maksaa ohjelmaan saapuneen ostolaskun vaikka se olisi pelkästään tallennettu ostolaskujen listaan (ei lisätty kirjanpitoon -statuksen alla). Tämä toiminto yhdistettynä aiemman kappaleen (automaation asetukset) ostolaskujen automaatioon saattaa ostolaskut mahdollisimman jouhevasti loppukäyttäjän näkymään mistä hän voi ne maksaa.
Jos taso ei ole käytössä ostolaskut tulee ensin lisätä kirjanpitoon ennen kuin ne ilmestyvät loppukäyttäjän näkymään maksettavaksi (mikä tihentää sinun tarvetta käydä asiakkaassa).
Useimmille yritysasiakkaille hyväksynnän asetuksista ei ole suositeltavaa ottaa mitään muuta tasoa käyttöön.
Hyväksynnän tasoja otetaan käyttöön lähinnä yhdistysasiakkaille (mutta tarpeen vaatiessa niitä voi ottaa käyttöön kenelle tahansa asiakkaalle).
Jos haluatte ottaa asiakkaan kanssa käyttöön muita ostolaskujen hyväksyntää koskevia tasoja voit aktivoinnin jälkeen osiossa Hallinta - Hallinnoi käyttäjiä määrittää käyttäjäkohtaisesti käyttäjille oikeudet kuntoon hyväksynnän osalta.
Palkkaus-integraation aktivointi
Jos et tule käyttämään Palkkaus-integraatiota voit ohittaa tämän kappaleen.
Pääset aktivoimaan integraation asiakkaan tasolla sivun vasemmassa laidassa osiossa Palkanmaksu. Asiakkaan allekirjoitettua valtakirjan palvelu on käytettävissä ja asiakas ilmestyy tilitoimiston tasolla asiakaslistaasi osiossa Palkanmaksun hallinta.
Löydät tarkemman kuvauksen aiheesta tämän artikkelin kappaleesta: Vaihe 2: Aktivoi asiakkaiden palkanmaksu
Aktivoitavat lisätoiminnot
Kaikki toiminnot eivät ole suoraan käytössä, mutta ne saadaan aktivoitua asiakaskohtaisesti. Seuraavat toiminnot otetaan käyttöön asiakaskohtaisesti rekisterissä, kirjanpidon asetuksissa tai myyntilaskutuksen asetuksissa.
Kappaleessa mainittavien lisätoimintojen käyttö ei aiheuta lisäkustannuksia.
Rekisteri
- Valuutat - jos osto- ja/tai myyntilaskuja tulee käsitellä muissa valuutoissa kuin € voit aktivoida osiossa Rekisteri - Valuutta kaikki valuutat mitä asiakkaan laskutuksessa halutaan käyttää
- Kustannuspaikat - pääset perustamaan osiossa Rekisteri - Kustannuspaikka
- Projektiseuranta - Tämä toiminto tulee ensin aktivoida osiossa Asetukset - Kirjanpito - Projektit. Aktivoinnin jälkeen voit perustaa asiakkaan projektit osiossa Rekisteri - Projektit.
Asetukset
Kaikki seuraavat toiminnot aktivoidaan joko osiossa Asetukset - Kirjanpito tai Asetukset - Laskutus
- Jaksotukset - aktivoinnin jälkeen voit jaksottaa asiakkaan osto- ja myyntilaskut sekä kuitit
- Sopimuslaskutus - työkalulla voidaan automatisoida toistuvien laskujen luonti (lue lisää)
- Muistutukset - työkalun avulla voi lähettää muistutuksen erääntyneistä myyntilaskuista
Tililuettelo
Kirjanpidon aloittaminen
Tilikauden avaaminen aktivoi tilikartan, jonka muokattavan version löydät osiosta Rekisteri - Tililuettelo. Voit käydä siellä perustamassa asiakaskohtaiset tilit mitä ei löydy käyttämästäsi malliasiakkaan tilikartasta/ Brioxin oletustilikartasta. Voit myös halutessasi muokata tilien nimiä asiakaskohtaisesti.
Vertailuvuoden tiedot/ alkusaldot
Perustettuasi asiakkaalle vertailuvuoden voit kirjata sille vertailuvuoden taseen ja tuloslaskelman muistiotositteena. Jos asiakas siirtyy ohjelmaan kesken tilikauden voi vastaavasti kirjata alkusaldot kuluvalle tilikaudelle muistiotositteena.
Asia on kuvattu tarkemmin tässä ohjeessa.
Odottavan kirjanpitoaineiston lataaminen ohjelmaan
Asiakkaan toimittamat tositteiden liitteet, mitkä haluat viedä kirjanpitoon Brioxissa, voit tuoda ohjelmaan massana Saapuva asiakirjat -osion kautta. Tekoäly skannaa toimittamasi dokumentit, jotka voit sitten samaisen osion kautta viedä kirjanpitoon joko kuitteina tai ostolaskuina.
Säilyttämistä vaativan kirjanpidon tallentaminen Brioxiin
Jos et halua tuoda asiakkaan vanhaa kirjanpitoa Brioxiin säilytykseen voit ohittaa kappaleen.
Sivun vasemmassa laidassa osiossa Arkisto - Arkisto voit perustaa kansion vanhaa kirjanpitoa varten. Kansioon voit tuoda materiaalin, mikä vaatii säilyttämistä. Kansioon voit tuoda mm. PDF-, word-, excel- ja kuvatiedostoja.
Löydät täältä kuvauksen Arkiston kansioiden toiminnasta.
Laskutuksen aloittaminen
Rekisterilistat: toimittajat, asiakkaat ja tuotteet
Asiakkaat ja tuotteet voidaan lisätä rekisteriin uuden myyntilaskun luomisen yhteydessä (sekä mobiilisovelluksessa että selainversiossa).
Uudet toimittajat saadaan perustettua ohjelmaan saapuvista verkkolaskuista, kun tätä koskeva automaatio on käytössä (katso kappale Automaation asetukset). Toimittaja voidaan perustaa uuden ostolaskun käsittelyn yhteydessä myös manuaalisesti rekisteriin.
Asiakkaan olemassa oleva tuote-, asiakas-, tai toimittajalista voidaan tuoda sivun vasemmasta laidasta löytyvän Tietojen tuonnit -osion kautta ohjelmaan. Listat voidaan tuoda ohjelmaan: CSV-, TSV-, tai TXT-muodossa.
Tiedostossa sarakkeet saavat sisältää vain yhden muuttujan. Ensimmäiselle riville voit jättää sarakkeiden otsikot, kaikilta muilta riveiltä tulee löytyä ainoastaan sisäänluettavan asiakkaan, tuotteen tai toimittajan tietoja. Poista ylimääräiset rivit ennen tuontia.
Jos et saa tiedostoa sisään voi lähettää kopion tiedostosta Brioxin tukeen tutkittavaksi sähköpostin liitteenä.
Kirjanpitäjänä voit katsoa rekisterissä kuntoon asiakkaiden, tuotteiden ja toimittajien kirjanpidon ohjaukset kuntoon.
Myyntilaskujen asetukset
Osiosta Asetukset - Laskutus löytyy useita osioita missä voidaan säätää työskentelyä myyntilaskujen parissa asiakkaan preferenssien mukaan. Suosittelemme tutustumaan ainakin seuraaviin osioihin:
- Numerosarjat - Oletuksena myynti- ja ostolaskujen numerot lähtevät ykkösestä. Asetuksissa voit muokata numerosarjaa siten että laskujen numerointi alkaa halutusta numerosta
-
Asiakirjatekstit - tänne voidaan tallentaa valmiiksi tekstit laskuille, muistutuksille yms. jos laskutuksessa halutaan käyttää vakioitua tekstiä vastaanottajien kappaleissa
-
Sähköpostiasiakirja - jos laskuja on tarkoitus lähettää sähköpostitse voi tänne tallentaa valmiiksi pohjan ohjelmasta lähtevälle sähköpostiviestille, sekä täällä voidaan katsoa viestin lähettäjän tiedot kuntoon
- Maksuehto, Toimitusehdot, Toimitustapa - jos edellä mainituille ohjelman tarjoamat oletustermit eivät ole riittävät voidaan perustaa asiakkaan tarvitsemat termit asetuksissa
- Tulostusmallit - Täällä voi luoda oman mieltymyksen mukaan uusia pohjia laskuille, muistutuksille yms. Muussa tapauksessa asiakas voi käyttää oletuspohjia eri dokumenttityypeille
- Pyöristys - jos asiakkaasi tarvitsee laskutuksessa enemmän kuin kaksi desimaalia voi pyöristyksen säätää tässä osiossa asiakkaalle sopivaksi