Ostolaskujen hyväksyntä/ tarkistaminen

Käyttäjät, joilla on laskujen hyväksymisoikeus, voivat hyväksyä laskuja myös Briox-sovelluksessa!

Aktivointi 

Ostolaskujen tarkistuttaminen / hyväksyttäminen on mahdollista Brioxissa. Jotta tämän toiminnon saa käyttöön, tulee se ensin aktivoida kohdasta Asetukset - Kirjanpito - Hyväksyntä / Maksuehdotus:

Hyväksynnän asetukset määrittävät, miltä hyväksyntätyönkulku näyttää tilissä, ja rajoittavat käyttäjälle annettavia oikeuksia.

Kun hyväksyntä on aktivoitu, käyttäjä voi saada vain hyväksyntäoikeudet, jotka ovat aktiivisia asetuksissa. Ei enempää ei vähempää. Jos esimerkiksi vain maksun hyväksyntä on aktiivinen, käyttäjä, joka saa hyväksymisoikeudet, saa vain maksun hyväksymisoikeudet. Jos useampi hyväksyntäoikeus on aktiivinen, järjestelmän ylläpitäjän on automaattisesti muokattava ja rajoitettava tietyn käyttäjän käyttöoikeuksia.

Jos järjestelmän ylläpitäjä määrittää käyttäjälle hyväksyntäoikeuden, joka ei ole aktiivinen, hänen on vahvistettava, että he haluavat aktivoida sen, ennen kuin hän voi määrittää sen käyttäjälle.

Kun kaikki hyväksynnät on otettu käyttöön, järjestys on seuraava:

Hyväksy laskujen kirjanpito -> Laskun tarkistaminen taso 1 -> Laskun tarkistaminen taso 2 -> Hyväksy laskujen maksu

Muista napsauttaa Tallenna näkymän alalaidasta kun olet valmis.

Laskun minimimäärä hyväksyntään

Järjestelmän ylläpitäjänä voit nyt päättää, että vain tietyn arvon ylittävien laskujen on siirryttävä hyväksyntätyönkulkuun.

Syötä hyväksyntään vaadittava vähimmäissumma kohtaan Minimimäärä hyväksyntään. Ks. alla.

Tämä tarkoittaa, että laskut, joiden arvo on alle asetukseen syötetyn summan, eivät käy läpi mitään määrittämäsi hyväksymistyönkulun vaiheita ja siirtyvät suoraan maksuun. Huomaa, että syötetty summa on ainoastaan euroissa.

Erilliset kirjaus- ja maksujen hyväksymistyönkulut

Voit ottaa käyttöön asetuksen, jonka avulla voit erottaa kirjaus- ja maksujen hyväksymistyönkulut toisistaan.
Kun tämä asetus otetaan käyttöön, voit lähettää laskun maksun hyväksymistyönkulun kautta aina pankkiin ilman, että laskua tarvitsee kirjata. Jos maksun hyväksymisen työnkulkua ei ole aktivoitu, asetuksen päälle kytkeminen mahdollistaa laskun lähettämisen pankkiin odottamatta laskun kirjaamista.

Huom: Lasku kirjataan maksettavaksi Brioxissa ja täsmäytetään pankkiin.

Kun tämä asetus on käytössä:

• Kirjaamattomien laskujen tila esitetään suodattimella Kirjaamatonta maksua suoritetaan:
• Uuden suodattimen avulla voit valita kaikki kirjaamattomat maksua suoritetaan -tilassa olevat laskut, jotta voit peruuttaa maksut tai lisätä laskut kirjanpitoon.

Seuraavat raportit näyttävät uudet kirjaamattomat tilat:

• Ostotilaus / Ostolaskulista
• Toimittajatilastot

Seuraava raportti tarjoaa mahdollisuuden sisällyttää kirjaamattomat laskut:

• Ostolaskujen erääntymislista

Oikeuksien määrittäminen

Kun hyväksyntä on aktivoitu, voidaan paikassa Hallinta - Käyttäjät määrittää käyttäjälle sopiva taso tätä koskien. Nyt oikeuksien ryhmään on ilmestynyt uusi dimensio: Hyväksyminen - Vahvistukset, jonka alta voidaan valita käyttäjälle sopiva taso:

Huom! Kun hyväksyntä on aktivoitu, käyttäjä voi saada vain hyväksyntäoikeudet, jotka ovat aktiivisia asetuksissa. Ei enempää ei vähempää. Jos esimerkiksi maksun hyväksyntä on aktiivinen, käyttäjä, joka saa hyväksymisoikeudet, saa vain maksun hyväksymisoikeudet. Jos useampi hyväksyntäoikeus on aktiivinen, järjestelmän ylläpitäjän on automaattisesti muokattava ja rajoitettava tietyn käyttäjän käyttöoikeuksia.

Jos järjestelmän ylläpitäjä määrittää käyttäjälle hyväksyntäoikeuden, joka ei ole aktiivinen, hänen on vahvistettava, että he haluavat aktivoida sen, ennen kuin hän voi määrittää sen käyttäjälle.

Laskun käsittely

Laskun vahvistuksia koskevat toiminnot löytyvät sen työtilassa laskun alaosasta. Jos käytössä on kirjanpidon vahvistaminen tulee sellainen antaa, jotta toiminto Lisää kirjanpitoon aktivoituu laskulle. Jos käytössä on laskun tarkistaminen sellaisen antaessa lasku siirtyy eteenpäin seuraavalle tasolle ja tarkastuksesta ilmestyy laskuun merkintä:

Sekä kirjanpidon vahvistus että laskun tarkistus on mahdollista poistaa jos tällaiselle ilmenee tarve. Poiston yhteydessä lasku palaa siihen tilaan jossa se oli ennen annettua hyväksyntää.

Laskulistan suodattaminen

Kun Hyväksynnän tasoja on aktivoitu tietokantaan, voidaan näiden perusteella suodattaa laskujen listaa ostoreskontran etusivulla paikassa: Ostolasku - Ostolaskut:

Jos sinulla on pelkästään oikeus pelkästään vahvistaa ostolaskuja, eikä oikeutta nähdä koko ostolaskujen listaa, pääset näkemään vain ne laskut jotka sinä voit vahvistaa.

Pääset siirtymään Dashboardin kautta kohdasta VAHVISTETTAVAT LASKUT oikotietä sellaisten laskujen listaan, jotka sinä voita vahvistaa. Siirtymä tätä kautta suodattaa laskujen listan suoraan sinun oikeuksiesi mukaan. 

Massahallinta

Lista voidaan nyt suodattaa tietyn statuksen perusteella ja laskut voidaan käsitellä reskontran etusivulla. Kun käsittelyyn halutut laskut on valittu listasta, voidaan niille valita / suorittaa haluttu toiminto sivun alareunasta:

Tieto käsittelyä odottavista ostolaskuista

Jos käyttäjä haluaa saada jouhevasti tiedon hänen kontrolliaan odottavista laskuista, on sellaisista mahdollisuus saada tieto suoraan sähköpostiin. Ohjelman osassa Oma tili - Vastaanota sähköposti-ilmoitukset, voidaan aktivoida ilmoitukset uusista erinäisiä toimenpiteitä odottavista ostolaskuista.

Jos kirjanpitäjä osallistuu laskujen kierrätykseen asiakkaan tietokannassa, kannattaa kirjanpitäjän, ilmoitukset halutessaan, aktivoida ne tilitoimistotietokannan kautta kohdasta Vastaanota sähköpostia asiakastilien ilmoituksista, jolloin tälle tullaan lähettämään koostettu sähköposti kaikista uusista asiakastietokantojen ilmoitukista. 

Briox - Kaikki mitä kirjanpitoon tarvitset

Kokeile maksutta – Toiminnot – Hinnat – Ota yhteyttä