Huomioi, että ostolaskujen seuranta ja maksaminen onnistuu parhaiten päivittäisellä sähköisellä tiliotteella. Harvemmat tiliotteet eivät päivitä ostoreskontraa eikä viimeisintä pankkitilin saldoa, jolloin maksaminen Brioxista hankaloituu.

Kierron vaiheet

Ostolaskun vastaanotto

1. Lasku tulee Saapuvat asiakirjat -osioon.
2. Loppukäyttäjä tai kirjanpitäjä lisää ostolaskun ostoreskontraan joko tallentamalla tai lisäämällä se kirjanpitoon.
3. Osa ostolaskuista siirtyy suoraan ostoreskontraan asetuksista riippuen.

Hyväksyntä

1. Loppukäyttäjä hyväksyy tai hylkää ostolaskun painikkeilla "Vahvista maksu" tai "Keskeytä".
2. Suositeltavaa on, että vain loppuasiakas suorittaa tämän vaiheen.

Maksaminen

1. Loppukäyttäjä tai kirjanpitäjä siirtää hyväksytyt ostolaskut maksuun.

Tiliöinti ja kirjanpito

1. Kirjanpitäjä tarkistaa tiliöinnit ja lisää ostolaskun kirjanpitoon, mikäli se ei siellä vielä ole.

Ostolaskujen suoritukset

1. Maksut kirjautuvat kirjanpitoon lisätyille ostolaskuille sitä mukaan kun tiliotteet saapuvat ohjelmaan.

Ostolaskun vaiheet ovat siis seuraavat:

1. Ostolasku saapuu Saapuviin asiakirjoihin tai suoraan ostoreskontraan

   --> Lasku tilassa "Odottaa maksuvahvistusta"

2. Ostolasku hyväksytään tai ei hyväksytä

   --> Lasku tilassa "Valmis maksatukseen"

3. Ostolasku siirretään maksuun

   --> Lasku tilassa "Maksua ollaan suorittamassa"

4. Ostolasku on lisätty kirjanpitoon ja maksu kirjattu ostolaskulle

   --> Lasku on tilassa "Loppuun maksettu"

Asetukset

Asetukset on asetettava seuraavasti, jotta yllä mainittu kierto onnistuu.

Asetukset - Kirjanpito - Ostolaskujen kierto

Asetukset - Automaatio

Tästä näkymästä täydellisesti täsmäävät laskut (= ohjelma tulkitsee kaikki kentät oikein ja vastaavanlainen lasku on jo reskontrassa) siirtyvät suoraan ostoreskontraan ilman, että ne käsitellään Saapuvat asiakirjat -osion kautta.

Alempana voi kytkeä päälle myynti- ja ostoreskontran automaattiset maksusuoritukset, mikäli ne löytyvät oikeilla tiedoilla tiliotteelta.

Hallinta - Hallinnoi käyttäjiä.

Varmista, että loppukäyttäjällä on seuraavat oikeudet.

Aseta seuraavat päälle jos

Loppukäyttäjä siirtää ostolaskuja Saapuvat asiakirjat -osiosta ostoreskontraan

• Ostolaskut
  • Tallenna ja/tai
  • Lisää kirjanpitoon
• Rekisteri
  • Toimittajat
    • Muuta
    • Tuo (ei pakollinen)

Loppukäyttäjä maksaa laskuja

• Luo pankkiaineisto
  • Palauta pankkiaineiston tiedosto

Loppukäyttäjä saa tarkastella tiliotetta

• Pankki
  • Näytä tiliotteet

Loppukäyttäjä saa kommentoida ostolaskuja

• Lue kommetteja ostolaskuissa
  • Kirjoita kommentteja ostolaskuihin

Arkisto myös päälle.

Loppukäyttäjän ilmoitusasetukset

Loppukäyttäjä asettaa itselleen ilmoitusasetukset oikean puoleisen valikon Oma tili - Ilmoitusasetukset -osiosta.

Valitse seuraavat asetukset päälle, jotta ilmoitukset uusista ostolaskuista saapuvat. Muut asetukset vapaaehtoisia, mutta suositeltavia.

Sivun alalaidasta asetetaan sähköposti-ilmoitusten ajoitukset.