Skapa en ny leverantörsfaktura

Checklista för att kunna skapa en leverantörsfaktura:

1. Gör inställningarna för bokföring och leverantörsfakturor. 

2. Lägg till leverantör. 

3. Skapa faktura.

1. Innan du skapar din första leverantörsfaktura bör du ha gjort inställningar för Briox Bokföring som vi guidar dig igenom i vårt kom igång guide och även lagt in dina leverantörer i leverantörsregistret.
   
   
2. Välj Leverantörsfaktura under Leverantörsfaktura och klicka på Skapa leverantörsfaktura.
   
   
3. Längst upp till vänster på fakturan ser du preliminärt löpnummer och verifikationsnummer. Så länge fakturan inte är sparad eller bokförd är dessa nummer preliminära och märks ut med en stjärna. När du sen sparar och bokför fakturan kommer du se nummer utan stjärna.  
   
   
   
   
4. Det första steget är att välja leverantör eller lägga upp en ny leverantör. Skriv in ett leverantörsnummer eller klicka på urvalsknappen vid fältet Leverantörsnr. Du ser då en lista med alla leverantörer som registrerats i programmet.
   
   Om leverantören inte finns registrerad kan du registrera den nu. Klicka i så fall på knappen Lägg till.
   
   
   
   Vi rekommenderar att du hämtar leverantörsdata via integrationen med hjälp av urvalsknappen bredvid fältet FO-nr. i registreringsformuläret. Kontrollera om uppgifterna är korrekta och klicka på Spara. Nu finns leverantören i registret och du kan fortsätta registrera leverantörsfakturan.
   
   
   
   
5. Fyll i det Totala fakturabeloppet och välj sedan rätt momssats i rullgardinsmenyn för den (återbetalningsbara) momsen. Programmet fördelar automatiskt leverantörsskulden och momsen på de förvalda kontona. Se nedan. 
   
   
      
   På fakturan ser du också att konto 4000 har dykt upp.
   
   Konto 4000 är det förvalda kontot för inköp om du använder Briox standard kontoplan. Du kan ändra standardkonto för inköp under Register - Kontoplan - Förvalda Konton. Se nedan.
   
   
   
   Du kan också registrera ett motkonto direkt på leverantören i registret  under Fler Uppgifter eller markera den som Byggleverantör eller Gemenskapsinternt förvärv direkt i registret under Fler Uppgifter. Då kommer rätt momskonto och inköpskonto att dyka upp automatiskt på leverantörsfakturan.
   
   
   
   
6. Justera Faktura - och Förfallodatum om du behöver. Om du har fyllt i betalningsvillkoren på leverantören i registret under fler uppgifter (se ovan) då justeras dessa datum automatiskt till det som är förvalt för just denna leverantör. I exemplet nedan är det 30 dagar. 
   
   
   
   
   
7. Välj om fakturan ska betalas via betalfil (leverantörsbetalfil) eller inte. Standardinställningen är att fakturor kan betalas via betalfil.
   
      
   
   Om rutan visas på fakturan som redan ibockad, betyder det att du har valt att inaktivera alternativet betalfil på den leverantören i leverantörsregistret (under Fler uppgifter). 
   Vill du skapa en betalfil för endast denna faktura kan du göra det genom att "bocka ur" rutan Inaktivera betalfil. 
   
   
8. Under fakturans sidhuvud finns avsnittet Mer information där ytterligare fakturauppgifter kan registreras. Se nedan.
   
   
   
   
9. Det är möjligt att registrera leverantörsfakturan mot ett eller flera projekt eller kostnadsställen. Läs gärna mer om detta i respektive avsnitt.
   
   
10. Fyll i Vår referens och Leverantör referens. Har du angett Vår referens och Leverantör referens på leverantören i leverantörsregistret syns dessa automatiskt i respektive fälten.
    
    
11. Ta en snabb titt på din leverantörs IBAN- och BIC/SWIFT-nummer för att säkerställa att uppgifterna är korrekta.
    
    
    
    
12. Om ditt kundnummer hos leverantören finns inlagt på leveratören i leverantörsregistret visas det automatiskt. Skriv annars in eventuellt kundnummer i fältet Kundnr. 
    
    
13. I rullgardinsmenyn Kont.mall kan du välja en konteringsmall som du vill använda för att skapa leverantörsfakturan. Det är också möjligt att ange ett aktiveringskonto som är kopplat till mallen direkt i dokumentraderna.
    
    
    
    
14. När fakturauppgifter är inmatade, kontrollera det förvalda inköpskontot på den första lediga konteringsrad samt eventuellt kostnadsställe (kolumnen Ks) och projekt (kolumnen Pr). Om du inte vill använda det förvalda kontot från Register - Kontoplan - Förvalda konton eller det du har registrerat på leverantören i Leverantörsregistret, kan du radera kontot genom att klicka på papperskorgen i slutet av raden och registrera ett nytt konto manuellt eller via urvalsknappen.
     
    
    
    
15. Du kan antingen ange inköpsbeloppet manuellt eller hämta upp beloppet genom att trycka enter genom fakturan.
    
    
    
     
16.  Klicka på knappen Spara eller Bokför när du är klar. 
    När leverantörsfakturan har sparats /sparats och bokförts kan du se den i Listan under Leverantörsfaktura. Om fakturan har sparats utan att bokföras så visas den som Ej bokförd med en gul markering på vänstra sidan av listan.
    Om fakturan har sparats och bokförts, och inte har passerat förfallodagen, så visas den mot en vit bakgrund som Obetalda, ej förfallna. Färgkoderna för leverantörsfakturor och deras betydelse visas längts upp i leverantörfaktura listan i fältet Filter.
    
    
    
    Du kan när som helst bokföra en sparad och ej bokförd leverantörsfaktura. Klicka i listan på den faktura du vill bokföra för att öppna den. Klicka sedan på knappen Bokför. Normalt sett rekommenderar vi att man bokför sina leverantörsfakturor samtidigt som man registrerar dem.