Observera, att uppföljning och betalning av leverantörsfakturor fungerar bäst med ett dagligt elektroniskt kontoutdrag. Om kontoutdraget hämtas mer sällan uppdateras varken leverantörsreskontran eller det senaste banksaldot, vilket kan försvåra betalningen från Briox.
Steg i attestering
I Mottagning av leveranttörsfakturor
- Fakturan anländer i Inkommande dokument
- Slutanvändaren eller bokföraren tillägger leverantörsfakturan i leverantörsreskontran genom att spara den eller bokföra den direkt.
- Vissa leverantörsfakturor överförs automatiskt till leverantörsreskontran beroende på inställningarna.
II Godkännande
Slutanvändaren godkänner eller avvisar leverantörsfakturan med knapparna ”Bekräfta betalning” eller ”Avbryt”.
Det rekommenderas att endast slutkunden utför detta steg.
III Betalning
Slutanvändaren eller redovisaren överför de godkända leverantörsfakturorna till betalning.
IV Kontering och bokföring
Redovisaren kontrollerar konteringarna och lägger till leverantörsfakturan i bokföringen, om den inte redan finns där.
V Betalning av leverantörsfakturor
Betalningarna bokförs automatiskt på de leverantörsfakturor som lagts till i bokföringen, i takt med att kontoutdragen hämtas till programmet.
Stegen i attesteringen av leverantörsfakturor är följande:
Leverantörsfakturan tas emot i Inkommande dokument eller direkt i leverantörsreskontran
→ Fakturan får status "Väntar på betalningsbekräftelse"Fakturan godkänns eller avvisas
→ Fakturan får status "Klar för betalning"Fakturan överförs till betalning
→ Fakturan får status "Betalning pågår"Fakturan har bokförts och betalningen har registrerats
→ Fakturan får status "Fullbetald"
Inställningar
Inställningarna måste göras enligt följande för att ovanstående flöde ska fungera korrekt:
Inställningar → Bokföring → Attest / Betalförslag
Inställningar → Automatisering inställningar
I den här vyn flyttas fakturor som matchar fullständigt (= programmet tolkar alla fält korrekt och en motsvarande faktura finns redan i reskontran) direkt till leverantörsreskontran utan att först behandlas via avsnittet Inkommande dokument.
Längre ner kan du aktivera automatiska betalningsregistreringar för både kund- och leverantörsreskontran,
om motsvarande betalningar hittas med rätt uppgifter på kontoutdraget.
Admin → Hantera användare
Kontrollera att slutanvändaren har följande behörigheter.
Aktivera följande inställningar om:
Slutanvändaren flyttar leverantörsfakturor från Inkommande dokument till leverantörsreskontran
- Leverantörsfakturor → Spara och/eller Bokför
- Register → Leverantörer → Ändra / Hämta
Slutanvändaren betalar fakturor
- Skapa bankfil → Hämta bankfilen
Slutanvändaren får se kontoutdrag
- Bank → Kontoutdrag
Slutanvändaren får kommentera leverantörsfakturor
Läsa kommentarer i leverantörsfakturor
Skriva kommentarer i leverantörsfakturor
Slå även på arkivfunktionen.
Slutanvändarens aviseringar
Slutanvändaren ställer in sina egna aviseringar via menyn till höger:
Ditt konto → Notisinställningar
Aktivera följande inställningar för att få aviseringar om nya leverantörsfakturor. Övriga inställningar är frivilliga, men rekommenderas.
E-postaviseringarnas tidpunkter ställs in längst ner på sidan.