Automatisoitu ostolaskujen käsittely Brioxissa

Sisältö

• Saapuvasta laskusta tallennettuun ostolaskuun (ilman manuaalista käsittelyä)

• Uudet toimittajat – Briox voi luoda toimittajan automaattisesti

• Hyväksyntä ja maksu ennen kirjanpitoa

• Automaattinen kirjanpito – milloin Briox saa “kirjata puolestasi”

• Liput ja varoitukset – periaate: automatisoi kaikki, pysäytä poikkeukset

• Ilmoitukset – ratkaisevan tärkeitä, jotta mikään ei jää huomaamatta

• Asiakkaan asetukset – näin pääset alkuun

Brioxin automatisoitu ostolaskuprosessi on suunniteltu vähentämään päivittäistä manuaalista työtä tinkimättä kirjanpidon hallinnasta ja laadusta. Tavoitteena on, että mahdollisimman moni ostolasku voidaan käsitellä, maksaa ja kirjata automaattisesti – ja että sinä kirjanpitäjänä tai tilitoimistona puutut asioihin vain silloin, kun se on oikeasti tarpeen.

Kun laskut saapuvat Brioxiin, ne tulkitaan automaattisesti. Järjestelmä pyrkii tallentamaan laskun, luomaan toimittajan, lähettämään laskun maksuhyväksyntään ja – kun edellytykset täyttyvät – myös kirjaamaan laskun ilman manuaalista käsittelyä. Poikkeukset pysäytetään selkeästi, liputetaan ja viestitään ilmoitusten kautta, jotta mikään ei pääse unohtumaan.

Kirjanpitäjänä voit työskennellä tapahtumapohjaisesti asiakaskohtaisen tarkistamisen sijaan. Sen sijaan että kirjautuisit useisiin asiakasympäristöihin viikoittain tarkistamaan ostolaskuja, saat koontinäkymän ilmoitusten kautta ja voit keskittyä vain niihin laskuihin, jotka vaativat toimenpiteitä. Tilitoimistoille tämä tarkoittaa merkittäviä ajansäästöjä ja ennustettavampaa, skaalautuvaa työskentelytapaa – erityisesti kiireisinä kausina.

Saapuvasta laskusta tallennettuun ostolaskuun (ilman manuaalista käsittelyä)

Kun ostolasku saapuu Brioxiin – esimerkiksi sähköpostitse, verkkolaskuna, Kivran kautta, lataamalla tai sovellus-/kumppani-integraation kautta – järjestelmä tulkitsee laskun ja yrittää tallentaa sen automaattisesti kirjaamattomaksi ostolaskuksi.

Jotta tulkittu (ei-verkkolasku) lasku voidaan tallentaa automaattisesti, Brioxin on pystyttävä tunnistamaan:

• Olemassa oleva toimittaja

• Laskunumero

• Laskupäivä

• Eräpäivä

• Kokonaissumma

Kun lasku on tallennettu, se näkyy ostolaskulistassa ja on valmis seuraavaan vaiheeseen (hyväksyntä, maksu ja/tai kirjanpito asetuksistanne riippuen).

Uudet toimittajat – Briox voi luoda toimittajan automaattisesti

Jos lasku tulee toimittajalta, jota ei vielä ole rekisterissä, Briox voi luoda uuden toimittajan automaattisesti laskulta tunnistetun tiedon perusteella. Tämä edellyttää, että Briox löytää:

• Y-tunnuksen / yritysnumeron

• IBAN-numeron tai pankkisiirto-/postisiirtonumeron

Kun uusi toimittaja on luotu, sinun (tai asiakkaan) tulee tarkistaa ja hyväksyä tai tarvittaessa korjata toimittajan tiedot ennen kuin laskuja voidaan käsitellä täysin automaattisesti.

Hyväksyntä ja maksu ennen kirjanpitoa (haluttaessa)

Jos asetus Salli maksu ja maksun hyväksyntä ennen kirjanpitoon lisäämistä on aktivoitu kohdassa Asetukset → Kirjanpito → Hyväksyntä / Maksuehdotus, lasku voidaan siirtää suoraan maksuun tai maksuhyväksyntään Briox-sovelluksessa, vaikka sitä ei olisi vielä kirjattu.

Käytännössä tämä mahdollistaa seuraavan työnkulun:

Lasku saapuu → tallentuu automaattisesti → lähetetään maksuhyväksyntään sovelluksessa.
Kirjanpito tapahtuu myöhemmin automaattisesti tai kirjanpitäjän toimesta sääntöjen mukaan.

Automaattinen kirjanpito – milloin Briox saa “kirjata puolestasi”

Briox voi kirjata ostolaskut automaattisesti, kun ne täsmäävät täydellisesti aiempiin laskuihin. Tulkittujen (ei-verkkolaskujen) osalta voitte lisäksi määrittää, kuinka monta aiempaa täydellistä täsmäystä vaaditaan ennen automaattisen kirjauksen aloittamista.

Huom:

• Laskut, joilla on poikkeava laskupäivä (esim. tuleva päivämäärä, vanha lasku tai suljettu kausi), voidaan estää automaattisesta kirjanpidosta.

• Jos kirjanpidon hyväksyntä on käytössä, Briox voi tallentaa laskun mutta ohjata sen hyväksyntäprosessiin sen sijaan, että se kirjattaisiin suoraan.

Liput ja varoitukset – periaate: automatisoi kaikki, pysäytä poikkeukset

Brioxin perusperiaate on antaa laskujen kulkea automaattisesti ja nostaa esiin vain ne tapaukset, jotka vaativat manuaalista tarkistusta.

Liputetut laskut:

• Eivät kirjaudu automaattisesti

• Merkitään selkeästi luettelossa (lippu/poikkeama)

• Lippu poistuu, kun lasku on kirjattu

Voitte myös liputtaa tietyt toimittajat niin, että heidän laskunsa ohjataan aina manuaaliseen käsittelyyn (esim. leasing, jaksotukset, vaihtelevat tiliöinnit). Lipun syy tai kategoria näkyy luettelossa.

Varoitukset ostolaskuluettelossa:

• Eivät estä kirjanpitoa, mutta antavat huomautuksen

• Poikkeava summa (yli X % verrattuna aiempiin laskuihin)

• Kiireellinen eräpäivä (X päivän sisällä)

• Suuri summa (yli määritetyn rajan)

Ilmoitukset – ratkaisevan tärkeitä, jotta mikään ei jää huomaamatta

Jotta sinun ei tarvitse tarkistaa jokaista asiakasta säännöllisesti, on erittäin tärkeää aktivoida oikeat ilmoitukset. Kun ilmoitus laskuista, jotka vaativat huomiota, on käytössä, saat hälytyksen, jos ostolaskua ei voida tallentaa automaattisesti ja se jää saapuvien asiakirjojen joukkoon.

Suositus: ota käyttöön sähköposti-ilmoitukset päivittäisenä koosteena ajankohtana, joka sopii työpäivääsi (ilmoituskeskuksessa voit valita välittömän, päivittäisen tai viikoittaisen toimituksen sekä kellonajan).

Asiakkaan asetukset – näin pääset alkuun

A) Ota käyttöön ostolaskujen automatisointi

Asetukset → Kirjanpito → Automaatio

Aktivoi haluamasi toiminnot, esimerkiksi:

• Kirjaa automaattisesti saapuvat sähköiset laskut jotka täsmäävät täydellisesti

• Tallenna kaikki saapuvat verkkolaskut ostoreskontraan. Uudet toimittajat lisätään automaattisesti toimittajarekisteriin.

• Tallenna automaattisesti kaikki tulkittuina saapuvat ostolaskut

•  Luo uudet toimittajat automaattisesti tulkitusta laskudatasta, jos niitä ei vielä ole rekisterissä

• Kirjaa automaattisesti ostolaskujen suoritukset jotka täsmäävät täydellisesti

Voitte itse päättää automaation tason.

B) Salli maksu ja hyväksyntä ennen kirjanpitoa (valinnainen)

Asetukset → Kirjanpito → Hyväksyntä / Maksuehdotus

Aktivoi “Salli maksu ja maksun hyväksyntä ennen kirjanpitoon lisäämistä”.
Tämä mahdollistaa laskujen lähettämisen asiakkaalle hyväksyttäväksi ja maksettavaksi Briox-sovelluksessa, vaikka niitä ei olisi vielä kirjattu.

C) Määritä liput ja poikkeukset (aina tarkistettaville laskuille)

Asetukset → Kirjanpito → Automatisointi

Aktivoi varoitukset:

• Summapoikkeamille

• Kiireellisille eräpäiville

• Suurille summille

Aktivoi Liputetut toimittajat ja valitse toimittajat, joiden laskut käsitellään aina manuaalisesti (syy voi olla esim. leasing, vuokrat, jaksotukset).

Periaate: automatisoi kaikki toistuva ja vakaa – liputa poikkeukset.

D) Ilmoitukset – erityisen tärkeää kirjanpitäjälle

• Avaa Ilmoituskeskus (Ilmoituskset → Rataskuvake)

• Aktivoi ilmoitukset, kun ostolaskua ei voida tallentaa automaattisesti

• Aktivoi ilmoitukset laskuista, jotka vaativat toimenpiteitä

• Valitse ilmoitusten toimitustapa (välitön, päivittäinen tai viikoittainen)

• Varmista, että ilmoitukset koskevat kaikkia asiakkaita asiakasilmoitusasetuksissa

Suositeltu työskentelytapa: päivittäinen sähköpostikooste esimerkiksi joka aamu, jotta saat nopean yleiskuvan hoidettavista asioista.