Jotta voit työskennellä saapuvien asiakirjojen ja pankkitilien täsmäytyksen kanssa joustavammin eri työnkulkujen mukaan, olemme erottaneet automaattisen täsmäytyksen vaihtoehdot. Näin voit valita, täsmäytetäänkö kaikki asiakirjatyypit automaattisesti vai esimerkiksi vain laskut.

Lue lisää automaattisesta täsmäytyksestä maksujen osalta tositteisiin ja luonnoksiin sekä täsmäytyksestä tapahtumien ja tiliöintimallien välillä.

Näkymässä Pankki - Käsittele tapahtumat Briox täsmää vain tapahtumat joilla on sata prosenttinen (merkattu listassa vihreällä). Järjestelmä myös ehdottaa mahdollisia pareja (merkattu keltaisella) jotta voit hyväksyä ne, ja tarvittaessa muokata niitä ennen hyväksyntää. Nämä voivat olla esimerkiksi osamaksuja. 

Värikoodi määrittyy seuraavasti sekä listassa, että täydessä tekstissä:

• Täysi vastaavuus (vihreä)
• Osittainen vastaavuus eroavaisuuksilla (keltainen)

Jos tapahtumasta puuttuu viitenumero tarjoamme pika-asetukset, joilla voit täydentää täsmäytysparametreja. Annamme myös mahdollisuuden luoda lista täsmäytettävistä nimistä tapauksia varten joissa maksajana näkyy toinen yritys, kuin jota on alunperin laskutettu.

Sisältö

• Aktivoi automaattiset täsmäytykset
• Aktivoi vastaavat maksut viitenumeroiden perusteella
• Aktivoi viitenumerottomien maksujen täsmääminen
• Parametrit automaattiselle täsmäyttämiselle:
• Parametrit täsmäyttämiselle ilman viitenumeroa
• Täsmäytyslistan luominen
• Käyttäjäoikeudet
• Työnkulkukaavio

Aktivoi automaattiset täsmäytykset

Automaattisen täsmäyttämisen voi aktivoida paikassa kirjanpito - Pankki - Tuo tiliote.

Nämä automaattisen täsmäytyksen asetukset vaikuttavat vain tilitapahtumien tuontiin.

Aktivoi vastaavat maksut viitenumeroiden perusteella

Automaattinen ehdotus laskujen täsmäytykselle viitenumeroiden perusteella ottaa käyttöön myynti- ja ostolaskujen sekä tilitapahtuman tuontina saapuvien maksujen täsmäytyksen viitenumeroiden avulla.

Tämä asetus on oletuksena päällä uusissa tileissä.

Jos käsittelet saapuvia viitemaksuja, ne täsmäytetään aina automaattisesti tuonnin yhteydessä.

Työnkulun automatisoimiseksi voit lisäksi sallia Brioxin:

• Käsitellä muistutusmaksujen aiheuttamat poikkeamat automaattisesti.
• Luoda sääntöjä, joiden avulla Briox huolehtii poikkeamista automaattisesti laskujen ja pankkitapahtumien täsmäytyksessä.

Aktivoi viitenumerottomien maksujen täsmääminen

Jos haluat ottaa käyttöön mahdollisuuden suorittaa “maksujen täsmäytys ilman viitenumeroa”, sinun tulee aktivoida se Automattisen täsmäytyksen asetukset -osiossa. Katso alla.

Tämä aktivointi vaikuttaa VAIN maksuihin, joilla ei ole viitenumeroa ja joita ei normaalisti täsmäytettäisi. Tämä “täsmäytys asetustesi mukaan” toimii lisäominaisuutena automaattiselle täsmäytykselle viitenumeron perusteella.

 Parametrit automaattiseen täsmäyttämiseen viitenumeroisille maksuille:

Maksut, joilla on viitenumero, täsmätään ainoastaan jos:

Maksut toimittajille:

• Viitenumerolla sekä IBANilla on täysi vastaavuus
• Osuma korostetaan listassa vihreällä, mikäli myös summalla on täysi vastaavuus - > kokonainen maksu
• Osuma korostetaan listassa keltaisella, mikäli summat eroavat keskenään - > osamaksu

Asiakkaiden maksut:

• Viitenumerolla on täysi vastaavuus
• Osuma korostetaan listassa vihreällä, mikäli myös summalla on täysi vastaavuus - >  kokonainen maksu
• Osuma korostetaan keltaisella, mikäli summat eroavat keskenään - > osamaksu

Jos toimittajien tai asiakkaiden laskuissa on useita identtisiä viitenumeroita niin:

• Tarkista summa -> Sillä tulee olla myös täysi vastaavuus
• Sitten tarkista päivämäärät, jotta voit täsmätä tapahtumat oikeassa järjestyksessä. Mikäli nämä kriteerit täyttyvät korostetaan osuma keltaisella.

Automaattinen täsmäytys laskuille ilman viitenumeroa

Kun täsmäytys tehdään laskuille, joilla ei ole viitenumeroa, järjestelmä suorittaa seuraavat taustatarkistukset, jotta täsmäytys olisi mahdollinen:

Parametrit täsmäyttämiselle ilman viitenumeroa

Jos haluat, että myös viitenumerottomat maksut täsmätään, niin aktivoi toiminto ja syötä täsmäyttämisparametrit pika-asetuksissa, mitkä ilmestyvät kun aktivoit tapahtumien automaattisen täsmäyttämisen.

Täsmäytysparametrit ovat: 

• Asiakkaan/ toimittajan nimi
• Päivämäärä/ päivien eroavaisuus
• Summa

Katso alta.

Kun täsmäytys tehdään ilman viitenumeroa, seuraavat taustatarkistukset tehdään, jotta täsmäytys olisi mahdollinen:

Tapahtuman etumerkki:

• Tapahtuman summan tulee olla positiivinen, jotta se voidaan täsmätä myyntilaskuun.

• Tapahtuman summan tulee olla negatiivinen, jotta se voidaan täsmätä ostolaskuun.

IBAN:

• Kuten viitenumerolla tehtäessä, järjestelmä tarkistaa aina, että IBAN täsmää toimittajarekisterin tietoihin

Viitenumeroton maksu täsmätään vain jos:

• Kaikki kolme kohtaa täsmäävät ilman eroavaisuuksia - > Vihreä = 100 % kaikkien parametrien osalta
• Jos asetuksissa määritettyjen raamien sisällä havaitaan eroavaisuutta, joko yhden, kahden tai kaikkien kolmen parametrin kohdalla -> Keltainen
• Jos jokin kolmesta kohdasta ei onnistu -> Ei osumaa.

Asiakkaan / toimittajan nimi

Asiakkaan nimi täsmää:

• Huolimatta isoista kirjaimista,
• Huolimatta suomalaisista yritystyyppilyhenteistä: Ab, Ay, Ky, Osk, Oy, Oyj ja Tmi (tai T:mi)

Esimerkiksi:

Miten esiintyy Brioxissa -> Miten esiintyy maksussa

The book store Oy -> THE BOOK STORE 
The book store Oy ->The book store
The book store Oy ->The Book Store
The book store Oy ->The book Store Oy
The book store Oy ->The book store AB
The book store Oy ->AB the book store Oy

Asiakkaan nimi EI täsmää jos esimerkiksi:

• TheBookstore -> Ei vastaavuutta (sanat kirjoitettu yhteen)
• Book Store Oy -> Ei vastaavuutta, koska sana nimestä puuttuu (puuttuu “the”).
• The Bok store -> Ei vastaavuutta kirjoitusvirheen vuoksi

Päivämäärä / päivien eroavaisuus

Määritä päivämääräkenttään suurin sallittu eroavaisuus Brioxissa tehdyn laskun ja pankista tulleen maksutiedon päivämäärien välillä. Suurin mahdollinen ero on 90 päivää.

Määrä - + / - 

Syötä summa, mikä on suurin sallittu ero laskun ja maksun välillä - normaalissa valuutassasi (EUR/GBP). Tämä summa voi olla esimerkiksi perittävän muistutusmaksun suuruinen, tai jonkin muun yleisesti esiintyvän eroavaisuutta aiheuttavan erän suuruinen määrä. 

Valuuttaa ei oteta huomioon, sillä valuuttamaksuja ei vielä hallita pankkitoiminnon kautta.

Täsmäytyslistan luominen:

Kun asiakkaan nimi poikkeaa ja täsmäytys tehdään manuaalisesti. Käyttäjälle esitetään kysymys, haluaako hän tallentaa täsmäytyksen. Jos vastaat kyllä, ohjelma muistaa täsmäytyksen ja kohdistaa sen automaattisesti seuraavalla kerralla.

Kun täsmäytys on luotu, se sijoitetaan automaattisesti Asiakkaan / Toimittajan nimien täsmäytyssääntöihin päänäkymän Pankki – Tuo pankkitiliotteet -osion Automaattiset täsmäytykset -listalle (katso yllä).

Tästä taulukosta käyttäjä voi:

• Saada yleiskuvan kaikista käytössä olevista täsmäytyksistä
• Näyttää, kuka on luonut täsmäytykset
• Poistaa täsmäytyksen

Käyttäjäoikeudet

Mahdollisuutta aktivoida automaattinen täsmäytys, sekä tapahtuminen täsmäämisen manuaalisten asetusten muokkaamista hallinnoidaan seuraavilla käyttäjäoikeuksilla, mitkä tulee olla valittuna paikassa Lisenssit & käyttäjät - Oikeudet kirjanpito:

Osiosta Pankki -> Käsittele pankkitoimintoja

Osiosta Ostolaskut -> Maksun rekisteröinti ja kirjanpito

Työnkulkukaavio

Täsmäytyksiä voidaan luoda myös tiliöintimallien perusteella.