Jotta voit työskennellä saapuvien asiakirjojen ja pankkitilien täsmäytyksen kanssa joustavammin eri työnkulkujen mukaan, olemme erottaneet automaattisen täsmäytyksen vaihtoehdot. Näin voit valita, täsmäytetäänkö kaikki asiakirjatyypit automaattisesti vai esimerkiksi vain laskut.
Sisältö:
Täsmäytettävien pankkitapahtumien listan suodatus
Tiettyjen tositesarjojen sisällyttäminen listalle
Täsmäytyksessä käytettävät kentät
Epätarkka täsmäytys: osittainen kuvaus sekä päivämäärän ja summan toleranssi
Automaattisen täsmäytyksen hierarkia
Täsmättyjen tositteiden automaattinen käsittely
Sallittujen eroavaisuuksien korostaminen
Tositteen luominen luonnoksesta pankkiosiossa
Täsmäytettävien pankkitapahtumien listan suodatus
Kun VALITSE KAIKKI -suodatin on valittuna, kaikki täsmäytettävään pankkitiliin liittyvät tositteet ja luonnokset sisällytetään listaan.
Tiettyjen tositesarjojen sisällyttäminen listalle
Jos haluat sisällyttää listaan tiettyjä tositesarjoja, voit tehdä sen valitsemalla Asetukset - Kirjanpito - Tositesarja -kohdan Pankki -valintaruudun.
Luonnokset sisältyvät aina pudotusvalikkoon yhdessä laskujen ja pankin tositemallien kanssa, kun taas tapahtumien käsittelynäkymässä näkyvät vain ne tietyt tositesarjat, jotka on merkitty pankkitoimintaan. Katso alla.
Automaation asetukset
Luonnoksilla ja tositteilla on omat automaattiset täsmäytysasetukset kohdassa Kirjanpito - Pankkiautomaatio.
Täsmäytyksessä käytettävät kentät
Tositeiden täsmäytyksessä vertaamme seuraavia kenttiä:
- Tositteen kuvaus vs. tilin kuvaus (maksaja tai vastaanottaja)
- Tositteen kirjauspäivämäärä vs. tapahtumapäivämäärä
- Tositteen summa vs. tapahtuman määrä
- Tapahtuman teksti (viite) vs. tapahtumatiedot
- Pankkitili vs. pankkitili (rahaliikenteessä ulospäin)
Epätarkka täsmäytys: osittainen kuvaus sekä päivämäärän ja summan poikkeamat
Täsmäytyksen helpottamiseksi sallimme nyt epätarkan täsmäytyksen tositteille:
- Osittainen kuvauksen täsmäytys: jos tositteen kuvaus esiintyy osana pankkitapahtuman tekstiä
- Päiväpoikkeaman toleranssi: käyttäjän määrittämä
- Summaerojen toleranssi: käyttäjän määrittämä
Tarkka täsmäytys yritetään aina ensin, ja sääntöihin perustuva täsmäytys toimii vararatkaisuna.
Automaattisen täsmäytyksen hierarkia
Automaattisen täsmäytyksen hierarkia on seuraava:
- Laskut
- Luonnokset ja tositteet
- Tiliöintimallit
Lue lisää täsmäytyksestä tiliöintimallien perusteella.
Täsmättyjen tositteiden automaattinen käsittely
Kun pankkitapahtumalle on löytynyt vastaavuus, Briox voi myös viimeistellä työn puolestasi – eli kirjata tositteen ja täsmäyttää sen – ilman että sinun tarvitsee erikseen klikata Käsittele. Tätä ohjataan kolmella itsenäisellä asetuksella kohdassa Asetukset - Kirjanpito - Pankkiautomaatio. Asetukset ovat oletuksena pois päältä uusilla tileillä, ja voit ottaa niitä käyttöön yksitellen juuri sellaisena yhdistelmänä, joka sopii parhaiten omaan työnkulkuusi.
Käsittele täsmätyt pankkitositteet automaattisesti – kun pankkitapahtuma täsmää olemassa olevaan tositteeseen ja summa on täsmälleen sama, Briox käsittelee ja täsmäyttää tositteen automaattisesti.
Kirjaa täsmätyt tositeluonnokset automaattisesti – kun pankkitapahtuma täsmää tositeluonnokseen ja summa on täsmälleen sama, Briox kirjaa luonnoksen valmiiksi tositteeksi ja täsmäyttää sen.
Kirjaa täsmätyt tiliöintimallit automaattisesti – kun pankkitapahtuma täsmää tiliöintimalliin ja summa on täsmälleen sama, Briox luo mallin pohjalta tositteen ja täsmäyttää sen.
Tärkeää: Automaattinen käsittely toimii vain silloin, kun summat täsmäävät täydellisesti. Jos summassa on poikkeama, tapahtuma jätetään aina sinun tarkistettavaksesi – katso kohta Sallittujen eroavaisuuksien korostaminen alta.
Sallittujen eroavaisuuksien korostaminen
Kun tosite tai tositeluonnos täsmätään sallitun toleranssin rajoissa, mutta summa ei täsmää täydellisesti, Briox korostaa erotuksen punaisella – sekä täsmäytyslistassa että itse tositenäkymässä. Järjestelmä myös estää tositteen tai luonnoksen käsittelyn, kunnes olet korjannut erotuksen.
Täsmäytyslistassa näytetään:
Pankkitapahtuman summa
Tositteen tai luonnoksen summa
Erotuksen määrä
Klikkaamalla täsmäytystä pääset suoraan tositteen muokkausnäkymään, jossa näkyy myös liitetty kuva tositteesta. Voit kuitata erotuksen kirjanpitoon (esimerkiksi pyöristys- tai kulutilille) ja sen jälkeen käsitellä tapahtuman.
Tavoite: Pienetkään erotukset eivät pääse lipsahtamaan huomaamatta läpi aiheuttamaan selittämättömiä heittoja kirjanpitoon.
HUOMAUTUS: Tämä koskee tositteita, tositeluonnoksia ja tiliöintimalleja. Laskuihin täsmätyt tapahtumat noudattavat edelleen olemassa olevaa osasuoritusprosessia (jolloin ne merkitään listassa vain keltaisella)
Tositteen luominen luonnoksesta pankkiosiossa
Kun luot tositteen luonnoksen pohjalta pankkiosiossa, Briox käyttää pankkitapahtuman tietoja tositteen muodostamiseen. Järjestelmä toimii tässä samalla tavalla kuin silloin, kun tosite luodaan tiliöintimallista.
Alta näet, mitkä tiedot näytetään tositteen kuvauksena ja mitkä tiedot siirtyvät pankkitapahtumasta tositerivien selitteiksi.
Tämän ansiosta sinun tarvitsee syöttää saapuviin asiakirjoihin vain sen verran tietoa, että luonnos toimii ikään kuin pohjana tai varauksena tulevaa täsmäytystä varten.