Tukeakseen erilaisia työnkulkuja ja antaakseen sinulle täyden hallinnan siitä, kuinka paljon työtä Briox hoitaa automaattisesti, pankkiautomaatio on jaettu kahteen erilliseen tasoon:
Täsmäytys – löytääkö Briox pankkitapahtumalle oikean myyntilaskun, ostolaskun, tositteen, luonnoksen tai mallin.
Käsittely – mitä tapahtuu sen jälkeen, kun vastaavuus on löytynyt: kirjaako ja täsmäyttääkö Briox tapahtuman automaattisesti, vai jätetäänkö se manuaalisesti tarkistettavaksi?
Molemmat tasot voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä toisistaan riippumatta, jolloin voit valita työnkulkuusi sopivan automaatiotason.
Lue lisää automaattisesta täsmäytyksestä maksujen osalta tositteisiin ja luonnoksiin sekä täsmäytyksestä tapahtumien ja tiliöintimallien välillä.
Näkymässä Pankki → Täsmäytä tilitapahtumat Briox näyttää löytämänsä vastaavuudet ja värikoodaa jokaisen niistä:
🟢 Vihreä: Täydellinen vastaavuus — summa ja viite täsmäävät täydellisesti. Turvallista käsitellä.
🟡 Keltainen: Vastaavuus, jossa on poikkeama asetettujen toleranssirajojen sisällä — tarkista ennen käsittelyä.
Sisältö
- Aktivoi automaattiset täsmäytykset
- Aktivoi vastaavat maksut viitenumeroiden perusteella
- Aktivoi viitenumerottomien maksujen täsmääminen
- Parametrit automaattiselle täsmäyttämiselle:
- Parametrit täsmäyttämiselle ilman viitenumeroa
- Täsmäytyslistan luominen
- Automaattinen käsittely
- Käyttäjäoikeudet
-
Ota automaattinen täsmäytys käyttöön
Automaattinen täsmäytys otetaan käyttöön kohdassa Asetukset - Kirjanpito - Pankkiautomaatio. Tämän osion asetukset vaikuttavat tiliotteiden tuontiin sekä tapahtumiin, jotka näkyvät kohdassa Täsmäytä pankkitapahtumat.
Aktivoi vastaavat maksut viitenumeroiden perusteella
Automaattinen ehdotus laskujen täsmäytykselle viitenumeroiden perusteella ottaa käyttöön myynti- ja ostolaskujen sekä tilitapahtuman tuontina saapuvien maksujen täsmäytyksen viitenumeroiden avulla.
Tämä asetus on oletuksena päällä uusissa tileissä.
Jos käsittelet saapuvia viitemaksuja, ne täsmäytetään aina automaattisesti tuonnin yhteydessä.
Työnkulun automatisoimiseksi voit lisäksi sallia Brioxin:
- Käsitellä muistutusmaksujen aiheuttamat poikkeamat automaattisesti.
- Luoda sääntöjä, joiden avulla Briox huolehtii poikkeamista automaattisesti laskujen ja pankkitapahtumien täsmäytyksessä.
Aktivoi viitenumerottomien maksujen täsmääminen
Pankkitapahtumat, jotka saapuvat ilman viitenumeroa, jätetään normaalisti käsiteltäväksi manuaalisesti. Jos haluat, että Briox yrittää täsmätä myös ne, ota tämä ominaisuus käyttöön. Se toimii viitenumerolla tapahtuvan täsmäytyksen rinnalla, ei sen korvikkeena.
Parametrit automaattiseen täsmäyttämiseen viitenumeroisille maksuille:
Viitenumeroiset maksut täsmätään, kun: Ostomaksuissa: Viitenumero ja IBAN-tilinumero täsmäävät täydellisesti.
🟢 Vihreä, jos myös summa täsmää täydellisesti (täysi maksu).
🟡 Keltainen, jos summassa on poikkeama (osamaksu).
Myyntisuorituksissa: Viitenumero täsmää täydellisesti.
🟢 Vihreä, jos myös summa täsmää täydellisesti (täysi maksu).
🟡 Keltainen, jos summassa on poikkeama (osamaksu).
Jos useammalla laskulla on sama viitenumero, Briox tarkistaa ensin summan (jonka on täsmättävä tarkasti) ja sen jälkeen päivämäärän, jotta laskut täsmätään oikeassa järjestyksessä. Nämä vastaavuudet merkitään keltaisella.
Automaattinen täsmäytys laskuille ilman viitenumeroa
Kun täsmäytys tehdään laskuille, joilla ei ole viitenumeroa, järjestelmä suorittaa seuraavat taustatarkistukset, jotta täsmäytys olisi mahdollinen:
Parametrit täsmäyttämiselle ilman viitenumeroa
Jos haluat, että myös viitenumerottomat maksut täsmätään, niin aktivoi toiminto ja syötä täsmäyttämisparametrit pika-asetuksissa, mitkä ilmestyvät kun aktivoit tapahtumien automaattisen täsmäyttämisen.
Täsmäytysparametrit ovat:
- Laskunumero ja/tai
- Asiakkaan / Toimittajan nimi
- Päivämäärä (suurin sallittu poikkeama päivissä, enintään 90)
- Summa (suurin sallittu poikkeama perusvaluutassa — hyödyllinen esimerkiksi muistutusmaksuja varten)
Katso alta.
Automaattiset taustatarkistukset, jotka ovat aina voimassa, kun täsmäytetään ilman viitenumeroa:
Summan etumerkki. Tapahtuman on oltava positiivinen täsmätäkseen myyntilaskuun ja negatiivinen täsmätäkseen ostolaskuun.
IBAN-tilinumero. Briox vertaa IBAN-numeroa toimittajarekisteriin, aivan kuten viitenumerolla tapahtuvan täsmäytyksen yhteydessä.
Nimen perusteella tapahtuvan täsmäytyksen tulos:
🟢 Kaikki kolme ehtoa täyttyvät ilman poikkeamia → täydellinen vastaavuus
🟡 Yksikin, kaksi tai kaikki kolme ehtoa ovat sallitun toleranssin rajoissa → poikkeava vastaavuus
-
❌ Mikä tahansa ehdoista jää täyttymättä → ei vastaavuutta
Asiakkaan / toimittajan nimi
Asiakkaan nimi katsotaan vastaavaksi riippumatta kirjainkoosta (suuret ja pienet kirjaimet) tai nimen perässä olevista yhtiömuodon lyhenteistä (kuten Ab, Oy, Ay, Oyj, Ky, osk ja Tmi tai T:mi).
Esimerkiksi:
Miten esiintyy Brioxissa -> Miten esiintyy maksussa
The book store Oy -> THE BOOK STORE
The book store Oy ->The book store
The book store Oy ->The Book Store
The book store Oy ->The book Store Oy
The book store Oy ->The book store AB
The book store Oy ->AB the book store Oy
Asiakkaan nimi EI täsmää jos esimerkiksi:
- TheBookstore -> Ei vastaavuutta (sanat kirjoitettu yhteen)
- Book Store Oy -> Ei vastaavuutta, koska sana nimestä puuttuu (puuttuu “the”).
- The Bok store -> Ei vastaavuutta kirjoitusvirheen vuoksi
Päivämäärä / päivien eroavaisuus
Määritä päivämääräkenttään suurin sallittu eroavaisuus Brioxissa tehdyn laskun ja pankista tulleen maksutiedon päivämäärien välillä. Suurin mahdollinen ero on 90 päivää.
Määrä - + / -
Syötä summa, mikä on suurin sallittu ero laskun ja maksun välillä - normaalissa valuutassasi (EUR/GBP). Tämä summa voi olla esimerkiksi perittävän muistutusmaksun suuruinen, tai jonkin muun yleisesti esiintyvän eroavaisuutta aiheuttavan erän suuruinen määrä.
Valuuttaa ei oteta huomioon, sillä valuuttamaksuja ei vielä hallita pankkitoiminnon kautta.
Täsmäytyslistan luominen:
Kun asiakkaan nimi poikkeaa ja täsmäytys tehdään manuaalisesti. Käyttäjälle esitetään kysymys, haluaako hän tallentaa täsmäytyksen. Jos vastaat kyllä, ohjelma muistaa täsmäytyksen ja kohdistaa sen automaattisesti seuraavalla kerralla.
Kun täsmäytys on luotu, se sijoitetaan automaattisesti Asiakkaan / Toimittajan nimien täsmäytyssääntöihin päänäkymän Pankki – Tuo pankkitiliotteet -osion Automaattiset täsmäytykset -listalle (katso yllä).
Tästä taulukosta käyttäjä voi:
- Saada yleiskuvan kaikista käytössä olevista täsmäytyksistä
- Näyttää, kuka on luonut täsmäytykset
- Poistaa täsmäytyksen
Automaattinen käsittely
Kun pankkitapahtumalle on löytynyt vastaavuus, Briox voi myös viimeistellä työn puolestasi – eli kirjata tositteen ja täsmäyttää sen – ilman että sinun tarvitsee erikseen klikata "Käsittele". Tätä ohjataan kolmella itsenäisellä asetuksella, jotka ovat oletuksena pois päältä uusilla tileillä. Voit ottaa niitä käyttöön yksitellen juuri sellaisena yhdistelmänä, joka sopii parhaiten omaan työnkulkuusi.
Käsittele täsmätyt pankkitositteet automaattisesti – kun pankkitapahtuma täsmää olemassa olevaan tositteeseen ja summa on täsmälleen sama, Briox käsittelee ja täsmäyttää tositteen automaattisesti.
Kirjaa täsmätyt tositeluonnokset automaattisesti – kun pankkitapahtuma täsmää tositeluonnokseen ja summa on täsmälleen sama, Briox kirjaa luonnoksen valmiiksi tositteeksi ja täsmäyttää sen. Liitetyt asiakirjat siirtyvät mukana.
Kirjaa täsmätyt tiliöintimallit automaattisesti – kun pankkitapahtuma täsmää tiliöintimalliin ja summa on täsmälleen sama, Briox luo mallin pohjalta tositteen ja täsmäyttää sen.
Tärkeää: Automaattinen käsittely käynnistyy vain silloin, kun summat täsmäävät täydellisesti (listassa vihreällä merkityt tapahtumat). Jos summassa on poikkeama, tapahtuma jätetään aina sinun tarkistettavaksesi – katso kohta Eroavaisuuksien korostaminen alta.
Käyttäjäoikeudet
Mahdollisuutta aktivoida automaattinen täsmäytys, sekä tapahtuminen täsmäämisen manuaalisten asetusten muokkaamista hallinnoidaan seuraavilla käyttäjäoikeuksilla, mitkä tulee olla valittuna paikassa Lisenssit & käyttäjät - Oikeudet kirjanpito:
Osiosta Pankki -> Käsittele pankkitoimintoja
Osiosta Ostolaskut -> Maksun rekisteröinti ja kirjanpito
Työnkulkukaavio
Täsmäytyksiä voidaan luoda myös tiliöintimallien perusteella.