Kom igång med Assistenten

Arbetsflöde

Inställningar

Steg 1: Användarrättigheter och moduler

Om du är administratör:

• Ge dig själv eller dina kollegor användarrättigheter till assistenten under Inställningar -  Användare & Licenser. 
• Observera att assistenten är en tilläggsmodul till Klienthanteraren och du kommer endast se Assistent-användarrättigheterna om du har en Klienthanterar-licens.
• Om du ska använda tidsredovisning i assistenten, kom ihåg att ge dig en tidsmodul och motsvarande användarrättigheter - om dina kollegor eller anställda bara ska rapportera tid via assistenten, kommer de inte att behöva behörighet för tid. 

Steg 2:  Klienter och artiklar

Inställningarna blir lättare om du redan har: 

• Dina kunder i din Klienthanterare  - Du kan lägga in kunder direkt i assistenten: Lägg till Klient 
  
• Dina artiklar med priser som representerar det arbete du utför för dina kunder och du vill fakturera dem. Läs mer under Lägg till artiklar i ditt register och fakturera tid.
• Se Film: Komma igång med din assistent (kommer snart)
  

Inställningar i Assistenten

Steg 1: Skapa din mall (er)

Assistenten är baserad på uppdragsmallar som kopplas till dina kunder för att skapa aktiviteter som genererar de uppgifter som fyller din assistent. Läs mer om assistentens koncept och struktur.

• Klicka på assistenten i vänstermenyn:
• Om du inte har några klienter klickar du på Lägg till Klient
• annars klickar du på Lägg till mall. Detta tar dig till registret - Assistant Uppdrag, där du skapar din första mall: Klicka på Lägg till mall (igen) ge din mall ett namn och en beskrivning.
• Redigera befintliga aktiviteter genom att klicka på namnet eller pennan.
• Avmarkera rutorna för att inaktivera aktiviteter som inte ska ingå i din mall.
• Skapa aktiviteter under de olika aktivitetsgrupperna i din mall Genom att klicka på Lägg till ny aktivitet.
• Idagsläget går det redigera standardinställningarna för de aktiviteter du skapar. Detaljerna kan redigeras när mallen är kopplad till kunden. Det gäller: Första förfallodatum, slutdatum, klient email.
• Se till att din mall är aktiv.

Obs! De ändringar du gör sparas automatiskt så oroa dig inte om att du blir avbruten i ditt arbete, du kan alltid hämta upp där du slutade.

Steg 2: Koppla din mall till din klient

• Gå till Register: Assistant Uppdrag och klicka på Add assignment framför den kund du vill lägga till skapa ett uppdrag för.

• När du kopplar uppdraget till kunden kan du masshantera vilken/ vilka konsult (er) som ska arbeta med kundens uppdrag.

• I nästa steg måste du anpassa inställningarna för aktiviteterna för den specifika kunden om det behövs.

•  Det vill säga alla inställningar som inte kan fördefinieras på mallnivå:

• Slutdatum (om det behövs - lämnas tom som standard)

• Första leveransdatum (standarddatum är idag)

• Kundens e-post hämtas från det som är registrerat på företaget.

• Slutligen, för att fylla assistenten måste du aktivera uppdraget. Klicka så knapp blir grön.

Aktivering av uppdraget för kunden kommer att fylla assistenten med kundens uppdrag och skapa aktiviteter för de närmaste 12 månaderna.

Om aktiviteterna är kopplade till tiden kommer uppdrag och aktiviteter automatiskt att skapas så att du kan rapportera tid direkt från assistenten.

Nu kan du gå till bokföringsassistenten. Klicka på assistenten i huvudmenyn. Du kommer att se din första rad med aktiviteter, med de olika prioriterade statuserna för dagen! Nu kan du komma igång och arbeta med assistenten.

Dela arbete med en kollega 

Om du har användarbehörighet som gör att du kan dela på uppgifter kan du lägga till en kollega till en aktivitet eller en uppgift som backup. Din kollega måste ha rätt att logga in på det specifika kundkontot för att kunna logga in och arbeta med kunden.

1. Användarbehörighet under Inställningar Användare & Licenser: Dela uppgift
2. Konsulten måste ha tillgång till den specifika kunden från Klienthanteraren.

Behöver du göra ändringar?

Inga problem. Du kan göra ändringar både på dina mallar och på de aktiviteter och uppgifter som är skapade.

Om du avaktiverar uppdraget för kunden kommer du att ta bort uppdraget från assistenten inklusive alla aktiviteter som skapades under de kommande 12 månaderna.

Om dina aktiviteter är kopplade till tid kommer de att vara låsta så att det inte går att rapportera på dem av misstag. Ett uppdrag kan alltid aktiveras igen.

Så länge som ingen tid har rapporterats på ett uppdrag kan det raderas. Om tid har rapporterats kan den endast avaktiveras.