Matcha banktransaktioner till fakturor

Under Bank - Behandla Transaktioner, Briox matchar endast transaktioner som är 100% säkra (markerade med grönt). Vi kommer även att föreslå möjliga matchningar (markerade med gult) så att användaren kan verifiera och ändra på dem innan de godkänner matchningarna, det vill säga delbetalningar till exempel.

Färgkoden är följande i listan, 

• Full matchning (grön)
• Ofullständig matchning (gul)

Vi har även en snabbinställning där användaren kan ange matchande parametrar om referensnummer saknas. Vi erbjuder också möjligheten att skapa en lista med matchande namn för de fall där namnet på det fakturerade företaget skiljer sig från namnet som visas på betalningen.

Innehåll

• Aktiviera automatisk matchning
• Aktivera automatisk matchning av transaktioner utan referensnummer
• Parameter för Automatisk matchning
• Betalningsmatchning utan referensnummer
• Namn måste matcha
  
• Användarrättigheter
• Flöde

Aktivera Automatisk matchning 

Automatisk matchning aktiveras under Bokföring - Bank - Importera kontoutdrag.

Automatisk matchning kollar ENDAST på matchning med hjälp från referensnummer.

Om denna inställning inte är ibockad: Så är ALL automatiskt matchning avstängd.

Aktivera automatisk matchning av transaktioner utan referensnummer

Om du vill aktivera möjligheten "matchning utan referensnummer" måste du göra det under Inställningar för automatisk matchning. Se nedan.

Denna aktivering påverkar ENDAST betalningar som inte har ett referensnummer och som normalt inte skulle matchas.  Funktionen "matchning enligt dina inställningar" är ett tillägg till automatisk matchning på referensnummer:

Parametrar för automatisk matchning

Betalningar med referensnummer ska matchas om och endast om:

Leverantörsbetalningar:

• Referensnummer och IBAN är en exakt matchning
• Matchningen är markerad med grönt i listan om beloppet matchar exakt -> slutbetalning
• Matchningen är markerad med gult om det finns en skillnad i beloppet -> delbetalning

Kundbetalningar:

• Referensnummer är en exakt matchning
• Matchningen är markerad med grönt i listan om beloppet matchar exakt -> slutbetalning
• Matchningen är markerad med gult om det finns en skillnad i beloppet -> delbetalning
  
  
  Om det finns flera referensnummer som är identiska för antingen kund- eller leverantörsfakturor, då:

• Kolla på summan -> Det måste också vara en exakt matchning
• Titta sedan på datumet för att kunna matcha fakturor i rätt ordning.
  Om dessa kriterier är uppfyllda är matchningen markerad i gult.

Parametrar för betalningsmatchning utan referensnummer

Om du också vill att betalningar utan referensnummer ska matchas, aktivera funktionen och fyll i dina matchande parametrar i snabbinställningen som visas när du aktiverar automatisk matchning av transaktioner.

 Parametrar gör matchningen är:

• Kund / Leverantörsnamn
• Datum / Max antal dagars skillnad
• Summa

Se nedanför.

En betalning utan referensnummer matchas endast om:

• Alla tre villkoren matchas utan avvikelser -> Grön = 100% på alla parametrar 
• Om det finns en skillnad inom ramen som anges i inställningarna, är den på en, två eller alla tre parametrar: Gul
• Om något av de tre villkoren misslyckas -> Ingen matchning.

Kund/Leverantörsnamn

Kundnamnet är en match: 

• Oavsett Stora bokstäver,
• Oavsett företagets forms i Finland: Ab, Oy, Ay, Oyj, Ky, osk and Tmi (eller T:mi)

till exampel:

I Briox har vi  -> på betalningen har vi

The book store Oy -> THE BOOK STORE
The book store Oy ->The book store
The book store Oy ->The Book Store
The book store Oy ->The book Store Oy
The book store Oy ->The book store AB
The book store Oy ->AB the book store Oy

Kundnamn är INTE en match på exampel:

• TheBookstore -> Ingen match (orden sitter ihop)
• Book Store Oy -> Ingen match (saknas “the”) eftersom ett ord saknas i namnet
• The Bok store -> Felstavat är ingen match

Datum /Max antal dagars skillnad

I datumfältet anger du max antal dagar skillnad mellan betalningsdatumet på Briox-fakturan och det från banken. Högst 90 dagar är tillåtna.

Summa - + / - 

Skriv en summa som är den maximala skillnaden mellan summan på fakturan och betalningen - i basvalutan (EUR). Till exempel kan detta vara samma summa som påminnelseavgiften debiteras av företaget eller någon form av vanlig avvikelse som finns.

Valuta ska inte beaktas eftersom valutabetalningar inte hanteras under bank ännu.

Skapa matchlistan:

När avvikande kundnamn matchas manuellt får användaren en fråga om de vill spara matchen? Om du svarar ja, kommer programmet ihåg matchen och matchar dem automatiskt nästa gång.

När en matchning har skapats placeras den automatiskt i listan Kund/Leverantör namnmatchningsregler i avsnittet Automatiska matchningar under Bank- Importera kontoutdrag. Se ovan.

Från denna tabell kan användaren:

• Få en översikt över alla matchningar som används
• Se vem som skapade matchningarna
• Radera matchningen

Användarrättigheter

Möjligheten att aktivera automatisk matchning samt aktivera och ange manuella inställningar för transaktionsmatchning regleras båda av följande användarrättigheter som måste kontrolleras under Behörighet Bokföring 

Under Bank -> Hantera bankfunktioner

Under Leverantörsfakturor -> Registrering & bokföring av betalningar

Flöde

Matchningar kan också skapas baserat på dina bankmallar.