För att tillgodose olika arbetsflöden och ge dig ökad flexibilitet när du arbetar med dina inkommande dokument och stämmer av dina bankkonton har vi separerat alternativen för automatisk matchning så att du kan välja att automatiskt matcha alla typer av dokument eller enbart fakturor till exempel.
Läs mer om automatisk matchning av betalningar med verifikationer och utkast, samt matchning av transaktioner med mallar.
Under Bank - Behandla Transaktioner, Briox matchar endast transaktioner som är 100% säkra (markerade med grönt). Vi kommer även att föreslå möjliga matchningar (markerade med gult) så att användaren kan verifiera och ändra på dem innan de godkänner matchningarna, det vill säga delbetalningar till exempel.
Färgkoden är följande i listan,
- Fullständig matchning (grön)
- Ofullständig matchning (gul)
Vi har även en snabbinställning där användaren kan ange matchande parametrar om referensnummer saknas. Vi erbjuder också möjligheten att skapa en lista med matchande namn för de fall där namnet på det fakturerade företaget skiljer sig från namnet som visas på betalningen.
Innehåll
- Aktivera automatisk matchning
- Aktivera matchning av betalningar baserat på referensnummer
- Aktivera matchning av betalningar utan referensnummer
- Parametrar för automatisk matchning av betalningar med referensnummer
- Parametrar för matchning utan referensnummer
- Skapa matchlistan
- Användarrättigheter
- Flöde
Aktivera Automatisk matchning
Automatisk matchning aktiveras under Bokföring - Bank - Importera kontoutdrag.
Dessa inställningar för automatisk matchning påverkar endast importen av kontoutdrag.
Aktivera matchning av betalningar baserat på referensnummer
Föreslå matchningar automatiskt för fakturor baserad på fakturareferens slår på matchningen av kund- och leverantörsfakturor och betalningar som importeras med kontoutdraget, med hjälp av referensnummer.
Den här inställningen är aktiverad som standard i nya konton.
Om du arbetar med inkommande referensbetalningar matchas dessa alltid automatiskt vid import.
För att ytterligare automatisera ditt arbetsflöde kan du tillåta Briox att:
- Hantera avvikelser som skapas av påminnelseavgifter automatiskt
- Skapa regler som gör att Briox automatiskt kan hantera avvikelser vid matchning av fakturor och banktransaktioner
Aktivera matchning av betalningar utan referensnummer
Om du vill aktivera möjligheten "matchning utan referensnummer" måste du göra det under Inställningar för automatisk matchning. Se nedan.
Denna aktivering påverkar ENDAST betalningar som inte har ett referensnummer och som normalt inte skulle matchas. Funktionen "matchning enligt dina inställningar" är ett tillägg till automatisk matchning på referensnummer:
Parametrar för automatisk matchning av betalningar med referensnummer
Betalningar med referensnummer ska matchas om och endast om:
Leverantörsbetalningar:
- Referensnummer och IBAN är en exakt matchning
- Matchningen är markerad med grönt i listan om beloppet matchar exakt -> slutbetalning
- Matchningen är markerad med gult om det finns en skillnad i beloppet -> delbetalning
Kundbetalningar:
-
Referensnummer är en exakt matchning
- Matchningen är markerad med grönt i listan om beloppet matchar exakt -> slutbetalning
- Matchningen är markerad med gult om det finns en skillnad i beloppet -> delbetalning
Om det finns flera referensnummer som är identiska för antingen kund- eller leverantörsfakturor, då:
- Kolla på summan -> Det måste också vara en exakt matchning
- Titta sedan på datumet för att kunna matcha fakturor i rätt ordning.
Om dessa kriterier är uppfyllda är matchningen markerad i gult.
Parametrar för matchning utan referensnummer
Om du också vill att betalningar utan referensnummer ska matchas, välj vilka parametrar som matchningarna ska göras på.
Parametrar för matchningen är:
- Fakturanummer
och/eller - Kund / Leverantörsnamn
- Datum / Max antal dagars skillnad
- Summa
Se nedanför.
När matchningar görs utan referensnummer görs även följande bakgrundskontroller för att en matchning ska vara möjlig:
Tecknet framför summan:
- Summan i transaktionen måste vara POSITIVT för att kunna matchas mot en kundfaktura.
- Summan i transaktionen måste vara NEGATIVT för att kunna matchas mot en leverantörsfaktura.
IBAN:
- På samma sätt som vid matchning av transaktioner baserat på referensnummer söker systemet alltid efter matchning på IBAN i leverantörsregistret
En namnmatchning utan referensnummer matchas endast om:
- Alla tre villkoren matchas utan avvikelser -> Grön = 100% på alla parametrar
- Om det finns en skillnad inom ramen som anges i inställningarna, är den på en, två eller alla tre parametrar: Gul
- Om något av de tre villkoren misslyckas -> Ingen matchning.
Kund/Leverantörsnamn
Kundnamnet är en match:
- Oavsett Stora bokstäver,
- Oavsett företagets forms i Finland: Ab, Oy, Ay, Oyj, Ky, osk and Tmi (eller T:mi)
till exampel:
I Briox har vi -> på betalningen har vi
The book store Oy -> THE BOOK STORE
The book store Oy ->The book store
The book store Oy ->The Book Store
The book store Oy ->The book Store Oy
The book store Oy ->The book store AB
The book store Oy ->AB the book store Oy
Kundnamn är INTE en match på exampel:
- TheBookstore -> Ingen match (orden sitter ihop)
- Book Store Oy -> Ingen match (saknas “the”) eftersom ett ord saknas i namnet
- The Bok store -> Felstavat är ingen match
Datum /Max antal dagars skillnad
I datumfältet anger du max antal dagar skillnad mellan betalningsdatumet på Briox-fakturan och det från banken. Högst 90 dagar är tillåtna.
Summa - + / -
Skriv en summa som är den maximala skillnaden mellan summan på fakturan och betalningen - i basvalutan (EUR). Till exempel kan detta vara samma summa som påminnelseavgiften debiteras av företaget eller någon form av vanlig avvikelse som finns.
Valuta ska inte beaktas eftersom valutabetalningar inte hanteras under bank ännu.
Skapa matchlistan
När avvikande kundnamn matchas manuellt får användaren en fråga om de vill spara matchen? Om du svarar ja, kommer programmet ihåg matchen och matchar dem automatiskt nästa gång.
När en matchning har skapats placeras den automatiskt i listan Kund/Leverantör namnmatchningsregler i avsnittet Automatiska matchningar under Bank- Importera kontoutdrag. Se ovan.
Från denna tabell kan användaren:
- Få en översikt över alla matchningar som används
- Se vem som skapade matchningarna
- Radera matchningen
Användarrättigheter
Möjligheten att aktivera automatisk matchning samt aktivera och ange manuella inställningar för transaktionsmatchning regleras båda av följande användarrättigheter som måste kontrolleras under Behörighet Bokföring
Under Bank -> Hantera bankfunktioner
Under Leverantörsfakturor ->
Flöde