Denna artikel riktar sig till nya redovisningsbyråer som behöver stöd för när de börjar använda programmet. Mer erfarna användare kan använda den som hjälp när en ny kund ska läggas upp.
Vi rekommenderar även att du bekantar dig med våra guider som beskriver redovisningsarbetets arbetsflöde i programmet:
- Arbetsflöde med en elektronisk kund (Kommer snart!)
- Arbetsflöde med mappkund (Kommer snart!)
INNEHÅLL
Lägga till redovisningskonsulter
Komma igång med Briox mobilapp
- Automatiseringsinställningar
- Betala leverantörsfakturor & arbetsflöde
- Aktivera löneintegration
-
Ytterligare funktioner som kan aktiveras
- Register
- Inställningar
- Starta bokföringen
- Kontoplan
- Uppgifter för jämförelseår / ingående balans
- Ladda upp väntande bokföringsunderlag
- Spara bokföring som kräver arkivering i Briox
- Starta fakturering
- Registerlistor: leverantörer, kunder och produkter
-
Inställningar för försäljningsfakturor
Förberedelser på byrånivå
Lägga till redovisningskonsulter
Om du arbetar ensam som redovisningskonsult kan du hoppa över detta avsnitt.
På byrånivå, under menyn till vänster Admin – Hantera användare, kan du kontrollera att alla kollegor har inloggning till programmet. Saknas någon i listan kan du lägga till dem via Lägg till ny användare. Se till att tilldela minst modulen Klienthanterare, så att användaren kan logga in på kunder via byrån.
Aktivera Vero Online integration
Under Inställningar – Bokföring – Vero Online integration kan du aktivera kopplingen till MinSkatt med byråns certifikat. Aktivering av integrationen sker på byrånivå, medan e-inlämning av momsrapporten på kundnivå aktiveras via alternativet Aktivera momsrapportering online och skickas vidare med byråns certifikat.
Mer information om ämnet finns här.
Aktivera löneintegration (via Palkkaus)
Om du inte kommer att använda löneintegrationen kan du hoppa över detta avsnitt.
Löneintegrationen måste först aktiveras på byrånivå innan den kan tas i bruk för kunder.
Mer information om ämnet finns här.
Skapa kund
Du skapar en ny kund under Klienthanterare – Klientöversikt (genom att klicka på Lägg till Klient).
En ny kund skapas via ett formulär i fem steg:
Företag:
Sida 1 - Företag:
- Via länken Hämta uppgifter kan du söka upp kundens företagsinformation med namn eller organisationsnummer.
-
Lägg till ett företag från mall – om du har redigerat en annan kunds kontoplan eller inställningar kan du kopiera dessa som mall för den nya kunden. Mer om mallkunder finns här.
Om du glömmer att kopiera inställningarna i detta steg kan du kontakta Briox kundsupport för att göra det i efterhand. Ange både mallkundens och den nya kundens kontonummer i ärendet.
-
Kopiera tolkningsrobot – du kan kopiera den AI-baserade tolkningsroboten från en befintlig kund, vilket påskyndar automatiseringen för den nya kunden.
Briox använder maskininlärning bland annat för att skanna kvitton via mobilappen.
Mer information om automatisering i Briox finns här.
Du kan även kopiera tolkningsroboten från en kund till en annan under Klienthanterare – Klientöversikt genom raden för den kund som ska kopieras.
Briox-paket – välj abonnemangspaket för kunden enligt ert avtal.
Betalansvar – ange om abonnemanget och tilläggstjänsterna ska faktureras till byrån eller direkt till kunden.
Sida 2 - E-faktura:
- Aktivera e-faktura - du kan antingen aktivera APIX e-fakturering direkt för den nya kunden eller göra det senare under Inställningar – E-faktura. Om du väljer att inte aktivera e-faktura i detta skede måste du avmarkera knapparna för att kunna hoppa över steget. Mer om Apix leverantörsbrev finns här.
Sida 3 - Konsulter:
- Lägg till befintlig konsult - På denna flik visas alla byråanvändare som har modulen Klienthanterare aktiverad.
- Välj alla de redovisningskonsulter som ska få tillgång till den nya kunden.
- För varje tillagd konsult väljer du en lämplig roll i rullgardinsmenyn på raden, vilket bestämmer vilka verktyg som blir tillgängliga för konsulten.
- Den valda rollen kan ändras i efterhand. Mer information om rollmallar finns här.
Sida 4 - Slutanvändare:
- Ange slutkundens inloggningsuppgifter (bl.a. namn, e-postadress och språk).
- Slutkunden tilldelas också en roll. Om du är osäker på vilken roll som är lämplig rekommenderar vi att använda den förvalda rollen.
Sida 5 - Summering:
- Innan du skapar kunden kan du välja om inbjudan ska skickas direkt eller senare.
- Om du väljer senare hittar du den väntande inbjudan under Admin – Hantera användare. Inbjudan skickas via e-post, där slutkunden skapar sitt lösenord och loggar in första gången.
- När inloggningen är bekräftad (vid första inloggning) kan kunden även använda Briox mobilapp.
Logga in som kund
När kunden har skapats kan du logga in på två sätt:
- På vänstra sidan av Briox under Klienthanterare – Klientöversikt.
- Eller på högra sidan under Klientkonto.
Så här startar du upp en ny kund
Skapa räkenskapsår*
När du har loggat in under kundens databas klickar du uppe till höger på Skapa räkenskapsår för att skapa det första räkenskapsåret. Standard-inställningen passar för de flesta företag.
I samma vy kan du även skapa ett jämförelseår för att registrera föregående års siffror.
*Om du använde en mallkund som grund vid skapandet av kunden är räkenskapsåret redan skapat.
Kundens företagsinformation
Under Inställningar – Företagsinställningar – Företagsinformation kan du granska och komplettera kundens företagsinformation.
Här kan du också ladda upp kundens logotyp, som kommer att visas på fakturor.
Om kunden inte är momsregistrerad, avmarkera alternativet.
Bjud in slutanvändare
Om du inte bjöd in slutkunden när du skapade kunden kan du göra det i efterhand på kundnivå under Admin – Hantera användare. Där hittar du den väntande inbjudan, som du kan skicka genom att klicka på pilen på raden.
Vid behov kan du även lägga till en helt ny användare genom att klicka på Lägg till ny användare. Vi rekommenderar att använda Briox standardroll, men om du vill kan du skapa en egen roll på byrånivå under Admin – Roller.
När inbjudan skickas får användaren ett e-postmeddelande där hen kan skapa sitt lösenord och logga in i programmet för första gången.
Kom igång med Briox mobilapp
Vi rekommenderar starkt att din kund använder Briox mobilapp. Med appen kan kunden bland annat:
Skapa och skicka fakturor
Skanna kvitton som väntar på bokföring i programmet
Betala leverantörsfakturor (mobilbetalningar fungerar via Open Banking-integrationen)
När kunden har sina inloggningsuppgifter kan hen även logga in i mobilappen med samma konto. Appen finns att ladda ner i både Google Play och App Store under namnet Briox.
Användningen av mobilappen ingår i paketets pris.
Aktivering av bankkoppling
Briox stöder två olika typer av bankkopplingar: Open Banking och Web Service (WS). Av dessa två rekommenderar vi i första hand Open Banking-anslutningen. De viktigaste fördelarna jämfört med WS-kanalen är:
Möjlighet att koppla både företagskonton och privata konton
Snabbare aktivering
Aktiveringen kan göras i mobilappen
Stöd för betalning av leverantörsfakturor i Briox mobilapp
Kontoutdrag hämtas oftare till programmet
Realtidsåterkoppling i samband med betalning
Lägre totalkostnad för kunden
Open Banking-anslutningen aktiveras av kontoinnehavaren. Om du vill ta den i bruk tillsammans med kunden kan du be kunden aktivera kopplingen via Briox mobilapp. När kunden har aktiverat anslutningen hittar du det skapade betalningssättet under Inställningar – Bokföring – Bank och betalningar.
När anslutningen är aktiverad kommer de första kontoutdragen in i programmet samma dag inom några timmar, och ni kan börja betala leverantörsfakturor i programmet.
Web Service (WS)-anslutningen aktiveras via banken med en särskild blankett för Briox WS-kanal. Om ni vill ta denna anslutning i bruk skickar du följande uppgifter till Briox support (tuki@briox.fi): kundens namn, IBAN och bankens namn. Uppgifterna läggs in för att möjliggöra aktivering, och du får i svar en bankspecifik blankett som ska fyllas i och skickas till banken.
När du har fått svar från supporten kan du skapa ett betalningssätt för WS-kanalen med online-betalningsrutin i bokföringsinställningarna. Betalkanalen träder i kraft när banken har aktiverat tjänsten, och det första kontoutdraget kommer in enligt bankens tidsplan.
Aktivering av e-fakturering
Om e-fakturering inte aktiverades när kunden skapades kan du göra det i efterhand på kundnivå under Inställningar – Bokföring – E-faktura.
I Briox fungerar Apix som e-fakturaoperatör.
En kopia av Apix leverantörsbrevsmall finns tillgänglig.
Automationsinställningar
Under Inställningar – Bokföring – Automation kan du automatisera:
Bokföring av in- och utbetalningar från kontoutdraget
Programmet bokför automatiskt betalningar på kontoutdraget som exakt motsvarar registrerade fakturor i programmet.
Detta gör att kunden snabbt ser vilka fakturor som är betalda, eftersom fakturans status uppdateras till betald i samband med bokföringen.
Bokföring av inkommande leverantörsfakturor
Programmet kan automatiskt lägga till leverantörsfakturor i bokföringen när de tas emot elektroniskt, via e-post eller skannas in via mobilappen och uppnår fullständig matchning.
Registrering av nya leverantörer
När en e-faktura tas emot från en ny leverantör kan programmet automatiskt skapa leverantören i registret och spara leverantörsfakturan.
En faktura som endast har sparats (inte bokförts) finns i listan över leverantörsfakturor som ej tillagd i bokföringen.
Kunden kan betala en sådan sparad faktura på egen hand (se nästa avsnitt), och du kan hantera konteringen senare.
Vi REKOMMENDERAR i första hand att alla leverantörsfakturor tas emot som e-fakturor, eftersom programmet då kan bokföra eller åtminstone spara dem automatiskt i leverantörsfakturalistan. E-fakturor blir snabbast synliga för kunden.
Om full automation inte kan användas kan du:
Ange ett maxbelopp för automatiskt behandlade fakturor (fakturor över gränsen hanteras manuellt)
Markera specifika leverantörer för manuell hantering (deras fakturor behandlas alltid manuellt)
Betalning av leverantörsfakturor & arbetsflöde
Betalning av leverantörsfakturor är möjlig efter att den elektroniska bankkopplingen har aktiverats. Under Inställningar – Bokföring – Attest/ Betalförslag kan ni definiera arbetsflödet mellan dig och kunden.
Vi REKOMMENDERAR minst nivån Tillåt betalning och betalattest innan du bokför. Detta gör det möjligt för kunden att betala en leverantörsfaktura som endast är sparad (inte bokförd).
Om denna nivå inte används måste fakturorna först bokföras innan de syns för kunden som betalbara, vilket ökar behovet av ditt arbete i kundens miljö.
För de flesta företagskunder rekommenderas inga andra attestnivåer. Dessa används främst för föreningskunder, men kan vid behov aktiveras för andra.
Ytterligare attestnivåer kan ställas in under Admin – Hantera användare, där användarrättigheter definieras per användare.
Aktivering av löneintegration
Om löneintegrationen inte ska användas kan detta avsnitt hoppas över.
Integrationen aktiveras på kundnivå via Lönehanterare i vänstermenyn. När kunden har undertecknat fullmakten är tjänsten tillgänglig och kunden syns i byråns kundlista under Löneadministration.
Mer information finns i artikeln: Steg 2: Aktivera kundernas löneutbetalning.
Aktivering av tilläggsfunktioner
Alla funktioner är inte aktiverade som standard, men kan aktiveras per kund i register-, bokförings- eller faktureringsinställningarna.
De tilläggsfunktioner som nämns medför inga extra kostnader.
Register
Valutor – Om kundens fakturor hanteras i andra valutor än euro kan dessa aktiveras under Register – Valuta.
Kostnadsställen – Skapas under Register – Kostnadsställe.
Projektuppföljning – Aktiveras först under Inställningar – Bokföring – Projekt och projekt skapas sedan under Register – Projekt.
Inställningar
Följande funktioner aktiveras under Inställningar – Bokföring eller Inställningar – Fakturering:
Periodiseringar – Möjliggör periodisering av kundens leverantörs- och kundfakturor samt kvitton
Avtalsfakturering – Automatiserar skapandet av återkommande fakturor
Påminnelser – Skickar betalningspåminnelser för förfallna kundfakturor
Påbörja bokföringen
Kontoplan
När räkenskapsåret öppnas aktiveras kontoplanen. Den redigerbara versionen finns under Register – Kontoplan. Där kan du skapa kundspecifika konton eller ändra kontonamn vid behov.
Jämförelseår / ingående saldon
När ett jämförelseår har skapats kan balans- och resultaträkning registreras via manuell verifikation. Om kunden övergår till programmet mitt under räkenskapsåret kan ingående saldon registreras på samma sätt.
Ladda upp väntande bokföringsmaterial
Under Inkommande dokument kan du massimportera kundens verifikatbilagor. AI skannar dokumenten och du kan därefter föra in dem i bokföringen som kvitton eller leverantörsfakturor.
Arkivering av bokföringsmaterial
Om du inte vill lagra kundens tidigare bokföring i Briox kan detta avsnitt hoppas över.
Under Arkivplats – Arkivplats kan du skapa mappar för äldre bokföringsmaterial. Där kan du lagra t.ex. PDF-, Word-, Excel- och bildfiler.
Påbörja fakturering
Registerlistor: leverantörer, kunder och produkter
Kunder och produkter kan läggas till vid skapande av ny kundfaktura (i mobilappen eller webbläsaren).
Nya leverantörer kan skapas automatiskt via inkommande e-fakturor om automationen är aktiverad, eller manuellt i samband med registrering av en ny leverantörsfaktura.
Befintliga registerlistor kan importeras via Importer i vänstermenyn. Format som stöds är CSV, TSV och TXT.
Varje kolumn i filen får endast innehålla en typ av uppgift. Första raden kan innehålla rubriker, övriga rader endast data. Ta bort tomma eller extra rader före import.
Om importen misslyckas kan en kopia av filen skickas till Briox support för granskning.
Som bokförare kan du även kontrollera att bokföringsstyrningar är korrekt inställda för kunder, produkter och leverantörer.
Inställningar för kundfakturor
Under Inställningar – Fakturering finns flera avsnitt för att anpassa arbetet med kundfakturor enligt kundens behov. Vi rekommenderar särskilt att se över:
Nummerserier – Standard är att numreringen börjar från 1, men kan ändras
-
Dokumenttexter – Fördefinierade texter för fakturor och påminnelser
-
E-postdokument – Mall för e-postmeddelanden som skickas från programmet samt avsändaruppgifter
Betalningsvillkor, leveransvillkor, leveranssätt – Egna villkor kan skapas vid behov
Utskriftsmallar – Egna mallar för fakturor och påminnelser kan skapas
Avrundning – Om fler än två decimaler behövs i faktureringen kan detta justeras här