I den här artikeln beskrivs hur bokföringsarbetet i programmet går till när du arbetar med en kund som har ett enkelt elektroniskt arbetssätt. 

Om du är ny användare rekommenderar vi att du först bekantar dig med startguiden innan du börjar arbeta.

Guiden utgår från en kund där:

• Leverantörs- och kundfakturor hanteras i Briox

• Kontoutdraget levereras elektroniskt till programmet

Innehåll

• KOSTNADER

  • Inkommande dokument – lista

  • Granskning av listan

  • Betalning av leverantörsfakturor

• FÖRSÄLJNING

  • Granskning av listan

  • Skapande av kundfakturor

• BOKFÖRING AV KONTOUTDRAG

  • Matchning av fakturabetalningar

  • Matchning av verifikat och banktransaktioner

  • Konteringsmallar

  • Manuell kontering

  • Slutförande och masshantering

• MOMSDEKLARATION

  • Filtrering och granskning

  • Skicka in

  • Betalning

KOSTNADER

För bokföraren är det enklast att hantera kostnader via listan Inkommande dokument. Där samlas alla leverantörsfakturor som ännu inte bokförts samt de kvitton som kunden har skickat in.

Programmet kan automatiskt bokföra inkommande fakturor eller spara dem i leverantörfakturalistan när relevanta automatiserings inställningar är aktiverade.

Inkommande dokument – lista

Här visas alla obehandlade verifikat som kommit in i systemet och som ännu inte har bokförts. När listan är tom är denna del klar och du kan gå vidare till leverantörsfakturorna.

Kunden kan skicka in sina kvitton direkt till programmet via Briox mobil applikationen genom att använda skanningsfunktionen. Om kunden ännu inte använder applikationen är det starkt rekommenderat att ta den i bruk, eftersom den ingår i paketpriset.

Har du kundens verifikat sparade på din dator kan du ladda upp dem via den ljusblå menyraden högst upp på sidan.

Alla dokument som skickas in till programmet analyseras med hjälp av AI vid ankomst, och tolkningen används sedan i avsnittet Inkommande dokument.

Listan kan filtreras enligt tre kriterier:

• Dokumenttyp – Alla, Kvitto, Leverantörsfaktura

• Period – Start- och/eller slutdatum för den period som ska visas

• Status – Anger hur fullständig den automatiska tolkningen är. Dokument med fullständig tolkning kan bokföras direkt, medan övriga behöver kompletteras manuellt.

Filtrering är inte obligatorisk, men om du exempelvis bokför december 2025 kan du filtrera så här:

• Dokumenttyp: Alla

• Period: Start = tom, Slut = 31.12.2025

• Status: Alla

Då får du fram samtliga obehandlade verifikat för perioden, som du kan bokföra direkt från listan (om den föreslagna konteringen är korrekt) eller öppna och hantera enskilt via bokförings- eller leverantörsfaktura verktyget.

Du hittar mer detaljerade anvisningar om inkommande  dokument listan här.

När listan är tom kan du gå vidare och kontrollera att alla leverantörsfakturor är bokförda.

Granskning av leverantörsfakturor

Alla leverantörsfakturor överförs inte automatiskt till bokföringen från Inkomna dokument. Vissa kan endast sparas i leverantörsfaktura listan och får då statusen Ej tillagd i bokföringen.

Under Inköp – Leverantörsfakturor kan du filtrera på denna status samt på periodens slutdatum för att säkerställa att alla fakturor har bokförts.

Om obokförda fakturor finns kan du antingen:

• markera dem och bokföra flera samtidigt

• eller öppna en enskild faktura, justera konteringen vid behov och därefter bokföra den.

*En faktura kan vara obokförd av två skäl:

1. Den automatiska tolkningen var endast delvis korrekt och fakturan sparades därför utan att bokföras.

2. Slutanvändaren har själv registrerat en ny faktura och endast sparat den.

Betalning av leverantörsfakturor

Det är i regel kontoinnehavaren som genomför betalningarna. Betalning kan ske via:

• Open Banking (webbversion och mobilapp)

• Web Service (webbversionen)

Mobilapplikationen ingår i paketet och kunden använder samma inloggningsuppgifter som i webbversionen. Det är därför rekommenderat att kunden installerar applikationen om den inte redan används.

Efter att betalningen skickats får fakturan status Betalning pågår tills betalningen bokförs, varefter den får status Slutbetald.

Innan du går vidare till bankavstämningen är det bra att även kontrollera kundfakturorna.

FÖRSÄLJNING

Normalt bokförs kundfakturor automatiskt när de skickas. Du bör ändå kontrollera i faktura listan att samtliga fakturor är bokförda innan du fortsätter med kontoutdraget och momsrapporten.

Kunden kan skapa och skicka kundfakturor via mobilapplikationen eller webbversionen.

Granskning

Under Fakturering – Kundfakturor kan du filtrera på status Ej bokförd samt periodens slutdatum.

Om det finns obokförda fakturor kan du antingen bokföra flera samtidigt eller öppna och bokföra dem enskilt.

Som standard är kommandot för att skicka faktura och bokföra den kombinerat, men via rullgardinsmenyn kan du välja endast Lägg till i bokföringen.

När en betalning registreras på fakturan får den status Slutbetald.

BOKFÖRING AV KONTOUTDRAG

Banktransaktioner hanteras under Bank – Behandla transaktioner. Välj först betalningsmetod i vänsterkanten och därefter vad transaktionerna ska matchas mot via rullgardinsmenyn till höger.

Automatiskt matchade transaktioner visas längst ned på sidan. Genom att klicka på en rad kan du granska, justera eller ta bort matchningen.

Innan du börjar bör du säkerställa att:

• BANKKOPLLINGEN ÄR AKTIVERAD

• Open Banking:

  • Kunden kan aktivera kopplingen via mobilapplikationen (rekommenderas)

  • Eller i webbversionen

• Web Service

  • Aktiverings instruktioner

• Automatiseringsinställningarna är korrekt konfigurerade.

Du hittar alla anvisningar gällande bank funktionerna här.

Matchning av fakturabetalningar

Betalningar kan automatiskt matchas mot fakturor som är registrerade i programmet genom att använda det elektroniska kontoutdraget i bankverktyget.

När relevanta automatiseringsnivåer är aktiverade bokför programmet automatiskt betalningar som helt motsvarar fakturorna. I samband med att betalningen bokförs uppdateras fakturans status i reskontran. Därför rekommenderas det starkt att använda full automatisering.

Om man i stället använder automatisk matchning av kontoutdraget utan full automatisering, matchar programmet fakturor och betalningar med varandra, men de väntar fortfarande på bokförarens slutliga godkännande. Automatiskt matchade men ännu inte bokförda betalningar visas längst ner på sidan i avsnittet Matchade händelser.

Om alla betalningar inte kan matchas automatiskt kan du även matcha dem manuellt genom att dra rätt betalning och faktura mot varandra. På höger sida av sidan kan du välja att visa antingen kund- eller leverantörsfakturor. Du kan dra betalningen från vänster sida och släppa den på fakturan för att skapa matchningen.

Alternativt kan du dra fakturan till betalningen. När matchningen är korrekt flyttas den till listan Matchade händelser längst ner på sidan.

Manuell matchning fungerar på samma sätt för både leverantörs- och kundfakturor.

Matchning av verifikat och bankhändelser

Via sektionen Inkommande dokument kan du bokföra de kvitton som kunden har skickat in. I bankverktyget kan du sedan skapa en koppling mellan den redan bokförda verifikationen och motsvarande transaktion på kontoutdraget.

För att detta ska vara möjligt går du till Inställningar – Bokföring – Verifikationsserier och markerar i kolumnen Bank de verifikattyper som används för kundens kvitton.

Programmet kopplar automatiskt ihop matchande verifikat och banktransaktioner. Om allt inte matchas automatiskt kan du även göra kopplingen manuellt. Välj först verifikattyp i panelen till höger på sidan. Därefter kan du dra banktransaktionen till verifikatet (eller dra verifikatet till banktransaktionen).

De verifikat och banktransaktioner som har kopplats ihop visas i avsnittet Matchade händelser, under listan Verifikat, med hänvisningen Koppla bankhändelse till verifikat.

När du slutligen behandlar alla händelser skapar programmet ingen ny bokföringspost för dessa matchningar, utan endast en koppling mellan banktransaktionen och verifikatet.

Konteringsmallar

Återkommande banktransaktioner utan kopplat verifikat kan automatiseras med hjälp av konteringsmallar.

Aktivera relevanta mallar under Inställningar – Bokföring – Konteringsmallar genom att markera dem i kolumnen Bank.

När en återkommande transaktion visas första gången kan du dra den till lämplig konteringsmall.

Programmet erbjuder då möjlighet att skapa en regel för framtida automatisk matchning.

Regeln kan baseras på:

• Referensnummer/meddelande

• Beskrivning (motpart)

• Datum

• Belopp

Av dessa måste minst ett kriterium användas. För datum och belopp kan avvikelse tillåtas.

I meddelandefältet kan du använda delar av text genom att omge dem med asterisker (*). Exempelvis kan ett standardord som banken använder för avgifter anges mellan asterisker, medan den varierande delen lämnas tom.

När du klickar på OK sparas regeln. Vid framtida matchningar kommer programmet automatiskt att använda konteringsmallen.

Transaktioner som matchats med konteringsmall visas i Matchade transaktioner med hänvisning till mallens namn.

Manuell kontering

Om en bankhändelse inte kan matchas kan du dra den till fältet Skapa nytt verifikat och kontera den manuellt i bokföringsvyn.

Därefter öppnas bokföringsverktygets konteringsvy, där du kan göra en lämplig kontering för banktransaktionen.

Manuellt behandlade banktransaktioner visas i listan Verifikat under avsnittet Matchade transaktioner, med hänvisningen Manuell kontering.

Slutförande och masshantering

När det inte finns några fler transaktioner under den valda betalningsmetoden i Bank – Bearbeta transaktioner är alla transaktioner matchade.

Alla matchade transaktioner hittar du längst ner på sidan i avsnittet Matchade transaktioner. Du kan bearbeta alla transaktioner i listan samtidigt med kommandot Hantera alla som finns längst ner på sidan.

Detta kommando bokför:

• Betalningar som har matchats mot fakturor i bankverktyget (som fortfarande visas i avsnittet Matchade transaktioner)

• Banktransaktioner som har behandlats med konteringsmallar

• Banktransaktioner som har hanterats manuellt

Om ett verifikat som redan är bokfört matchas mot en banktransaktion, skapar Hantera alla-kommandot ingen ny bokföringspost utan endast en koppling mellan verifikatet och banktransaktionen.

När avsnittet Matchade transaktioner är tomt är du klar med konteringen av kontoutdraget.

MOMSDEKLARATION

Momsrapporten skapas och skickas under Rapporter – Momsrapport. Alla bokningar på momskonton inkluderas automatiskt. Du väljer period, granskar uppgifterna och skickar sedan deklarationen vidare.

Denna instruktion innehåller en omfattande beskrivning av hur man hanterar momsrapporten i Briox.

Filtrering och granskning

När du öppnar Momsrapport-verktyget väljer du först den period som du vill skapa rapporten för. Programmet visar som standard en enkel version med totalsummor per momskod.

Om du vill kan du granska rapporten mer i detalj genom att välja den detaljerade versionen, där du kan visa uppgifter per momskonto.

Skicka in

När uppgifterna är kontrollerade kan du skicka deklarationen elektroniskt till Skatteverket via Omavero. Första gången behöver du aktivera funktionen för elektronisk momsrapportering. Därefter hittar du längst ner på sidan kommandot Skicka rapport elektroniskt. Den elektroniska deklarationen skickas med redovisningsbyråns certifikat.

Alternativt kan du skapa en fil om elektronisk inlämning inte används för kunden.

Efter att rapporten skickats eller skapats kan du bokföra verifikationen.

Betalning

Det finns ingen direkt betalningsfunktion för moms. I stället kan Skatteverket registreras som leverantör (kom ihåg att ange IBAN och BIC).

Därefter kan du skapa en leverantörsfaktura för momsskulden, som kunden betalar på samma sätt som andra fakturor.