Behandla transaktioner

Strukturen av vyn för behandlade transaktioner

När filen är uppladdad eller transaktioner automatiskt har hämtats online, så flyttas du till vyn Behandla transaktioner. Stegen nedan är identiska som för Banktjänster Online.

Denna vy är indelad i flera sektioner:

• Vyn är nu delad i två ihopfällbara sektioner:
• Obehandlade transaktioner längst upp på sidan. Dessa transaktioner har Briox inte kunnat matcha automatiskt.
• Avstämda transaktioner längst ner på sidan. Här finner du de transaktioner som automatiskt har blivit matchade med respektive betalning.
• Till vänster finns de transaktioner som finns i den/de fil(er) som du laddat upp från banken. Detta är betalningar till och från ditt konto.
• Till höger finns de transaktioner du har registrerat i Briox. Detta är fakturor och här kan du i rullgardinsmenyn välja om du vill visa kundfakturor eller leverantörsfakturor.
  
  

Obs: Fakturorna som visas här är både bokförda och obetalda eller endast delvis betalda. Ifall funktionaliteten för attest har aktiverats kommer enbart leverantörsfakturor som har blivit attesterad för betalning att synas här.

På båda sidorna har du möjlighet att ytterligare filtrera transaktionerna för att förenkla matchningen. Du kan också filtrera per kontonummer. 

Matchande Transaktioner

När du har hittat två matchande transaktioner, t.ex. en banktransaktion som är en betalning för en leverantörsfaktura, drar du den ena och släpper den på den andra. Detta kan du göra i valfri riktning.

En modal dyker upp och här kan du:

• Välj ett eller flera avvikelskonton från menyn i rullgardinen ifall du behöver bokföra en avvikelse mellan betalningen och fakturan. Summan som visas vid avvikelser kommer sedan bokföras på det kontot när betalningsverifikationen skapas. Se exemplet nedan.
• Överbetalningar från din kund kan också hanteras här.
• Ifall du skapar en delbetalning lämnar du avvikelsekontot tomt så att mellanskillnaden finns kvar på fakturan. När fakturan behandlats visar den båda beloppen i listan: vad som återstår att betala/totalsumman. Se exemplet nedan.
•  Betaldatumet kan ändras ifall det avviker från det som är registrerat på den uppladdade transaktionen. 
• Betalningssätt blir automatiskt densamma som är länkad till det bankkonto du använder. (Ett bankkonto upprättas som en betalningsmetod under: Inställningar-Bokföring-Betalsätt)

Klicka på OK. Matchningen kommer då landa under listan för Avstämda transaktioner, längst ner på sidan. Här väntar transaktionerna på att behandlas.

Klicka på en avstämd transaktion ifall du vill öppna och kontrollera den. Här kan du redigera avvikelsekontot och betaldatum.

Obs: Om din faktura är i utländsk valuta måste betalningen av fakturan registreras manuellt. Din faktura kan inte matchas mot den transaktion som laddats upp från din bank i det här fallet. Stäm helt enkelt av transaktionen manuellt. Du kan ta bort transaktionen från listan genom att klicka på x:et i det övre högra hörnet. Se nedan.

Behandla fakturor som är med utländsk valuta

Om en betalaning dras och släpps på en faktura med utländsk valuta, kommer betalningsmodalen att erbjuda ett valutakursalternativ. Se nedan.

• Om du har aktiverat Uppdatera valutakurser automatiskt från XE (under Register - Valuta), Då väljer Briox  automatiskt valutan enligt betalningsdatumet.
  
  
• Om du ställer in din valuta manuellt hämtar Briox den valutakurs som ställts in i registret.
  
  
• Du kan också uppdatera valutan manuellt till den kurs du vill använda genom att klicka på att ändra kursen manuellt i valutakursfältet.

OBS!

• En faktura med utländsk valuta med flera betalningar kopplade till sig kan inte masshanteras eftersom olika betaldatum kräver olika valutakurser.
• En betalning med flera fakturor i valuta kan masshanteras eftersom vi sätter valutakursen enligt betalningsdatum.
• Valutadifferenser för små för att kunna bokföras, kommer att tas bort och loggas under Rapporter - Behandlinghistorik - Valutalogg. Läs mer

Vid genomförande av slutbetalningar i valuta under bank kan fakturasaldot visa sig vara 0,00 EUR men inte 0,00 i fakturavaluta. Problemet är att skillnaden är så liten att den inte kan bokföras i Euro men ändå hindrar en betalning från att genomföras.

För att systemet ska kunna markera fakturan som betalt i sin helhet måste vi ta bort denna skillnad.
Vi loggar in vad vi har tagit bort för att kunna genomföra den slutliga betalningen, på det här sättet, om det finns många små skillnader som byggs upp över tid kan kunden med hjälp av loggen lägga upp skillnaden när den blir större än 0,01 EUR, kanske årligen, kvartalsvis eller månadsvis.

Masshantering av matchning

Använd kryssrutorna till vänster om transaktionerna eller fakturorna för att markera dem samtidigt som du drar dem till andra sidan.

Obs: Området där du ska placera transaktionen på är markerat med grönt. De områden där det är möjligt att släppa transaktionen på är istället blått.

Modalen för betalning

Samma modal som innan dyker upp upp för att godkänna matchningen. Nedan ser du flera transaktioner som är matchade med en faktura.

Modalen kommer se ut på följande sätt när flera fakturor är matchade med en betalning:

Obs: Ifall du behöver lägga till ytterligare betalningar så kan du dra dessa betalningar till en matchning som finns under avstämda transaktioner (längst ner på sidan) för att lägga till det under listan som ska behandlas. Tänk på att transaktionen måste vara öppen.

Behandla listan för avstämda transaktioner

• Betalningar registreras automatiskt på fakturorna när de stäms av -rutan Registrera betalning är förmarkerad för att visa vad som pågår i bakgrunden.
• Välj ifall du vill dölja en transaktion från listan genom att klicka i rutan Dölj banktransaktion från listan.
  
• Klicka på:
  • OK för att genomföra avstämningen.
  • Ta bort ifall du vill ta bort din matchning.
  • Avbryt för att helt enkelt lämna vyn utan att göra några förändringar.

När du är nöjd med dina matchningar klickar du på Behandla alla för att med ett enda klick stämma av de transaktioner du matchat och skapa betalningsverifikationer.

Ett meddelande informerar dig om att dina matchningar har behandlats. 

Alla banktransaktioner kommer automatiskt markeras med verifikationsnummer. Dina verifikat hittar du under verifikationslistan.