Användare som har behörighet att attestera fakturor kan även attestera fakturor i Briox app!
Innehållsförteckning:
Minsta belopp som kräver attest
Separera arbetsflödena för bokförings- och betalattest
Filtrera leverantörsfakturalistan
Notifikationer för fakturor som inväntar attest
Aktivering
I Briox har du möjlighet att attestera leverantörsfakturor. Denna funktionalitet behöver aktiveras under Inställningar - Bokföring - Attest / Betalförslag:
Här kan du välja vilka attesteringsnivåer som passar ditt företag. Klicka på knappen så att den blir grön för att aktivera det önskade funktionalitet. Se nedan.
När alla attesteringsnivåer är aktiverade är arbetsflödet följande:
Bokföringsattest -> Fakturagranskning Nivå 1 -> Fakturagranskning Nivå 2 -> Betalattest
Kom ihåg att spara när du är klar.
Minsta belopp som kräver attest
Som administratör kan du nu bestämma att endast fakturor över ett visst värde behöver inkluderas i attesteringsarbetsflödet.
Ange det lägsta belopp som kräver attest under inställningarna för betalattest. Se nedan.
Detta innebär att faktura som har ett värde under det belopp som angetts i inställningen inte går igenom något av stegen i det attesteringsarbetsflöde du har ställt in, utan går direkt till betalning. Observera att beloppet måste anges i Euro.
Separera arbetsflödena för bokförings- och betalattest
En ny inställning har skapats för att du ska kunna separera arbetsflödena för bokförings- och betalattest.
Genom att aktivera den här inställningen kan du skicka fakturor via arbetsflödet för betalattest och direkt till banken, utan att fakturan behöver bokföras.
Om arbetsflödet för betalattest inte är påslagen, kan du genom att aktivera inställningen skicka fakturan till banken utan att vänta på att fakturan ska bokföras.
Obs: Fakturan måste bokföras för att betalas i Briox och stämmas av i Bank.
När inställningen är påslagen:
- En extra status för dina ej bokförda fakturor kommer att visas: Ej bokförd betalning pågår:
- Med hjälp av ett nytt filter kan du välja alla fakturor med statusen Ej bokförda betalning pågår, så att du kan återställa betalningarna eller bokföra fakturorna.
Följande rapporter visar de nya "ej bokförda" statusar:
- Inköpsorder / Leverantörsfakturalista
- Leverantörsstatistik
Du kan välja att inkludera ej bokförda fakturor i följande rapport:
Ange behörighet för attest
När funktionaliteten är aktiverad kan programadministratören ange behörighet för varje användare, under Admin - Användare - välj en användare och klicka på ikonen ¨ändra behörighet¨ i slutet av raden. En ny grupp av behörighet kommer att visas, se nedan:
Obs! Funktionaliteten kan också aktiveras genom att först bocka i användarbehörigheter.
Filtrera leverantörsfakturalistan
När funktionaliteten är aktiverad kan du filtrera listan över leverantörsfakturor baserat på attesteringsnivåer under Leverantörsfaktura - Leverantörsfaktura:
Användare som inte har tillgång till hela leverantörsfakturalistan utan bara till leverantörsfakturaattest kan nu se endast de fakturor som de har behörighet att attestera.
En widget i Dashboarden som heter "Fakturor att attestera" fungerar som en genväg till fakturalistan. Se nedan. Filter kommer visa bara de attesteringsnivåerna du har behörighet att se.
Massbearbetning
Du har också möjlighet att massbearbeta markerade fakturor direkt i fakturalistan. När du har valt de fakturor som du vill attestera visas alternativen längst ner på sidan:
Attestera fakturor
Du hittar attesteringsalternativ i leverantörsfakturavyn längst ner på sidan. Om bokföringsattest används måste du attestera fakturan för att bokföringsfunktionen ska bli aktiv. Om fakturagranskning används kommer fakturan att flyttas till nästa nivå i hierarkin efter att den har granskats. När fakturan har granskats skapas en rad i avsnittet Granskningshistorik på fakturan:
Både bokföringsattest och fakturagranskning kan tas bort om det behövs. Om någon av dem tas bort får fakturan sin tidigare status.
Notifikationer för fakturor som inväntar attest
Om du vill få information om nya fakturor som inväntar attest kan du få meddelande skickade till din e-postadress. Aktivera notifikationer för de olika situationer under Ditt konto - Ta emot e-post för.
Om bokförare attesterar fakturor i kundkonton rekommenderar vi att de aktiverar notifikationer från Klienthanterarens databas (Ta emot e-post för kundkonton). Om notifikationer aktiveras på detta sätt får bokförare ett gemensamt meddelande om alla klienter (max 1 om dagen) istället för flera e-postmeddelanden för varje klient.