Låt kollegor ange att en leverantörsfaktura redan har betalats – utan att påverka bokföringen.

Funktionen Flagga som betald gör det möjligt att markera en faktura som betald även innan den har bokförts eller godkänts. Detta ger den som ansvarar för bokföring och avstämning en tydlig signal om att fakturan redan har betalats från bankkontot.

Flaggan är ett meddelande till den som sköter bokföringen, inte en bokföringshändelse. Den skapar ingen bokföring, påverkar inte fakturans status och flyttar inte fakturan till Betald.

Den gör det enklare att hitta fakturan och förhindrar att den av misstag betalas en andra gång.

Innehåll

1. Aktivera Flagga som betald
2. Flagga en faktura som betald
3. Hitta flaggade fakturor
4. Förhindra dubbla betalningar
5. Ta bort en flagga
6. Bra att veta

1. Aktivera Flagga som betald

Funktionen aktiveras per företag.

Gå till Inställningar → Bokföring → Attest / Betalförslag → Leverantörsfaktura och aktivera Tillåt att flagga fakturor som betalda innan du bokför.

Du måste vara systemadministratör eller administratör för bokföring för att kunna slå på funktionen.

2. Flagga en faktura som betald

När inställningen är aktiverad kan användare som kan spara leverantörsfakturor flagga en faktura som betald direkt från fakturan.

Klicka på knappen Flagga som betald längst ner på leverantörsfakturan, oavsett fakturans status. Du kan flagga alla leverantörsfakturor utom fakturor som redan är fullt betalda eller makulerade.


 

3. Hitta flaggade fakturor

En grön Flaggad-etikett visas bredvid fakturans aktuella status.

Beroende på dina behörigheter kan du se etiketten i:

• Listan över leverantörsfakturor
• Pågående betalningar
• Manuell avstämning
• Bank – Stäm av banktransaktioner

Med filtret Flaggad som betald kan du också snabbt hitta alla fakturor som har flaggats och väntar på att bokföras och stämmas av.

4. Förhindra dubbla betalningar

En flaggad faktura kan inte skickas för betalning.

Det gäller alla betalningsmetoder, inklusive:

• Betalfiler
• Open Banking
• Online banking
• Manuella betalningar

Om du försöker betala en flaggad faktura informerar Briox om att den inte kan betalas.

Flaggade fakturor exkluderas också automatiskt när du väljer flera fakturor för betalning.

5. Ta bort en flagga

Har du ändrat dig eller flaggat fel faktura?

Klicka på Ta bort flagga på fakturan för att ta bort flaggan.

Flaggan tas också bort automatiskt så snart en betalning bokförs på fakturan, inklusive en delbetalning.

6. Bra att veta

• Flaggning påverkar inte bokföringen. Ingen verifikation skapas och fakturan följer sina vanliga statusar och sitt normala flöde.
• Den faktiska betalningsstatusen ändras inte. Flaggan är endast en signal i arbetsflödet.
• Dubbla betalningar förhindras. En flaggad faktura kan inte skickas för betalning via en betalningsfil eller online.
• Alla åtgärder loggas. Briox registrerar vem som flaggade eller tog bort flaggan och när.