Automatiserat leverantörsfakturaflödet i Briox – så fungerar det – Briox Hjälpcenter

Innehåll:

Från “inkommen faktura” till sparad leverantörsfaktura (utan handpåläggning)
Nya leverantörer – Briox kan skapa leverantören automatiskt
Attest och betalning kan ske innan bokföring
Automatisk bokföring – när Briox får “bokföra” åt er
Flaggar och varningar – principen är “automatisera allt, stoppa undantagen”
Notiser – helt avgörande för att inget ska missas
Inställningar på klienten – checklista för att komma igång

Briox automatiserade leverantörsfakturaflöde är framtaget för att minska manuellt arbete i vardagen, utan att kompromissa med kontroll och kvalitet i bokföringen. Målet är att så många leverantörsfakturor som möjligt ska kunna hanteras, betalas och bokföras automatiskt – och att du som redovisningskonsult endast ska behöva agera när något faktiskt kräver din uppmärksamhet.

När fakturor kommer in till Briox tolkas de automatiskt och systemet försöker spara, skapa leverantör, skicka för betalningsgodkännande och – när förutsättningarna är uppfyllda – även bokföra fakturan utan manuell handpåläggning. Undantag och avvikelser stoppas tydligt, flaggas och kommuniceras via notiser, så att inget faller mellan stolarna.

Värdet för dig som konsult är att du kan arbeta händelsestyrt istället för klientstyrt. Istället för att logga in i varje klient flera gånger i veckan för att kontrollera leverantörsfakturor, får du en samlad överblick via notiser och kan fokusera på de fakturor som faktiskt behöver åtgärdas. För byråer med många klienter innebär detta betydande tidsbesparingar och ett mer förutsägbart, skalbart arbetssätt – särskilt i perioder med hög belastning.

Från “inkommen faktura” till sparad leverantörsfaktura (utan handpåläggning)

När en leverantörsfaktura kommer in i Briox – via t.ex. e-post, e-faktura, Kivra, uppladdning eller via app/partnerintegration – tolkar systemet fakturan och försöker spara den automatiskt som en obokförd leverantörsfaktura.

För att en tolkad (icke e-faktura) faktura ska kunna sparas automatiskt behöver Briox kunna identifiera:

Befintlig leverantör
Fakturanummer
Fakturadatum
Förfallodatum
Totalbelopp

När fakturan sparas hamnar den i leverantörsfakturalistan och är redo för nästa steg (attest, betalning och/eller bokföring beroende på era inställningar).

Nya leverantörer – Briox kan skapa leverantören automatiskt

Om fakturan kommer från en leverantör som inte finns i registret kan Briox skapa en ny leverantör automatiskt baserat på data som identifieras på fakturan. För att kunna skapa leverantören krävs att Briox hittar:

Organisations-/företagsnummer
IBAN eller Bankgiro/Postgiro

När en ny leverantör skapas behöver du (eller kunden) granska och godkänna/justera leverantörsuppgifterna innan ni t.ex. kan masshantera dessa fakturor fullt ut.

Attest och betalning kan ske innan bokföring (om ni vill)

Om inställningen “Tillåt betalning och betalattest innan du bokför” är aktiverad kan fakturan gå direkt vidare till betalning eller betalattest i Briox app även om den ännu inte är bokförd.

Det betyder i praktiken att ni kan få ett flöde där:

fakturan kommer in → sparas automatiskt → skickas för betalningsgodkännande i appen
bokföring sker automatiskt senare (eller av konsult i listan), beroende på regler/automation.

Automatisk bokföring – när Briox får “bokföra” åt er

Briox kan också bokföra fakturor automatiskt när de är en perfect match. För tolkade (icke e-faktura) leverantörsfakturor kan ni dessutom ange hur många tidigare perfect matches som krävs innan Briox får börja posta automatiskt.

Viktigt att känna till:

Fakturor med avvikande fakturadatum kan stoppas från automatisk bokföring (t.ex. framtida datum, gamla fakturor/ låsta perioder).
Om bokföringsgodkännande är aktiverat kan Briox i vissa fall spara fakturan men låta den följa ert godkännande-flöde istället för att bokföras direkt.

Flaggar och varningar – principen är “automatisera allt, stoppa undantagen”

Grundprincipen i Briox är att låta fakturor flyta igenom automatiskt, och istället flagga det som behöver manuell kontroll.

Flaggade fakturor:

bokförs inte automatiskt
markeras tydligt i listan (flagga/avvikelse)
“flaggan” tas bort när fakturan är bokförd

Ni kan även flagga specifika leverantörer så att deras fakturor alltid går till manuell hantering (t.ex. leasing, periodiseringar, varierande kontering). Orsak/ kategori syns i listan.

Varningar i leverantörsfakturalistan:

Stoppar inte bokföring, men ger dig en varning.
avvikande belopp (mer än X% jämfört med tidigare fakturor)
brådskande förfallodatum (inom X dagar)
högt belopp (över viss nivå)

Notiser – helt avgörande för att inget ska missas

För att du som konsult ska slippa “titta in” i varje klient regelbundet är det viktigaste att du aktiverar rätt notiser. När notisen för fakturor som kräver uppmärksamhet är aktiverad får du en varning om en leverantörsfaktura inte kan sparas automatiskt och därför hålls kvar i inkommande dokument. Det gör att ni kan åtgärda det i tid innan det blockerar betalning/ flöde. Rekommendation: sätt e-postnotiser som daglig sammanställning vid en tid som passar din arbetsdag (i notiscentret kan du välja direkt, dagligen eller veckovis samt tidpunkt).

Inställningar på klienten – checklista för att komma igång

A) Slå på automatisering för leverantörsfakturor

Gå till: Inställningar → Bokföring → Automatisering

Aktivera de funktioner ni vill använda:

Bokför automatiskt inkommande e-fakturor som matchar helt
Spara automatiskt alla inkommande e-fakturor från leverantörer - Nya leverantörer läggs automatiskt till i registret
Spara tolkade leverantörsfakturor automatiskt
Skapa nya leverantörer automatiskt från tolkade fakturor
Bokför leverantörsfakturor automatiskt vid perfekt matchning

Ni väljer själva ambitionsnivå beroende på hur långt ni vill ta automatiseringen.

B) Tillåt betalning och attest före bokföring (valfritt)

Gå till: Inställningar → Bokföring → Attest / Betalförslag

Tillåt betalning och betalattest innan du bokför

Detta gör att leverantörsfakturor kan skickas till klienten för attest och betalning i Briox app även om de ännu inte är bokförda.

C) Sätt upp flaggor och undantag (för det som alltid ska granskas)