Ota kirjanpitoassistentti käyttöön

Työnkulku

Taustatyö

Vaihe 1: Käyttöoikeudet ja moduulit

Jos olet ylläpitäjä:

• Anna itsellesi tai kollegoillesi käyttöoikeudet Assistantiin paikassa Asetukset - Lisenssit & käyttäjät. Lue lisää assistantin käyttöoikeuksista
• Huomioi, että assistantti on Asiakashallintaan lisättävä moduuli ja näet Assistantin käyttöoikeudet ainoastaan mikäli sinulla oikeudet Asiakashallinta-lisenssiin.
• Jos aiot käyttää ajan yhdistämistä assistantissa muista aktivoida itsellesi aika-lisenssi sekä siihen kuuluvat käyttöoikeudet - jos kollegasi tai työntekijäsi aikovat ainoastaan raportoida aikaa Assistantin kautta he eivät tarvitse päästyä aikaan.

Vaihe 2: Asiakkaat ja tuotteet

 Valmistelu on helpompaa mikäli sinulla on jo:

• Asiakkaasi perustettuina Asiakashallinnassasi - Voit perustaa ne suoraan Assistentissa: Lisää asiakas
  
  
• Hinnoitellut tuotteet, mitkä ilmentävät asiakkaillesi tehtyä työtä jonka haluat laskuttaa. Lue lisää tuotteen lisäämisestä ja ajan laskuttamisesta.
  
  
• Katso video: Assistentin käyttöönotto

Perusta työsi Assistenttiin

Vaihe 1: Luo mallisi                                                                                            

Kirjanpitoassistentti perustuu Tehtävämalleihin jotka linkitettyinä asiakkaisiisi mahdollistaa aktiviteettien ja toimintojen kirjaamisen, mitkä täyttävät Assistenttisi. Lue lisää Assistentin konseptista ja rakenteesta.

• Klikkaa Assistenttia vasemmanpuoleisesta valikosta:
• Jos sinulle ei ole asiakkaita klikkaa Lisää asiakas.
• Muuten klikkaa Lisää malli. Tämä vie sinut paikkaan Rekisteri - Assistentti malli, jossa voit lisätä ensimmäisen mallisi: Klikkaa lisää malli (uudestaan), anna mallilesi nimi sekä kuvaus.
• Muokkaa olemassa olevia aktiviteettejä klikkaamalla joko nimeä tai kynää.
• Poista valinta deaktivoidaksesi ne aktiviteetit joiden ei tulle olla mukana mallissasi.
• Lisää uusia aktiviteettejä mallisi aktiviteettien joukkoon klikkaamalla lisää aktiviteetti.
  
• Tässä kohtaa voit muokata ainoastaan luomiesi aktiviteettien perusasetuksia. Yksityiskohtia voi muokata kun malli on linkitetty asiakkaaseen. Yksityiskohtia ovat: Alkamispäivä, päättymispäivä ja asiakkaan sähköpostiosoite.
• Varmista, että mallisi on aktiivinen.
  
  Huom: Tekemäsi muutokset tallennetaan automaattisesti joten älä huoli jos työsi keskeytyy, sillä voit aina jatkaa siitä mihin jäit.

Vaihe 2: Linkitä malli asiakkaaseen

• Mene paikkaan Rekisteri - Assistentti tehtävä ja klikkaa lisää tehtävä sen asiakkaan edeltä, jolle haluat luoda tehtävän (rivi Assistentissa).
• Linkittäessäsi tehtävää asiakkaaseen voit määrittää massana ketkä konsultit tulevat työskentelemään asiakkaan tehtävien parissa.
• Seuraavassa vaiheessa sinun tulee muokata aktiviteettien asetuksia kyseiselle asiakkaalle, mikäli tarpeen.
   Tämä koskee kaikkia asetuksia mitä ei voi määrittää mallin tasolla:
• Loppumispäivä (jos sellainen tarvitaan - oletuksena tyhjä).
• Ensimmäinen toimituspäivä (oletuksena tänään.
• Asiakkaan sähköpostiksi poimitaan se mikä on rekisteröity yritykselle.
• Lopuksi, saadaksesi sisältöä assistenttiin tulee sinun Aktivoida tehtävä. Kytke aktviointivalinta vihreäksi. 

Tehtävän aktivointi asiakkaalle täyttää assistentin asiakkaan tehtävällä ja luo aktiviteetteja seuraavaksi 12 kuukaudeksi. 

Jos aktiviteetit on linkitetty aikaan, tehtävät ja aktiviteetit luodaan automaattisesti siten, että voit raportoida ajan suoraan assistentista.

Tadaa! Nyt voit mennä Kirjanpitoassistenttiin. Klikkaa Assistenttia päävalikossa. Ensimmäisellä rivillä näet listan tehtävistä aktiviteeteistä jotka esitetään päivän prioriteetti statuksen mukaan! Nyt voit alkaa työskentelyn Assistentilla!

Jaa työsi kollegan kanssa

Jos sinulla on oikeus mikä mahdollistaa tehtävien jakamisen voit lisätä kollegan tehtävään tai aktiviteettin tueksi. Kollegallasi tulee olla oikeus kirjautua asiakkaan tietokantaan jotta tämä voi työskennellä tehtävien parissa.

1. Käyttäjäoikeus löytyy paikasta Asetukset - Lisenssit & käyttäjät: Kirjaudu asiakastietokantaan. 
   
2. Konsulttikäyttäjällä tulee olla Asiakashallinnan kautta määritetty oikeus kyseiseen asiakastietokantaan.

Tarve tehdä muutoksia?

Ei hätää. Voit tehdä muutoksia malleihin sekä aktiviteetteihin ja tehtäviin

Pystyt deaktivoimaan asiakkaan aktiviteetit, jolloin ohjelma poistaa automaattisesti seuraavan 12 kuukauden aktiviteetit.

Mikäli aktiviteetit on kohdistettu aikaan, ne lukittautuvat virheiden välttämiseksi. Aktiviteetit pystyy aina uudelleen aktivoimaan.