Med en lista över kategorier att välja mellan behöver användaren inte mata in data manuellt vid skanning av kvitton och du, som redovisare eller administratör, får kvitton med beskrivande namn att arbeta med i kopplade dokument, samt möjlighet att efterfråga kommentarer vid behov.
Innehåll
Koppla ett konto till en kategori
Konto för företagarens egna utlägg
Hur kategorier styr automatiseringen av kvitton
Vad du kan konfigurera
Under Inställningar - Arkivplats - Utläggskategori kan du:
- Lägga till dina egna kategorier
- Redigera kategorier
- Ta bort kategorier
- Ändra ordningen som kategorierna visas i för appanvändaren; det speglar den ordning som kategorierna har här
- Begära en kommentar för en kategori och lägg till en kommentarbeskrivning så att användare vet vilken typ av information du behöver från dem
- Tillåt att prompten utlöses av ett kopplat konto
Koppla ett konto till en kategori
Varje kategori kan kopplas till ett konto i kontoplanen. När appanvändaren skannar ett kvitto och väljer en kategori används det kopplade kontot för att kontera verifikationen – utan att användaren behöver göra någon manuell kontering, och redovisningskonsulten får en verifikation som redan är bokförd på rätt konto.
Konto för företagarens egna utlägg
Enskilda näringsidkare och småföretagare betalar ofta företagskostnader ur egen ficka och behöver att dessa bokföras på ett särskilt konto för egna utlägg (i stället för företagets vanliga kostnadskonton).
Du kan nu konfigurera ett sådant konto i kategoriställningarna, så att när användaren skannar ett kvitto och väljer den kategorin konteras kostnaden automatiskt på rätt konto.
Det skannade kvittot
När en användare skannar ett kvitto kan de:
- Välja en kategori
- Komplettera information som appen inte kan fylla i automatiskt: datum, totalbelopp, moms, betalningsmetod och inköpsställe
- Lägga till en kommentar: Redovisningskonsulten kan göra kommentaren obligatorisk eller valfri samt lägga till en instruktion som påminner användaren om vilken information som ska anges
Filen omvandlas till en PDF av skannern och dokumentet namnges enligt följande: category-type-date.pdf.
I avsnittet för kopplade dokument i leverantörsfakturavyn visas dokumentets namn, datum och kommentarer enligt nedan.
Hur kategorier styr automatiseringen av kvitton
Om en kategori är kopplad till ett konto kommer skannade kvitton in i Briox som förkonterade. Detta gör att de kan flöda automatiskt genom Inkommande dokument och vidare till avstämning i Bank, med de nya inställningarna för kvittoautomatisering (Inställningar → Automatisering → Inkommande dokument → Automationsverifikationer) – utan behov av manuell hantering.
Beroende på inställning kan ett kvitto med full matchning:
- lämnas som det är för manuell granskning (standard för nya konton)
- sparas som ett verifikationsutkast för granskning av redovisningskonsulten
- bokföras direkt som verifikation
En högvärdesgräns (standard: 20 000 SEK / 2 000 EUR) blockerar automatiskt bokföring och utkastskapande över det angivna beloppet, så större belopp alltid granskas manuellt.