Automatisering av inkommande leverantörsfakturor

Innehållsförteckning:

• Automatisering av inkommande leverantörsfakturor
• Varningar: Flaggade leverantörsfakturor
• Synlighet i leverantörsfakturalistan

Automatisering av inkommande leverantörsfakturor

Bokför automatiskt e-fakturor från leverantörer som matchar helt

När denna inställning är påslagen kommer alla fakturor som matchas helt att automatiskt bokföras av systemet varje dag. En notis informerar dig vilka fakturor som har blivit bokförda automatiskt.
 

Observera: 

• Det unika fakturanumret används för dubblettkontroll tillsammans med leverantörs-ID. Fakturor som identifieras som dubbletter hålls kvar i listan över inkommande dokument och markeras som dubbletter. Dessa fakturor kan raderas.
• Om bokförings attest är påslaget kommer Briox enbart spara fakturan så att den kan gå igenom attestering.
   

Spara alla inkommande leverantörs-e-fakturor automatiskt

Denna funktion gör det möjligt att spara inkommande leverantörs-e-fakturor direkt som ej bokförda leverantörsfakturor.

• När du tar emot e-fakturor och leverantören inte finns i ditt register, skapar Briox automatiskt en ny leverantör med uppgifterna från e-fakturan.
  
  Du får därefter möjlighet att granska, spara eller redigera leverantören vid behov.
  Eftersom fakturorna nu sparas automatiskt kan appanvändare godkänna fakturorna direkt i appen.
  
  
   

  Observera:

  • Vid fakturor med nya leverantörer är masshantering inte tillåten förrän den nya leverantören har godkänts.
  • Om du vill ta bort en leverantör, ta bort leverantören från fakturan och ersätt den med en platshållare. Leverantören kan endast tas bort om den inte används på någon faktura.
     
     

  Bokför automatiskt leverantörsfakturor som matchar helt

  När leverantörsfakturor tolkas kan du ange hur många gånger en faktura behöver matcha helt innan systemet får bokföra den automatiskt.
  Denna inställning påverkar alla fakturor som inte är e-fakturor: fakturor som laddas upp, mejlas in, skickas från appen eller skickas in via någon av våra integrationspartners.
  
  

Observera:

• När leverantörsfakturor laddas upp manuellt i leverantörsfakturavyn via sidopanelen bokförs de inte automatiskt. De tolkas endast.
   
• Ett avvikande fakturadatum kan också förhindra att en faktura bokförs automatiskt.
  • Framåt i tiden: En faktura med ett fakturadatum i framtiden bokförs inte automatiskt. Den sparas och markeras som datumavvikelse och måste bokföras manuellt.
  • Bakåt i tiden: Om perioden är stängd eller kontot är låst kan fakturan inte bokföras automatiskt. Dessutom bokförs inte fakturor som är mer än en månad gamla automatiskt – dessa markeras i listan.

Varningar: Flaggade leverantörsfakturor

Du kan ställa in följande varningar i Briox:
 

Varning för avvikande belopp

Om fakturabeloppet avviker med mer än X% (plus eller minus) jämfört med de tre senaste fakturorna från samma leverantör, kommer fakturan inte att bokföras automatiskt – även om alla andra kriterier uppfylls. Den markeras istället i listan för granskning. Bokföring via masshantering är tillåtet.

Varning för kort förfallotid

Om fakturans förfallodatum infaller inom X dagar, markeras fakturan i listan så att du kan prioritera den.

Varning för faktura med högt belopp

Fakturor som överstiger den angivna beloppsgränsen kommer att stoppas och flaggas i listan. Bokföring via masshantering är tillåtet.

Flaggade leverantörer

För att flagga en leverantör:

• Gå till Inställningar – Bokföring – Automatisering.

• Under Flaggade leverantörer använder du autokompletteringsfältet för att välja en leverantör och lägga till den i listan över flaggade leverantörer.
   

  
   

Om du vill ange en specifik anledning till flaggningen:

• klicka på länken Visa flaggade leverantörer.
• En dialogruta öppnas med alla dina leverantörer, där du kan lägga till en anledning.