Automatisering av inkommande leverantörsfakturor

Innehållsförteckning:

• Inställningar för automatisering

• Automatisering av inkommande leverantörsfakturor

  • Bokför automatiskt e-fakturor från leverantörer som matchar helt

  • Spara alla inkommande leverantörs-e-fakturor automatiskt

  • Spara automatiskt tolkade leverantörsfakturor

  • Skapa automatiskt nya leverantörer från tolkade fakturor

  • Bokför automatiskt leverantörsfakturor som matchar helt

• Varningar: Flaggade leverantörsfakturor

• Flaggade leverantörer

• Synlighet i leverantörsfakturalistan

• Notiser för leverantörsfakturor som kräver åtgärd

Inställningar för automatisering

Automatisera ditt arbete i Briox ytterligare genom att aktivera inställningar för automatisering som är tillgängliga under Inställningar - Bokföring - Automatisering. 

För att öka automatiseringen ytterligare kan du skapa regler för inkommande leverantörsfakturor. Dessa regler gör att specifika fakturor eller leverantörer kan flaggas i leverantörsfakturalistan.

Flaggade fakturor undantas från massbearbetning och bokföring, vilket säkerställer att du granskar dem manuellt, förutom fakturor med högt belopp.

Flaggade fakturor kan dock gå vidare till appen för betalning om du har aktiverat möjligheten att betala fakturor innan bokföring under Inställningar – Bokföring – Attest / Betalförslag.

Fakturor som skapas automatiskt av Briox markeras med automationsikonen i listan för enkel identifiering.



Se nedan en kort beskrivning av funktionerna för automatisering och flaggning (varningar).

Automatisering av inkommande leverantörsfakturor

Bokför automatiskt e-fakturor från leverantörer som matchar helt

När denna inställning är påslagen kommer alla fakturor som matchas helt att automatiskt bokföras av systemet varje dag. En notis informerar dig vilka fakturor som har blivit bokförda automatiskt.
 

Observera: 

• Det unika fakturanumret används för dubblettkontroll tillsammans med leverantörs-ID. Fakturor som identifieras som dubbletter hålls kvar i listan över inkommande dokument och markeras som dubbletter. Dessa fakturor kan raderas.
• Om bokförings attest är påslaget kommer Briox enbart spara fakturan så att den kan gå igenom attestering.
   

Spara alla inkommande leverantörs-e-fakturor automatiskt

Denna funktion gör det möjligt att spara inkommande leverantörs-e-fakturor direkt som ej bokförda leverantörsfakturor.

• När du tar emot e-fakturor och leverantören inte finns i ditt register, skapar Briox automatiskt en ny leverantör med uppgifterna från e-fakturan.
  
  Du får därefter möjlighet att granska, spara eller redigera leverantören vid behov.
  Eftersom fakturorna nu sparas automatiskt kan appanvändare godkänna fakturorna direkt i appen.
  
  
   

  Observera:

  • Vid fakturor med nya leverantörer är masshantering inte tillåten förrän den nya leverantören har godkänts.
  • Om du vill ta bort en leverantör, ta bort leverantören från fakturan och ersätt den med en platshållare. Leverantören kan endast tas bort om den inte används på någon faktura.
     
     

Spara automatiskt tolkade leverantörsfakturor

Tolkade leverantörsfakturor (exklusive e-fakturor) från befintliga leverantörer sparas automatiskt i Briox och blir klara för betalning utan manuell hantering.

Detta gäller fakturor som tas emot via:

• E-post
• Uppladdad fil
• API (app)
• Envoice, E-tasku och andra partners
   

För att en tolkad faktura ska sparas automatiskt måste följande information identifieras på fakturan:

• Befintlig leverantör
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Totalbelopp

Om inställningen ”Tillåt betalning och betalningsgodkännande före bokföring” är aktiverad kan fakturan gå direkt till betalning eller godkännande i Briox app.

Bokföringen utförs därefter automatiskt eller via listan över leverantörsfakturor.

Obs:
Fakturan behöver inte vara en perfekt match för att sparas. Konteringen behöver inte vara korrekt i detta skede och kan justeras innan bokföring.

Skapa automatiskt nya leverantörer från tolkade fakturor

Om en tolkad leverantörsfaktura (exklusive e-fakturor) tas emot från en leverantör som inte finns registrerad, skapar Briox automatiskt en ny leverantör baserat på den tolkade information som finns tillgänglig på fakturan.

För att en leverantör ska kunna skapas måste följande information identifieras på fakturan:

• Organisationsnummer
• IBAN och BIC

Fakturan sparas i listan över leverantörsfakturor och flaggas som att den har en ny leverantör, vilket gör att du kan granska och justera uppgifterna innan bokföring.

Om inställningarna ”Spara automatiskt tolkade leverantörsfakturor” och ”Tillåt betalning och betalningsgodkännande före bokföring" är aktiverade kan leverantörsfakturan gå direkt till betalning eller godkännande i Briox app.

Bokför automatiskt leverantörsfakturor som matchar helt

När leverantörsfakturor tolkas kan du ange hur många gånger en faktura behöver matcha helt innan systemet får bokföra den automatiskt.
Denna inställning påverkar alla fakturor som inte är e-fakturor: fakturor som laddas upp, mejlas in, skickas från appen eller skickas in via någon av våra integrationspartners.

Obs: När leverantörsfakturor laddas upp manuellt i leverantörsfakturavyn via sidopanelen bokförs de inte automatiskt. De tolkas endast.
 

Ett avvikande fakturadatum kan också förhindra att en faktura bokförs automatiskt.

• Framåt i tiden: En faktura med ett fakturadatum i framtiden bokförs inte automatiskt. Den sparas och markeras som datumavvikelse och måste bokföras manuellt.
• Bakåt i tiden: Om perioden är stängd eller kontot är låst kan fakturan inte bokföras automatiskt. Dessutom bokförs inte fakturor som är mer än en månad gamla automatiskt – dessa markeras i listan.

Varningar: Flaggade leverantörsfakturor

Du kan konfigurera både standardvarningar på leverantörsfakturor och anpassade varningar för specifika leverantörer för att säkerställa att fakturor som kräver manuell granskning flaggas, samtidigt som andra fakturor kan hanteras automatiskt.

Flaggade fakturor:

• Bokförs inte automatiskt

• Visar en flaggikon i listan över leverantörsfakturor

• Får sina flaggor borttagna automatiskt när de bokförs

Om en faktura är flaggad för försenad betalning blockeras inte bokföringen, och flaggan tas bort när fakturan skickas för betalning.


 

Varning för avvikande belopp

Om fakturabeloppet avviker med mer än X% (plus eller minus) jämfört med de tre senaste fakturorna från samma leverantör, kommer fakturan inte att bokföras automatiskt – även om alla andra kriterier uppfylls. Den markeras istället i listan för granskning. 

Bokföring via masshantering är tillåtet.

Varning för kort förfallotid

Om fakturans förfallodatum infaller inom X dagar, markeras fakturan i listan så att du kan prioritera den.

Bokföring via masshantering är tillåtet.

Flaggan tas bort när fakturan skickas för betalning och har status Betalning pågår.

Varning för faktura med högt belopp

Fakturor som överstiger den angivna beloppsgränsen kommer att stoppas och flaggas i listan. Bokföring via masshantering är tillåtet.

Bokföring via masshantering är tillåtet.

Flaggade leverantörer

För att flagga en leverantör:

• Gå till Inställningar – Bokföring – Automatisering.

• Under Flaggade leverantörer använder du autofullständningsfältet för att välja en leverantör eller klickar på registerikonen för att välja en leverantör från listan.

  Leverantören läggs automatiskt till i listan över flaggade leverantörer.