Förutsättningar för importen
I Briox har du möjlighet att importera dina öppna kundfakturor (fakturorna är inte bokförda och inga betalningar kan registreras på dem i importförfarandet).
- Du hittar importfunktionen under Fakturering – Kundfakturor.
Innan du börjar importera behöver du kontrollera att filen är i rätt format.
Spara din lista med fakturor som en tabbavgränsad textfil (.txt) med din information ordnad i kolumner utan mellanrum mellan raderna.
Använd UTF8 som kodning om du har några specialtecken.
Om du är en Mac-användare spara filen som Windows-formaterad text (.txt). Se exemplet nedan.
Om det finns mer än en artikelrad på en faktura måste dessa listas direkt efter raden med fakturahuvud informationen i din importfil.
Se exemplet nedan där rad 3 och 4 är extra artikelrader på fakturan som importeras på rad 2.
Observera att förutsättningarna för att importera kundfakturor är:
- De kunder som är registrerade på fakturan måste redan finnas i systemet före importen.
- Om det finns artiklar på dina fakturor måste dem finnas i systemet före importen. Om du importerar fakturanummer kan dessa vara bara numeriska.
- Om du ska importera fakturor som tillhör olika räkenskapsår, vänligen kontrollera att du tidigare har skapat dessa räkenskapsår.
Följande element är minimikravet på varje faktura för att importen ska fungera:
- Ett kundnummer
- Ett fakturadatum
- En fakturarad med artikelnummer eller artikelbeskrivning
- Ett antal
Resten av informationen som behövs för att generera en faktura kan hämtas från standard informationen som är registrerad på kunden eller artikeln i Registret eller under fliken Inställningar.
Följande fält kan importeras:
Fält från fakturahuvud & sidfot
Faktura nr
Kundnr
Projektnr
Kostnadsställe kod
Betalningsvillkor Kod
Betalningsvillkor Kod
Leveranssätt Kod
Ert ordernr
Kvartalsred. EU (Y/N)
Fakturadatum
Förfallodatum
Leveransdatum
Vår referens
Er referens
Valuta
Valutakurs
Valuta Enhet
Priserna är inkl.moms (Y/N)
Fakturatext
Notering
Fakturaavgift
Fakturarabatt (%)
Artikelradfält
Artikelnr
Benämning
Enhet
Antal
Á-pris
Rabatt
Artikel Rabatt Typ
Försäljningskonto
Artikel kostnadsställe
Artikel Projekt Nr.
Arbetsflöde
- Du hittar importfunktionen under Fakturering – Kundfakturor.
- När du har förberett en lista med dina fakturor i rätt filformat, klicka på Välj fil och välj den fil du vill importera.
- Klicka på Ladda upp och de olika kolumnerna i din importfil kommer visas i visnings fönstret. Filnamnet blir automatiskt importnamnet om du inte angett annat i fältet Importnamn. Se nedan.
- Om du ser att det finns rubriker i din importfil, bocka för rutan Ignorera första raden.
- Om du markerar rutan Använd samma faktureringsdatum för alla poster har du möjlighet att ange ett faktureringsdatum för alla fakturor i importen. Du kan också välja ett datum via urvalsknappen.
-
Nästa steg är att matcha kolumnerna i din fil till de fakturafält där informationen ska importeras till.
Välj rubriken som matchar varje kolumn genom att klicka på rutan ovanför varje kolumn och bocka rutan framför den rubriken som passar bäst till kolumnen. Du kan även välja flera benämningar per kolumn. Se bilden nedan där fakturans leveransdatum är också dess förfallodatum.
- När du har matchat alla rubriker till sina respektive kolumner, klicka på Importera fil längst ner till höger på skärmen. En kontrollfråga visas, klicka på OK för att bekräfta importen eller Avbryt för att sluta.
Ett meddelande bekräftar hur många fakturor som har importerats eller vad problemet kan vara när fakturor inte kan importeras.
- När importen är klar kommer du att kunna se dina kundfakturor under Fakturering - Kundfakturor, välj Ej bokförd i filtret.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.