Skapa en kundorder

Du kan skapa en kundorder på två olika sätt. Det första sättet innebär att du skapar en helt ny genom att följa instruktionerna nedan, alternativt kan du skapa en order utifrån en offert. Läs mer om det andra alternativet här.

1. Gå till fliken Kundorder i menyn och klicka på Skapa order.
   
   
2. Skriv in kundnummer eller klicka på urvalsknappen för att välja en kund från kundregistret. Om du är osäker på ett kundnummer eller kundnamn kan du skriva in exempelvis en siffra eller bokstav för att få fram alla kunder som innehåller det du skrev i kundnumret eller kundnamnet. 
   
   Obs!
   För att kunna använda autokompletteringen behöver du aktivera funktionen. Detta gör du under Inställningar - Kundorder - Autokomplettering. 
   
   
   
   Längst upp till vänster ser du vilket ordernummer som ordern kommer att få när den sparas. Så länge det finns en * efter är ordernumret preliminärt.
   
   
3. Om hela ordern ska tillhöra ett projekt och/eller kostnadsställe fyller du i projektnummer i fältet Projektnr och kostnadsställe i fältet Kostnadsställe, alternativt klickar du på urvalsknappen för att visa listan med projekt/kostnadsställen och välja ett. Om du vill redovisa olika projekt/kostnadsställen på olika artikelrader väljer du istället projekt i kolumnen Pr och kostnadsställe i kolumnen Ks. Projekt kan ändras under Register - Projekt och kostnadsställen under Register - Kostnadsställe.
   
   
   
   
4. Fälten Betalningsvillkor, Leveransvillkor och Leveranssätt fylls i automatiskt om du har det inställt på kunden i registret. Du kan alltid ändra direkt på ordern. Vill du ha fler alternativ att välja på lägger du till dem under Inställningar - Kundorder - Betalningsvillkor, respektive Inställningar - Kundorder - Leveransvillkor/Leveranssätt.
   
   
5. Dagens datum visas som orderdatum, men du kan ändra detta genom att direkt skriva in ett annat datum eller välja ett via kalendern som du får upp genom att klicka på urvalsknappen. Samma gäller för leveransdatum. Programmet räknar ut leveransdatum utifrån den inställning du gjort under Inställningar - Kundorder - Dagar. Du kan dock ändra leveransdatumet direkt på ordern.
   
   
6. Er referens och Vår referens fylls automatiskt i ifall dessa uppgifter har blivit ifyllda under den specifika kunden i registret. Om inte, kan du istället fylla i fälten manuellt eller använda urvalsknapparna för att se tillgängliga alternativ. 
   
   
7. Om ordern ska vara i annan valuta än basvalutan ändrar du det i rullgardinsmenyn i fältet Valuta. Vill du ha fler valutor att välja på lägger du in dem under Register - Valuta.
   
   
   
8. Om du vill att artikelraderna, frakt och fakturaavgifter ska visa priser inklusive moms så kryssar du i rutan Priser inkl. moms i orderns sidhuvud. Du kan även fylla i dessa uppgifter på respektive kund i kundregistret.
   
   Obs!
   Orderns totala kostnad visas inklusive moms oavsett om du bockar i eller ur rutan.
   
   
   
   
9. För att se fälten under Ordertext, notering & adresser, klicka på fliken. Kontrollera att de angivna uppgifterna är korrekta. Du kan redigera dessa om det behövs. 
   
   I fältet för Ordertext registrerar du en text som du vill visa på ordern. Den angivna texten skrivs ut strax ovanför ordens sidfot. Du kan också klicka på urvalsknappen för att hämta en sparad ordertext. Du kan registrera flera återkommande ordertexter under Inställningar - Kundorder - Dokumenttexter - Ordertext.
   
   Om du vill att ordertexten ska följa med till fakturan när du skapar en faktura utifrån ordern, bocka i rutan Använd som fakturatext. 
   
   I fältet Notering kan du registrera anteckningar för internt bruk. Dessa anteckningar kommer inte att skrivas ut på ordern.
   
   
10. Adressfälten hämtar automatiskt information från kundregistret. Här har du möjlighet att tillfälligt ändra adress, om en viss faktura eller leverans ska till en annan adress än den som finns i registret.
    
    
11. Ange artikelnummer genom att skriva in ett direkt i kolumnen, eller hämta ett från artikelregistret genom att klicka på urvalsknappen. Vill du inte använda en artikel från artikelregistret kan du istället skriva in en benämning direkt, och sedan ange Antal och á-pris.
    
    
12. I kolumnen Lev Antal anger du det antal som levererats. Om du i fältet skriver in färre artiklar än i fältet Antal när du skapar en faktura utifrån ordern får du frågan om du vill skapa en restorder. Om du då svarar OK skapas automatiskt en ny order på resterande artiklar, dvs de som ej levererades på den första ordern. För att kunna skapa en faktura utifrån en order krävs det att du har Briox Fakturering.
    
    
13. Du kan själv ställa in hur många decimaler du vill kunna ange i kolumnen Antal. Detta gör du under Inställningar ­- Kundorder - Registreringsvy. Ju mer information du lagt in om en artikel i ditt artikelregister, desto fler kolumner fylls i automatiskt på ordern. Priset på artikeln hämtas från den prislista kunden har som standard.
    
    
14. Om du vill lägga till fler valalternativ för kolumnen Enhet gör du det under Register - Artiklar - Enheter. 
    
    
15. Om du lägger in rabatt, kan den anges i vald valuta eller procent. Klicka på valutan alternativt % för att ändra från den ena till den andra. Se nedan. Programmet räknar ihop artikelraderna automatiskt. Du kan även lägga in rabatt på kunden i registret, så får kunden automatiskt rabatt på alla offerter, order och fakturor.
    
    
    
16. Om du vill att kolumnerna TB EUR och TG % ska visas, aktiverar du funktionen under Inställningar - Kundorder - Registreringsvy. Täckningsbidrag och täckningsgrad visas då automatiskt på varje rad och för hela ordern (om du har rättigheterna samt lagt in ett inköpspris på aktuell artikel i artikelregistret).
17. Konto styrs:
    - i första hand av vilket försäljningskonto som är registrerat på artikeln,
    - i andra hand av förvalt försäljningskonto på kunden,
    - och i tredje hand av förvalt konto från Register - Kontoplan - Förvalda konton.
    
    Momssatsen styrs av vilken momskod som ligger i kontoplanen på det aktuella kontot. 
    
    
18. Om du vill flytta artikelrader kan du klicka på pilarna till höger för att flytta upp respektive ner rader. För att radera en rad klickar du på papperskorgen längst ut till höger. Ser du inte pilarna måste du först klicka på pen-symbolen Visa/dölj radverktyg längst uppe till höger på sidan.
    
19. Om du vill lägga in en Fraktavgift, Fakturaavgift eller Fakturarabatt för hela ordern gör du det i respektive fält. Skulle ett fält vara inaktiverat (gråmarkerat) så att du inte kan skriva i det, beror det på att inget förvalt konto finns under Register - Kontoplan - Förvalda konton. 
    
    Det finns även en ruta som heter Ej klar. När du markerar denna kan inte en faktura skapas utifrån ordern. För att skapa en faktura direkt baserad på din offerten, klickar du på Spara och sedan Skapa faktura. 
    
    
20. När du är klar, Spara ordern. Så länge ordern endast är sparad, och ingen faktura är skapad utifrån den, kan du gå in och redigera i ordern. Orderns uppgifter kan redigeras och vid behov kan den tas bort genom att klicka på knappen Makulera. 
    
    Obs!
    En makulerad order kan inte återskapas.