Skapa en offert – Briox Hjälpcenter

Gå till fliken Offert och välj Skapa offert.
Skriv in kundnummer eller klicka på urvalsvalknappen för att välja en kund från kundregistret. Om du är osäker på ett kundnummer eller kundnamn kan du skriva in exempelvis en siffra eller bokstav för att få fram alla kunder som innehåller det du skrev i kundnumret eller kundnamnet.

Obs!
För att kunna göra detta måste du ha autokomplettering för order och offert aktiverat, under Inställningar - Kundorder - Autokomplettering.

Längst upp till vänster ser du vilket offertnummer offerten kommer att få när den sparas. Så länge det finns en * efter är offertnumret preliminärt.
Om hela ordern ska tillhöra ett projekt och/eller kostnadsställe fyller du i projektnummer i fältet Projektnr och kostnadsställe i fältet Kostnadsställe, alternativt klickar du på urvalsknappen för att visa listan med projekt/kostnadsställen och välja ett. Om du vill redovisa olika projekt/kostnadsställen på olika artikelrader väljer du istället projekt i kolumnen Pr och kostnadsställe i kolumnen Ks. Projekt kan ändras under Register - Projekt och kostnadsställen under Register - Kostnadsställe.
Fälten Betalningsvillkor, Leveransvillkor och Leveranssätt fylls i automatiskt om du har det inställt på kundnivå. Du kan alltid ändra direkt på offerten. Vill du ha fler alternativ att välja på lägger du till dem under Inställningar - Kundorder – Betalningsvillkor, respektive Inställningar - Kundorder - Leveransvillkor/Leveranssätt.
Dagens datum visas som offertdatum, men du kan ändra datumet genom att direkt skriva in ett annat datum eller välja via kalendern som du får upp genom att klicka på urvalsvalknapparna. Samma gäller för giltighetsdatum. Programmet räknar ut giltighetsdatum utifrån den inställning du gjort under Inställningar - Kundorder - Dagar. Du kan dock ändra giltighetsdatumet direkt på offerten.
Er referens och Vår referens fylls automatiskt i ifall dessa uppgifter har blivit ifyllda under den specifika kunden i registret. Om inte, kan du istället fylla i fälten manuellt eller använda urvalsknapparna för att se tillgängliga alternativ.
Om offerten ska vara i annan valuta än basvalutan ändrar du det i rullgardinsmenyn i fältet Valuta. Vill du ha fler valutor att välja mellan lägger du in dem under Register - Valuta.
Om du vill att artikelraderna, frakt och fakturaavgifter ska visa priser inklusive moms så kryssar du i rutan Priser inkl. moms i offertens sidhuvud. Du kan även fylla i dessa uppgifter på respektive kund i kundregistret.

Obs!
Offertens totala kostnad visas inklusive moms oavsett om du bockar i eller ur rutan.
För att se fälten under Offerttext, notering & adresser, klicka på fliken. Kontrollera att de angivna uppgifterna är korrekta. Du kan redigera dessa om det behövs.

I fältet för Offerttext registrerar du en text som du vill visa på offerten. Den angivna texten skrivs ut strax ovanför offertens sidfot. Du kan också klicka på urvalsknappen för att hämta en sparad offerttext. Du kan registrera flera återkommande offerttexter under Inställningar - Kundorder - Dokumenttexter - Offerttext.

Om du vill att offerttexten ska följa med till ordern när du skapar en order utifrån offerten, bocka i rutan Använd som ordertext. Den offerttexten skrivs ut strax ovanför sidfoten på ordern.

I fältet Notering kan du registrera anteckningar för internt bruk. Dessa anteckningar kommer inte att skrivas ut på offerten.
Adressfälten hämtar automatiskt information från kundregistret. Här har du möjlighet att tillfälligt ändra adress, om en viss faktura eller leverans ska till en annan adress än den som finns i registret.
Lägg in artiklar på raderna genom att skriva in artikelnummer eller hämta artiklar från artikelregistret via urvalsknappen. Vill du inte använda en artikel från artikelregistret kan du istället skriva in en benämning direkt, och sedan ange Antal och á-pris.
Du kan själv ställa in hur många decimaler du vill kunna ange i kolumnen Antal. Detta gör du under Inställningar - Kundorder - Registreringsvy. Desto mer information du har lagt in om en artikel i ditt artikelregister, desto fler kolumner fylls i automatiskt på offerten. Priset på artikeln hämtas från den prislista kunden har som standard.
Om du vill lägga till fler valalternativ för kolumnen Enhet gör du det under Register - Artiklar - Enheter.
Om du lägger in Rabatt, kan den anges i vald valuta eller procent. Klicka på valutan alternativt % för att ändra från den ena till den andra. Se nedan. Varje artikelrad summeras automatiskt. Du kan även lägga in rabatt på kunden i kundregistret, så får kunden automatiskt rabatt på alla offerter, order och fakturor.
Om du vill att kolumnerna TB EUR och TG % ska visas kan du aktivera funktionen under Inställningar - Kundorder - Registreringsvy. Täckningsbidrag och täckningsgrad visas då automatiskt på varje rad och för hela offerten (om du har rättigheterna samt lagt in ett inköpspris på aktuell artikel i artikelregistret).
Konto styrs:
- i första hand av vilket försäljningskonto som är registrerat på artikeln,
- i andra hand av förvalt försäljningskonto på kunden,
- och i tredje hand av förvalt konto från Register – Kontoplan - Förvalda konton.

Momssatsen styrs av vilken momskod som ligger i kontoplanen på det aktuella kontot.
Om du vill flytta på artikelrader kan du klicka på pilarna till höger för att flytta upp respektive ner rader. För att radera en rad klickar du på papperskorgen längst ut till höger. Ser du inte pilarna måste du först klicka på pen-symbolen Visa/dölj radverktyg längst uppe till höger på sidan.
Om du vill lägga in en Fraktavgift, Fakturaavgift eller Fakturarabatt för hela offerten gör du det i respektive fält. Du kan även fylla i dessa uppgifter på respektive kund i kundregistret eller under Inställningar - Kundorder - Registreringsvy. Skulle ett fält vara inaktiverat (gråmarkerat) så att du inte kan skriva i det, beror det på att inget förvalt konto finns under Register - Kontoplan - Förvalda konton.
Klicka på Spara. Så länge offerten endast är sparad, och ingen order är skapad utifrån den, kan du gå in och redigera i offerten. Offertens uppgifter kan redigeras och vid behov kan offerten tas bort genom att klicka på knappen Ta bort. Om offerten har omvandlats till en order kan den inte raderas och måste istället Makuleras.

Obs!
En makulerad offert inte kan återskapas.

Om du vill skapa en order utifrån din offert klickar du på knappen Skapa order. Du får då en notis att ordern har skapats och du hittar den sedan under fliken Kundorder. Statusen på offerten ändras till Godkänd (grön) i offertlistan.

Relaterade artiklar