Saapuvien ostolaskujen automaatio

Sisältö:

• Automaation asetukset
• Saapuvien ostolaskujen automaatio
  • Kirjaa automaattisesti saapuvat verkko-ostolaskut jotka täsmäävät täydellisesti
  • Tallenna automaattisesti saapuvat verkko-ostolaskut
  • Tallenna automaattisesti tulkitut verkko-ostolaskut
  • Luo automaattisesti uusia toimittajia tulkittujen laskujen perusteella
  • Kirjaa automaattisesti ostolaskuja jotka täsmäävät täydellisesti
• Varoitukset: Merkittyjen ostojalaskujen käsittely
• Merkityt toimittajat
• Näkyvyys ostolaskulistassa
• Ilmoitus huomiota vaativista laskuista

Automaation asetukset

Automatisoi työsi Brioxissa entisestään aktivoimalla automaatioasetukset, jotka löytyvät kohdasta Asetukset → Kirjanpito → Automaatio.

Automaation tehostamiseksi voit luoda sääntöjä saapuville toimittajalaskuille. Nämä säännöt mahdollistavat tiettyjen laskujen tai toimittajien merkitsemisen toimittajalaskuluettelossa. Merkittyjä laskuja ei voi massakäsitellä tai -kirjata, mikä varmistaa, että tarkistat ne manuaalisesti, suuria laskuja lukuun ottamatta.

Merkittyjä laskuja voidaan kuitenkin käsitellä maksua varten sovelluksessa, jos olet ottanut käyttöön mahdollisuuden maksaa laskuja ennen kirjaamista kohdassa Asetukset → Kirjanpito → Hyväksyntä.

Alta löydät lyhyen kuvauksen jokaisesta ominaisuudesta.

Saapuvien ostolaskujen automaatio

Kirjaa automaattisesti saapuvat verkko-ostolaskut jotka täsmäävät täydellisesti

Kun tämä asetus on käytössä, kaikki saapuvat laskut, jotka täsmäävät täydellisesti, kirjataan järjestelmässä automaattisesti päivittäin. Ilmoitus kertoo, mitkä laskut on kirjattu automaattisesti.

Huom:

• Uniikkia laskunumeroa sekä toimittajan tunnusta käytetään kaksoiskappaleiden tunnistamiseen. Laskut, jotka tunnistetaan kaksoiskappaleiksi, jätetään saapuvien dokumenttien listaan ja merkitään kaksoiskappaleiksi. Näitä laskuja voidaan poistaa.

• Jos Kirjauksen hyväksyntä on käytössä, Briox ainoastaan tallentaa laskun, minkä jälkeen se etenee maksujen hyväksynnän mukaisesti

Tallenna automaattisesti saapuvat verkko-ostolaskut

Tämä ominaisuus mahdollistaa saapuvien verkko-ostolaskujen tallentamisen suoraan kirjaamattomina ostolaskuina.

• Kun saat sähköisiä laskuja ja toimittajaa ei löydy rekisteristäsi, Briox luo automaattisesti uuden toimittajan laskun tiedoilla.

• Sinua pyydetään sen jälkeen tarkistamaan ja tallentamaan, tai muokkaamaan toimittajaa tarpeen mukaan.

• Koska laskut on nyt tallennettu, sovelluksen käyttäjät voivat hyväksyä laskun suoraan sovelluksessa.

Huom:

• Uusien toimittajien ostolaskuja ei voi käsitellä massahallinnassa ennen kuin uusi toimittaja on hyväksytty.

• Jos haluat poistaa toimittajan, poista toimittajan nimi laskusta ja korvaa se paikkamerkillä. Toimittaja voidaan poistaa vain, jos sen nimeä ei käytetä laskussa.

Tallenna automaattisesti tulkitut verkko-ostolaskut

Tulkittavat ostolaskut (pois lukien verkkolaskut) olemassa olevilta toimittajilta tallennetaan automaattisesti Brioxiin ja ne ovat heti valmiita maksettavaksi ilman manuaalista käsittelyä.

Tämä koskee laskuja, jotka vastaanotetaan seuraavien kanavien kautta:

• Sähköposti

• Tiedoston lataus

• API (sovellus)

• Kivra

• Envoice, E-tasku ja muut kumppanit

Jotta tulkittu lasku voidaan tallentaa automaattisesti, laskulta on tunnistettava seuraavat tiedot:

• Olemassa oleva toimittaja

• Laskunumero

• Laskupäivä

• Eräpäivä

• Laskun loppusumma

Jos asetus Salli maksu ja maksun hyväksyntä ennen kirjanpitoon lisäämistä on käytössä, lasku voidaan siirtää suoraan maksuun tai hyväksyntään Briox-sovelluksessa.
Kirjaus tehdään tällöin automaattisesti tai ostolaskuluettelon kautta.

Huom: 

Laskun ei tarvitse olla täydellisesti tulkittu, jotta se voidaan tallentaa. Tiliöinnin ei tarvitse olla tässä vaiheessa oikein, vaan sitä voidaan muokata ennen kirjausta.

Luo automaattisesti uusia toimittajia tulkittujen laskujen perusteella

Jos tulkittu ostolasku (pois lukien verkkolaskut) saapuu toimittajalta, jota ei vielä ole toimittajarekisterissä, Briox luo automaattisesti uuden toimittajan laskulta tulkittujen tietojen perusteella.

Toimittajan luomista varten laskulta on tunnistettava seuraavat tiedot:

• Y-tunnus

• IBAN tai pankkisiirto-/postisiirtotili

Lasku tallennetaan ostolaskuluetteloon ja merkitään uudeksi toimittajaksi, jolloin voit tarkistaa ja tarvittaessa muokata tietoja ennen kirjausta.

Jos asetukset ”Tulkittujen ostolaskujen automaattinen tallennus” ja ”Salli maksaminen ja maksun hyväksyntä ennen kirjausta” ovat käytössä, ostolasku voidaan siirtää suoraan maksuun tai hyväksyntään Briox-sovelluksessa.

Kirjaa automaattisesti ostolaskuja jotka täsmäävät täydellisesti

Ostolaskujen tulkintaan voi asettaa vaaditun määrän täydellisiä täsmäyksiä, esimerkiksi viisi, joiden tulee täyttyä, ennen kuin järjestelmä saa kirjata laskun automaattisesti.
Tämä asetus koskee laskuja, jotka eivät ole sähköisiä: ladatut, sähköpostilla saadut, sovelluksesta lähetetyt tai integraatiokumppaneidemme kautta lähetetyt laskut.

Huom:

• Kun ostolaskuja ladataan manuaalisesti ostolaskunäkymän sivupaneelissa, niitä ei automaattisesti kirjata, niitä vain tulkitaan.

• Poikkeava laskupäivämäärä voi estää laskun automaattisen kirjaamisen:

  • Tulevaisuudessa: Laskua, jonka päivämäärä on tulevaisuudessa, ei kirjata automaattisesti. Se tallennetaan ja merkitään päivämääräpoikkeamaksi, minkä jälkeen se on kirjattava manuaalisesti.

  • Menneisyyteen: Jos kausi on suljettu tai tili lukittu, laskua ei voida kirjata automaattisesti. Yli kuukauden vanhoja laskuja ei myöskään kirjata automaattisesti, vaan ne merkitään ostolaskulistassa.

Varoitukset: Merkittyjen ostojalaskujen käsittely

Voit määrittää sekä yleisiä varoituksia ostolaskuille että toimittajakohtaisia varoituksia, jotta manuaalista tarkistusta vaativat laskut merkitään, samalla kun muut laskut voivat käsitellä automaattisesti.

Merkittyt laskut:

• Eivät kirjaudu automaattisesti

• Näkyvät lipake-ikonilla ostolaskuluettelossa

• Merkintä poistuu automaattisesti, kun lasku on kirjattu

Jos lasku on merkitty myöhäisen maksun vuoksi, kirjausta ei estetä ja merkintä poistuu, kun lasku lähetetään maksuun.

Varoitus poikkeavista summista

Jos laskun summa poikkeaa yli X % (positiivisesti tai negatiivisesti) verrattuna saman toimittajan kolmeen edelliseen laskuun, laskua ei kirjata automaattisesti, vaikka kaikki muut vastaavuuskriteerit täyttyisivät. Lasku korostetaan tarkistusta varten. Massahallinnan kautta kirjaaminen on kuitenkin sallittua.

Varoitus eräpäivän kiireellisyydestä

Jos laskun eräpäivä on X päivän sisällä, lasku korostetaan listassa, jotta sen käsittelyä voidaan priorisoida.

Varoitus suuren arvon laskuista

Laskut, jotka ylittävät määritetyn arvon rajan, pidetään ja merkitään listassa. Massahallinnan kautta kirjaaminen on sallittua.

• Avautuvassa ikkunassa syötä kategorialle haluamasi nimi. Tallentamisen jälkeen kategoriaa voidaan käyttää valitun toimittajan kohdalla.

Näkyvyys ostolaskulistassa

Poikkeamat-niminen sarake näyttää lipake-kuvakkeen sekä varoituksen syyn.

Syyt poistuvat, kun lasku kirjataan.

Kiireellinen-merkintä poistuu, kun lasku lähetetään maksuun.

Jos laskuun liittyy useita syitä, yksi niistä näytetään ja muut syyt ilmaistaan numerolla. Katso esimerkki alta.

Kaikkien syiden tarkastelemiseksi avaa ostolasku.

Kaikki aktiiviset merkinnät näkyvät laskun vasemmassa yläkulmassa.

Ilmoitus huomiota vaativista laskuista

Briox auttaa sinua keskittymään laskuihin, jotka vaativat manuaalista käsittelyä, sen sijaan että huomio kiinnittyisi automaattisesti käsiteltyihin laskuihin.

Kun tämä ilmoitus on käytössä, saat ilmoituksen, jos ostolaskua ei voida tallentaa automaattisesti ja se jää Saapuvat asiakirjat -näkymään. Näin varmistetaan, etteivät toimenpiteitä vaativat laskut jää huomaamatta ja että ne voidaan käsitellä ennen kuin ne estävät maksamisen.

Lue lisää ilmoituksista Brioxissa.