Importera företag och kontakter i CRM

Om du snabbt vill börja arbeta i Briox CRM kan du importera data från andra register och program. När du importerar öppnas en hjälpguide som vägleder dig genom de olika importstegen. Du uppmanas att matcha importfilen mot fälten som skapas i Briox CRM. Om du kan överföra data från ditt befintliga system till en tabbavgränsad textfil kan du även importera det till Briox CRM. Du kan även skapa en excelfil och spara den som en tabbavgränsad textfil.

1. Steg 1 är att spara filen igen som en tabbavgränsad txt-fil och ladda upp den under CRM -Företag - Import. Klicka på Nästa. 
   
   

1. Steg 2 i importeringen består i att namnge importen (Importnamn) och välja nycklar i rullgardinsmenyerna. Nycklar är unika värden som gör att programmet kan identifiera ett företag och uppdatera tillhörande information. Du ska alltid välja samma nycklar. Sist av allt väljer du vad du vill göra genom att markera de olika kryssrutorna. 
   
   
2. I rutan Företag matchar du de fältnamn som motsvarar de olika kolumnerna i importfilen. (Glöm inte att markera kryssrutan Ignorera första raden i importinforutan om filen innehåller rubriker. Se bilden ovan.) När du är klar kan du gå vidare till kontakter.
   
   
3. Fortsätt på samma sätt som ovan i fältet Kontakter. Observera att företaget som kontakten ska kopplas till i importfilen måste vara på samma rad som kontakten. Det gör inget om samma företag förekommer på 100 rader eftersom nyckeln identifierar det som samma företag och bara lägger till nya kontakter utan att skapa dubbletter av företag.
   
4. I inforutan Användare kan du välja vilken användare som importen ska tillhöra om det finns flera användare i systemet.
   
   Kom ihåg att du när som helst i processen kan gå tillbaka till föregående steg genom att klicka på Tillbaka.
   Om du är nöjd med dina matchningar klickar du på Nästa.
   
5. I steg 3 av importen visas en förhandsgranskning av de steg som genomförts i importeringsprocessen. Det är nu du kan kontrollera att allt ser korrekt ut innan du klickar på Importera.
   Om du klickar på dubblettknappen kan du se om det finns några dubbletter av dina företag eller av information i importfilen.
    
   
   Om du inte har markerat någon av följande kryssrutor i steg 1 av importen och det finns dubbletter i filen.
   
    
   
   Då visas dubblettknappen.
   Du kan då klicka på knappen och se vilka av dina företag eller din information som det finns dubbletter av i importfilen.
   Se bilden nedan.  
   
   
6. När du är klar klickar du på Importera; en importrapport visas.
   
   
   Alla importer loggas i programmet, och loggen sparas under Företag – ImportHistorik. Alla importerade kunder och kontakter är märkta med det namn som de importerades med. Det visas på företags- eller kontaktkortet.
   Här kan du även se tidigare importer, när de utfördes, av vilken användare och hur många företag/kontakter som importerades vid varje tillfälle.